Дорогие читатели!
Мы открываем рубрику #колонка_эксперта, где будем публиковать материалы партнеров Дома финансового просвещения.
Открывает рубрику статья Константина Викторовича Едина, директора «ЧОУ ДПО Учебный центр технико-экономических знаний».
Константин Викторович – аккредитованный преподаватель ИПБ России и Палаты налоговых консультантов с 30-летним опытом работы, член Президентского совета ИПБ России, Президент «Сибирского бухгалтерского союза», Член Общественного совета при Министерстве финансов и налоговой политики Новосибирской области и автор более 30 статей по проблемам управления затратами и налоговому планированию.
Приятного и полезного чтения!
Аутсорсинг и аутстаффинг. В чем различие?
В настоящее время аутсорсинг и аутстаффинг являются законными, эффективными и широко используемыми методами оптимизации затрат на персонал. К сожалению, многие собственники и руководителя бизнеса не видят разницы между этими способами сокращения расходов, но хотя они и имеют много общего, все-таки являются разными.
Аутстаффинг («outstaffing») — является привлечением «чужого» или выведением за штат собственного персонала. Суть услуги аутстаффинга проста: компания (как правило, крупная), желая максимально сфокусироваться на решении ключевых вопросов бизнеса, не отвлекаясь на различные HR-проблемы, заключает договор с провайдером, по которому последний юридически становится работодателем выведенных за штат сотрудников. При этом сотрудники продолжают работать в прежней компании, но числятся в штате компании-провайдера. Как правило, к аутстаффингу прибегают компании, численность персонала которых не менее 100 человек. За штат выводится так называемый «обслуживающий» или вспомогательный персонал:
- секретари;
- рядовые бухгалтеры;
- переводчики;
- менеджеры среднего звена;
- ИТ-специалисты и др.
Аутстаффинг выгоден для компаний, которые не имеют возможности увеличить штатную численность сотрудников, но нуждаются в них для выполнения своих задач. Это малые предприятия или предприятия, находящиеся на упрощенной системе налогообложения, которые имеют штатные ограничения. Например, решили открыть торговую точку. Для того чтобы принять на работу новых сотрудников не обязательно регистрировать еще одно юридическое лицо и вести по нему отчетность. Можно зачислить этих сотрудников в штат провайдера. При этом работать они будут в новом магазине, а находиться в штате – у компании-провайдера.
Аутстаффинг удобен для компаний, которым сотрудники нужны для выполнения краткосрочных проектов, например, для автоматизации системы управления предприятием. В этом случае чаще всего провайдер сам подбирает необходимый персонал, зачисляет его в свой штат, а фактически работают эти сотрудники у Заказчика. Таким образом, реализуется услуга лизинга персонала, являющаяся составной частью аутстаффинга.
Причин для вывода персонала за штат может быть несколько:
- возрастающая сложность и дополнительные требования законодательства в области кадрового учета;
- менеджер тратит около четверти своего времени на решение административных вопросов трудовых отношений;
- большое количество постоянных сотрудников в штате компании делает ее менее гибкой и более зависимой от собственного персонала;
- стремление к большей гибкости и независимости при формировании «штатного расписания»;
- стремление к сокращению административных расходов на управление персоналом.
Выгоды аутстаффинга:
- заказчик сохраняет работников требуемых специальностей, но не имеет с ними трудовых договоров;
- принимающая сторона контролирует рабочих, ставит им задачи, принимает результат труда — люди работают по привычному графику, под управлением бывшего начальника;
- штатное расписание сокращается до требуемого объема, при этом сохраняются темпы строительства и качество работ;
- плата за ведение работника несоизмеримо меньше чем заработная плата, налоги и социальные платежи для постоянных сотрудников;
- оформление сотрудников на время испытательного срока и продление испытательного срока;
- снижение административных и финансовых издержек;
- обеспечение легальности и юридической поддержки при работе с персоналом;
- возможность сконцентрироваться на основном бизнесе;
- повышение конкурентоспособности компании.
