Время, которым человек располагает в течение дня, весьма ограничено — нужно успеть и выспаться, и отдохнуть, а как же справиться со всеми делами? На самом деле, если овладеть техникой грамотного планирования, то ресурсов будет хватать на все, и в целом эффективность существенно вырастет.
Предлагаем вашему вниманию десять советов по тайм-менеджменту. Не обязательно применять все и сразу, выбирайте те, что вам подходят.
Мотивация
Если есть четко поставленная цель, то никакие препятствия не страшны. Сформируйте свое желание и почаще мысленно возвращайтесь к нему, чтобы помнить, ради чего это все затеяли.
Также можно разбить глобальную цель на несколько небольших этапов, и по достижении каждого из них вознаграждать себя. Хотя есть и противоположный метод мотивации — негативный. «Если я это не сделаю, то на месяц откажусь от сладкого». Какой вариант выбрать, зависит от личных психологических особенностей человека.
Контроль времени
Старайтесь устанавливать дедлайны для каждой задачи. Это поможет не расслабляться и меньше отвлекаться. При этом дедлайн должен быть с запасом, чтобы мозг не подвергался стрессу, а у вас в случае форс-мажора оставалось время на доработки или исправления.
Есть много разных техник контроля времени. Например, популярен метод Помодоро: 25 минут работаем, ни на что не отвлекаясь, 5 минут отдыхаем. И так четыре раунда. После четвертого отдыхаем дольше — до 30 минут.
Избавьтесь от поедателей времени
Не поленитесь и запишите все, что вы делали в течение одного дня. Включая даже мелкие задачи, вроде написания комментария в соцсети. Это поможет выявить главных растратчиков драгоценного времени.
Избавившись от таких «вредителей», вы освободитесь для более важных задач.
Матрица Дуайта Эйзенхауэра
Изобрел ее одноименный американский президент. Все очень просто: разделите все свои задачи на 4 типа:
- срочные и важные
- несрочные, но важные
- срочные, но неважные
- несрочные и неважные
Теперь можно разобраться с ними.
- первые — выполнить максимально быстро, и самостоятельно (не передавая никому эту задачу)
- вторые — выполнять постепенно, в комфортном режиме, тщательно обдумывая детали;
- третьи — лучше всего делегировать, они занимают много ресурсов, но не дают существенных плюсов;
- от последних можно вовсе отказаться.
To-do list
Иными словами, список задач. Неважно, записываете вы задачи ручкой в блокноте или используете для этого различные программы — главное, чтобы вам было удобно в любой момент увидеть перед собой список дел и проанализировать его.
При этом можно составлять список на день, на неделю, на месяц. И с вечера корректировать план следующего дня, чтобы не заниматься этим утром, а сразу приступить к работе.
Четкая граница между рабочим и личным временем
С этим возникает проблема чаще всего у фрилансеров и удаленных сотрудников. Если человек одновременно работает, пьет чай, гладит кота и смотрит сериал — продуктивность, скорее всего, будет минимальной.
Чтобы оставаться продуктивным, необходимо установить график, в котором рабочее время будет четко отделяться от личного. И к рабочему относятся непосредственно задачи, которые обеспечивают доход или получение новых знаний.
Облегчение рутины
Разберитесь в электронной почте — отпишитесь от ненужных рассылок, настройте фильтрацию, рассортируйте письма по категориям.
Проверяйте почтовый ящик дважды в день — например, утром и в обед. Это поможет разбираться в первую очередь со срочными вопросами, которые поступили именно сегодня.
Освобождайте память
Один из самых эффективных способов сосредоточиться на работе — это освободить разум от побочных дел. Это легко сделать — просто записывайте все, что только можно записать. Списки покупок, домашних дел, встреч, звонков, планируемых книг и фильмов — ваши лучшие друзья. А дальше остается только ежедневно сверяться со списками.
В результате вы не держите в голове сотню разномастных дел, и в то же время точно знаете, что ни о чем не забудете. Это дает спокойствие и возможность максимально сосредоточиться на рабочих делах.
Вырабатывайте связки
Старайтесь в быту и работе максимально оптимизировать свои действия. Например, идя умываться — поставьте чайник, чтобы к вашему выходу из ванной он уже был горячим. Разговаривая по телефону, можно полить цветы или сделать какую-то мелкую уборку. Вы не представляете, сколько времени можно таким образом освободить! Главное, чтобы в итоге не страдало качество выполненных дел.
Автоматизируйте все, что можно
В двадцать первом веке нет проблем делегировать многие задачи технике. Обзаведитесь роботом-пылесосом, роботом-мойщиком окон, посудомоечной машиной. И в итоге, вместо того, чтобы тратить два часа на уборку, потратите всего пару минут на нажатие кнопок, а остальное время — на что-то более приятное или полезное.
Будем рады прочитать в комментариях и о ваших личных лайфхаках по управлению временем!