Биллинг — один из самых важных и старых процессов в мировой истории. Хотя сегодня он подвергся эволюционным изменениям, любой владелец бизнеса или операционный менеджер согласится с тем, что процессы выставления счетов по-прежнему перегружены трудоёмкими операциями и задачами, которые приходится выполнять вручную. И вот тут может пригодиться автоматизация.
В этой статье мы обсудим критические проблемы выставления счетов, преимущества автоматизации в биллинговой системе и покажем на простых примерах, как инструменты RPA могут помочь вам упростить важные задачи независимо от их сложности.
Зачем нужна RPA в выставлении счетов
Когда дело доходит до процессов выставления счетов, наиболее распространённые проблемы связаны с характером процессов и временем, которое они занимают.
- Повторяющиеся и рутинные задачи, выполняемые вручную
Пример: загрузка счетов-фактур из электронных писем, чтение и ввод данных в систему планирования корпоративных ресурсов. Помимо того, что ваши сотрудники тратят драгоценное время, монотонная деятельность вызывает у них дополнительную усталость и стресс.
- Более длинные циклы
Пример: обработка счетов занимает больше времени из-за ввода данных вручную и необходимости подтверждения от руководства. Это может вызвать недовольство качеством обслуживания.
RPA в биллинге: области автоматизации
Существует множество областей, в которых вы можете использовать инструменты RPA, в частности ElectroNeek, для автоматизации процессов выставления счетов. Среди наиболее важных и распространённых можно выделить следующие:
- Отслеживание фактического и запланированного времени, потраченного на клиента или проект
- Установка мультивалютных пользовательских курсов и возможность управлять библиотекой продуктов и услуг с пользовательскими прайс-листами
- Выставление счетов и их отправка в виде файлов PDF
- Автоматизация напоминаний о поздних выставлениях счетов, запланированных и повторяющихся счетов
- Сравнение бюджетных сценариев с фактическими доходами или расходами и создание прогнозов на основе всех запланированных счетов-фактур и зарегистрированных сделок.
Преимущества автоматизации выставления счетов
Прежде чем переходить к преимуществам автоматизации, давайте рассмотрим её возможности.
Что на самом деле делает автоматизация роботизированных процессов?
Роботизированная автоматизация процессов — это технология, которая имитирует поведение человека при выполнении повторяющихся, рутинных, основанных на правилах и обычно трудоёмких задач.
Программные роботы RPA имитируют действия сотрудников на ПК и в веб-приложениях, позволяя предприятиям различного размера и специфики избегать ошибок в повседневных задачах во многих областях, включая выставление счетов.
Что касается цен на такую технологию, тарифы на выставление счетов за RPA варьируются в зависимости от поставщиков, однако из-за растущей конкуренции вы можете найти доступную реализацию RPA и лицензионные сборы.
Среди множества преимуществ автоматизации процессов биллинга два важнейших:
- Быстрый процесс адаптации клиентов
Адаптация так же важна, как привлечение потенциальных клиентов и выставление счетов. Подразумевает скрупулёзный подход и внимание к деталям, связанное с:
- Отправкой точной информации без пропуска важных деталей
- Правильным вводом данных учётной записи
Любые недостатки на этих этапах могут привести к серьёзным последствиям и, в конечном итоге, к снижению удовлетворённости клиентов. Автоматизируя эти области, вы можете ускорить процесс адаптации и избежать ошибок и неточностей.
- Точное и своевременное выставление счетов
Процесс выставления счёта может быть сложным, так как изменения в разных типах клиентов и областях усложняют процессы поиска, согласования и проверки деталей.
С помощью программного обеспечения для автоматического выставления счетов вы можете взять на себя сложность этого процесса и достичь 100% результатов в наиболее подверженных ошибкам областях.
Автоматизация биллинга: примеры использования
Чтобы увидеть практическое влияние автоматизации на процессы выставления счетов, давайте рассмотрим варианты использования в различных отраслях. В качестве примера мы взяли 2 сектора — производство и банковское дело, и проиллюстрировали, где в основном вы можете использовать автоматизацию и какие результаты она может принести.
Пример 1: производство
Задача: специалист по бухгалтерскому учёту крупной производственной компании получает различные партии счетов-фактур от поставщиков и распределяет платежи вручную с помощью Excel и SAP. Процесс занимает от 30 до 60 минут, в зависимости от объёма данных.
Решение: программный робот, который следует заранее определённым правилам и инструкциям, позволяет автоматизировать процесс управления данными и выставлением счетов.
Итоги:
- Улучшенный процесс управления данными
- 100% точность обработки счёта
- Экономия 200+ часов в год
Пример 2: банковское дело
Задача: сотрудник банковской бухгалтерии ежедневно в среднем тратит 45 минут на сбор данных счетов вручную и вводит данные из счетов в системы учёта.
Решение: использование программного робота автоматизирует процесс оцифровки данных. После обработки счетов-фактур робот вводит данные в системы учёта и выполняет сверку (при необходимости) для дальнейшей обработки.
Итоги:
- Повышена точность управления счетами
- Экономия 800+ часов в год
Заключение
В этой статье мы рассмотрели проблемы обработки счетов, преимущества автоматизации в биллинговой системе и продемонстрировали примеры использования RPA в нескольких отраслях.
Как видите, Robotic Process Automation помогает повысить продуктивность цикла выставления счетов для компаний любой отрасли и размера. Почему упускают такие огромные возможности?
Узнайте больше о решениях ElectroNeek и расширьте возможности своей финансовой команды с помощью усовершенствованных процессов и задач с добавленной стоимостью.
Создайте своих программных роботов сегодня и помогите своей команде работать более продуктивно!