Налоговые риски аутстаффинга
Аутстаффинг - это не схема ухода от налогов, а абсолютно законный механизм оптимизации расходов организации (в том числе и налоговых).
Но, достаточно часто, налоговые органы весьма настороженно относятся к его практическому применению. В случае возникновения вопросов или спорных ситуаций для доказательства правомочности своих действий организации-заказчику необходимо определить цели, для достижения которых потребовалось воспользоваться услугой по предоставлению персонала, а также представить данные о полученном в результате экономическом эффекте.
Предъявление налоговым органом претензий о фиктивности сделки между компанией-заказчиком и провайдером (или о её формальном характере) происходит, если сторонами договора являются лица, взаимозависимые как по формальным признакам (например, имеют общих учредителей), так и по неформальным (к примеру, расчетные счета открыты в одном и том же банке), т.е. являются аффилированными компаниями. Для того чтобы подобных претензий не возникало, заказчику следует заключать договор только со специализированной организацией, предоставляющей персонал широкому кругу.
Аутсорсинг («outsourcing») — дословно переводится как «использование чужих ресурсов». Иными словами, аутсорсинг — это передача организацией на договорной основе каких-либо непрофильных функций стороннему исполнителю (организации или физическому лицу), который является специалистом в данной области и обладает соответствующим опытом, знаниями, техническими средствами. Аутсорсинг — договор оказания услуг. При этом заказчик не имеет отношений с рядовыми работниками, не ставит им задач, не контролирует трудовой процесс. Важен только результат выполненной работы в назначенный срок. При аутсорсинге взаимодействуют руководящие структуры компаний, при этом заказчик оплачивает услугу по факту. Аутсорсинговая компания сама решает когда, как и сколько человек будет работать на объекте.
На аутсорсинг выгоднее передавать сферы, обслуживающие основной бизнес:
- работу PR отдела или некоторые его функции;
- ведение бухгалтерской отчетности;
- техническое обслуживание оргтехники;
- уборку офисов;
- разработку ПО;
- изготовление продукции;
- изготовление упаковки товара;
- складское дело, логистику, упаковку и транспортировку конечному потребителю.
Предприятие заключает контракт и больше не заботится, например, о чистоте, расходных материалах, спецодежде, больничных.
Выгоды аутсорсинга:
- Рентабельность. Передача отдельных сегментов бизнеса позволяет сократить штатное расписание, сэкономить на заработной плате, социальных расходах. Заказчик сокращает расходы на содержание среднего управляющего звена, кадровых работников, бухгалтеров, юристов.
- Более высокий уровень эффективности. Аутсорсинг делается людьми или организациями, которые обладают более высоким уровнем квалификации, экспертизы и имеют большой опыт в этой области. Этот фактор автоматически повышает качество и скорость работы. Когда часть функций передается на аутсорсинг, контроль над основными операциями улучшается, что позволяет лучше сконцентрироваться на достижении поставленных целей.
- Сокращение затрат на обучение и наем персонала. Когда определенный вид работы передается на аутсорсинг, то компании или организации не требуется нанимать квалифицированных специалистов для этого. Также не возникает необходимости в организации тренировочных программ для них. Работа будет передана людям, которые уже являются экспертами в этой области. Это также повысит эффективность и качество работы.
- Сокращение кадров иностранных работников, если они были задействованы в штате. Ведь работодателю обычно некогда решать вопросы с миграционными службами, трудовой и налоговой инспекцией.
- Гораздо больший выбор режима работа и часового пояса. Можно назначить срок выполнения задания и отдохнуть в то время так как работа будет сделана к этому времени, когда проснешься на следующее утро. При этом можно найти подрядчика, который выполнит работу и в выходные дни. Кроме того, аутсорсинг помогает преодолеть трудности, которые могут возникнуть у компании в связи с уходом ключевого сотрудника в отпуск.
- Возможность применения специальных налоговых режимов. Оптимизация затрат на незначимые сферы бизнеса позволяет перейти на льготное налогообложение законным способом, например УСН.
