Что такое основные средства
Для начала разберемся, что такое основные средства. Это активы, срок эксплуатации которых более одного года и которые используются компанией для основной производственной деятельности. К ОС относятся здания, сооружения, ЭВМ, транспорт, инструменты, стол, стулья и многое другое.
При помощи ОС-4 оформляется списание основных средств с учета, которые пришли в негодность. Она используется для списания любых ОС, автотранспортных средств, для которых используется своя унифицированная форма – ОС-4а.
Причины для списания
Причин довольно много, вот самые распространённые:
- Физический износ
- Моральное устаревание
- Производственный брак
- Любые необратимые недостатки имущества, препятствующие его использованию.
Порядок проведения процедуры
Прежде чем списать ОС необходимо доказать, что они действительно непригодны для дальнейшего использования. Для этих целей создается специальная комиссия, главной задачей которой является удостоверения факта дефекта, износа и т.п.
Она состоит, как правило, из трех человек, в том числе и материально ответственное лицо. Это штатные сотрудники, но могут привлекаться и сторонние эксперты, которые имеют необходимые знания, для того, чтобы установить безвозвратную поломку.
После того, как имущество будет признано окончательно неисправным, комиссия составляет специальный акт, на основе которого в организации пишется приказ о списании основных средств. Этот приказ в свою очередь служит обоснованием для составления акта о списании.
Кто должен сдавать отчет 4-ОС
Формированием акта о списании занимается все та же комиссия, которая признала товарно-материальные ценности негодными к применению. После того, как бланк будет заполнен, он передается руководителю компании, без подписи которого, документ будет недействительным.
Автоматизировать процесс заполнения документов и избежать ошибок при их оформлении помогает программа Бизнес.Ру. Она уже содержит готовые шаблоны, позволяет составлять договоры в несколько кликов, добавлять в них печати и подписи и обмениваться документами с организациями.
Когда и как сдавать 4-ОС
На сегодняшний день акт о списании основных средств можно писать в произвольном виде, но многие работники разных компаний используют привычный формат. Их преимущество очевидно: не нужно ломать голову над структурой и содержанием документа, поскольку все необходимые позиции в нем обозначены. Сдавать документ необходимо сразу, после того как было обнаружено основное средство безвозвратно вышедшее из строя.
Как правильно заполнить форму 4-ОС
Рассмотрим, как же необходимо правильно необходимо заполнять форму.
Титульный лист
Прописываем название компании, ИНН, КПП, подразделение к кому относится ОС, основание для списания и материально ответственное лицо (тут пишется только ФИО сотрудника).
В правой стороне документа указываем код ОКПО фирмы, дату списания ОС с бухгалтерского учета, номер и дату выпуска документа, ставшего основанием для списания, табельный номер материально-ответственного работника. Справа отводится место для утверждения акта директором предприятия.