Недостатки аутсорсинга:
- Ограниченность передаваемых функций. На аутсорсинг передаются обычно второстепенные функции. Передавать ключевые не стоит – компания может пострадать от их некачественного исполнения;
- Сложность выбора контрагента. Не всегда на рынке можно найти аутсорсера, который может обеспечить высокое качество услуг при разумной цене;
- Необходимость контроля качества. Заказчик рискует получить низкий уровень исполнения функции. Поэтому предусмотрите штрафные санкции за некачественную работу и возможность поменять компанию-исполнителя;
- Возможные непредвиденные расходы. В процессе работы бюджет на компанию-аутсорсера может быть превышен – необходимо очень хорошо представлять себе ценообразование по соответствующей функции и контролировать расчет стоимости услуг исполнителя.
Критерии оправданности затрат аутсорсинга
- стоимость услуг по договору не должна значительно отличаться от стоимости аналогичных услуг других исполнителей.
- обязанности работника по трудовому договору с заказчиком не совпадали с его обязанностями как представителя аутсорсера.
- организация-аутсорсер имеет реальную возможность оказать указанные в договоре услуги.
- документальное подтверждение затрат.
Чиновники Минфина указали, что услуги, связанные с предоставлением компании персонала по договору аутсорсинга, уменьшают базу по налогу на прибыль в том случае, если в штате компании отсутствуют необходимые специалисты.
В таком случае, по мнению специалистов финансового ведомств, расходы на аутсорсинг можно включить в состав прочих трат, связанных с производством и реализацией.
Письмо МФ РФ от 5 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/222.\
Требования к контрагентам при аутсорсинге:
Выбор контрагента по аутсорсингу. Контрагент, которому нужно передать данные на аутсорсинг, должен быть надежным. Он должен строго соблюдать все политики безопасности и руководящие принципы деятельности организации; следить за тем, чтобы не было утечек данных и осуществлять резервное копирование данных.
Политика безопасности в отношении данных. При передаче части работы и функций внешним контрагентам, нужно иметь сильную и рациональную политику безопасности и резервного копирования. Политика безопасности также должна предусматривать классификацию данных на конфиденциальные и общие. Органы управления и менеджеры организации должны разработать четкие нормы и стандарты работы, которые обязаны соблюдать как внутренние сотрудники, так и работники на аутсорсинге. Следует использовать приложения, которые защитят данные от несанкционированного доступа. Также необходимо убедиться, что контрагент, которому вы передается работа на аутсорсинг, также имеет свое программное обеспечение для обеспечения безопасности и предотвращения некорректного использования базы данных.
Обучение внешних сотрудников. Перед передачей работы на аутсорсинг необходимо убедиться, что сотрудник, которые собираются работать со стороны контрагента, хорошо осведомлены и знакомы с методами и приложениями, касающимися защиты и обработки конфиденциальных данных. Необходимо, чтобы для этих сотрудников проводилось регулярное обучение и повышение квалификации.
Системы контроля. Прежде чем передавать какие-либо данные контрагенту по аутсорсингу, необходимо разработать методы и инструменты регулярного мониторинга деятельности контрагента и его сотрудников. Не следует предоставлять доступ ко всем данным одновременно: это должен быть пошаговый процесс, и его следует очень тщательно контролировать на предмет любых утечек и взлома.
Проверка деятельности контрагента. Деятельность и результаты работы сторонних организаций должны также должны включаться в процедуры внутреннего аудита организации.
Риски использования аутсорсинга и аутстаффинга
- Оптимизация затрат повлечет за собой штрафы, если партнер небрежно оформил документацию иностранным работникам. Ответственным будет признан фактический работодатель.
- Неаккуратное составление контракта повлечет налоговые санкции на невыплаченные налоги. Фискальные органы отслеживают деятельность бизнеса и настораживаются при резком уменьшении поступлений.
- ·Потеря контроля над отдельными сферами деятельности, ухудшение качества продукта из-за некачественно выполняющего работу поставщика услуг.
- Потеря коллектива, при несоблюдении договоренностей с работниками от нового работодателя.
P.S. Уважаемые читатели! Если у вас остались или появились вопросы, пишите их в комментариях - мы на них обязательно ответим!