Консультант в области повышения эффективности руководителей и их команд Максим Имасс рассказал о 4 типах встреч, которые помогут добиться максимальной концентрации и результативности. Читайте подробнее в колонке эксперта, чем отличается оперативное собрание для решения кризисных проблем от брейнстормов и неформальных встреч, а также как подготовиться к каждому типу планерки, чтобы получить максимальную результативность всех участников.
Для того, чтобы коммуникация была наиболее эффективной, я предлагаю ввести определенную классификацию, 4 типа «собраний» или «встреч» :
- Оперативное собрание для решения конкретных оперативных вопросов
- Инновационное собрание для решения вновь возникших проблем, а также кризисных и новых непонятных вопросов
- Стратегическое собрание для решения вопросов планирования и развития бизнеса
- Неформальное собрание, посвященное вопросам эмоционального состояния, получения обратной связи, а также развитию культуры компании
Данная классификация основана на фундаментальных исследованиях Юнга. Каждому типу собрания соответствует определенная работа нашей психики. Таким образом можно добиться максимальной концентрации и результативности.
Оперативное собрание
На оперативном собрании решаются текущие вопросы. Данные собрания необходимо проводить регулярно, они должны проходить быстро и четко. В результате такого собрания должны приниматься четкие и понятные решения, конкретные договоренности.
Цель: понимание общей картины, оперативной обстановки
Фокус: актуальная ситуация, конкретные цифры, факты, договоренности
Ведущий – руководитель: следит за временем, передает слово, задает вопросы на понимание
Участники: руководитель и его непосредственные подчиненные (не более 10-12 человек)
Регулярность: от одного раза в день до одного раза в неделю
Ключевые вопросы:
- Что произошло за истекший период?
- Какова актуальная ситуация?
- Что планируется? Какие риски/ сложности/ пожелания/ предложения?
Приветствуется: чёткость, ясность, конкретика, лаконичность
Запрещено: тянуть время, игнорировать факты, переводить тему
Ключевые правила собрания
- Продолжительность от 15 до 30 минут
- Высказывается/ отчитывается каждый
- Говорить по одному
- Время на выступление каждого не более 1-3 минут
- Только факты и конкретика
Считается, что оперативное собрание прошло хорошо, если каждый из участников ушел с пониманием своих действий на следующий текущий период. Также хочется отметить, что такие собрания всегда организует руководитель для своей команды – он задает вопросы, команда отчитывается.
Инновационное собрание или мозговой штурм
Такое собрание призвано решать сложные нестандартные вопросы, связанные с разработкой чего-то нового. Данные собрания необходимо проводить тогда, когда существует назревшая проблема или серьезный риск для компании. К этим собраниям необходимо серьезно готовиться, а иногда приглашать специалистов. В результате такого собрания должны появиться новые идеи, решения, предложения.
Цель: поиск нового, нестандартного решения для существующей проблемы или риска Фокус: новые идеи, подходы, технологии
Ведущий – фасилитатор: формирует креативную среду, инициирует высказывание смелых идей, поддерживает обсуждение, высказывает свои идеи в конце или вообще не высказывается, подводит итоги
Участники: руководители, сотрудники, которые имеют отношение к обозначенной проблеме, приглашённые эксперты (не более 4-6 человек)
Регулярность: произвольно, в зависимости от актуальности проблемы или риска
Ключевые вопросы:
- В чем проблема/ риск?
- Какие последствия проблемы/ риска?
- Какие ограничения для решения данной ситуации?
- Какие есть идеи по решению данной проблемы/ риска?
Приветствуется: нестандартность, новизна, «сумасшедшие» идеи
Запрещено: критиковать, давать оценку, впадать в уныние, говорить о невозможности
Ключевые правила собрания:
- Продолжительность от 30 до 120 минут
- Любые идеи
- Оценка и критика запрещены
- Говорит тот, кто хочет/ готов. Можно молчать и не высказываться
- Субординация отсутствует – все равны
Считается, что инновационное собрание прошло хорошо, если у участников появились новые идеи, которые их заряжают и вдохновляют. Подобные собрания может инициировать и организовывать любой сотрудник компании, если он видит серьезную проблему или риск. Важно, чтобы такая инициатива была услышана и поддержана руководством. Это избавит бизнес от множества проблем и их последствий.
Стратегическое собрание
Стратегическое собрание призвано формировать понимание перспективы развития бизнеса. Людям важно понимать будущие ориентиры, планировать свою жизнь. Данные собрания необходимо проводить тогда, когда появляются новые планы, ориентиры, перспективы. К этим собраниям также необходимо серьезно готовиться. Часто для подготовки к стратегическому собранию необходимо провести несколько инновационных встреч. Также перед собранием необходимо разослать материал выступления всем участникам. Результатом такого собрания является согласованная стратегия, план, направление развития, продукт или проект.
Цель: согласование и принятие нового направления развития
Фокус: планы на будущее, перспективы, возможности
Ведущий – модератор: представляет выступающего, следит за временем, управляет вопросами, подводит итоги
Участники: спонсоры (ключевые участники), а также коллеги и подчиненные выступающего. (количество не ограничено)
Регулярность: один раз за отчетный период
Ключевые вопросы:
- Какая цель/ конечный результат/ KPI?
- Какие проблемы это решит?
- Какие новые технологии/ подходы применяются для реализации?
- Какие этапы, продолжительность, риски, бюджет?
- Команда?
Приветствуется: хорошая подготовка, соблюдение регламента, ясность и структурность, ответы на вопросы аудитории, готовность взять ответственность
Запрещено: перебивать выступающего, критиковать, предлагать что-то новое от себя
Ключевые правила собрания:
- Продолжительность от 60 до 180 минут
- Формат: выступление, вопросы аудитории, решение комиссии/ спонсоров
- Присутствовать может любой желающий или приглашенный
- Выступает один человек. Аудитория задает вопросы. Спонсоры принимают решение
- Субординация и регламент строгий
Считается, что стратегическое собрание прошло хорошо, если проект/ предложение/ стратегия/ продукт были одобрены спонсорами и реализация принята к исполнению (выделен бюджет, назначен куратор, одобрена команда и т.д.) Также хочется отметить, что подобные собрания / защиты развивают системную работы в организации. А для бесперебойной работы системы важно, чтобы в ее работу было вовлечено наибольшее количество участников.
Неформальное собрание или сверка результатов
Неформальное собрание или встреча призваны «включать» людей в командную работу, а также инициировать их личное развитие. Людям важно, чтобы их слушали, слышали и понимали. Данные собрания или встречи необходимо проводить регулярно для того, чтобы не «потерять» своих сотрудников и избежать неприятных сюрпризов. Актуальность таких собраний возрастает в условиях удаленной работы, когда некоторые люди начинают себя чувствовать «оторванными» или «брошенными». В таких ситуациях людям полезно осознать, что они не одни, что они важны. Результатом такого собрания является определенная атмосфера, состояние, отношение. Иногда для оценки такой коммуникации используют показатель вовлеченности.
Цель: развитие отношений, командной работы, индивидуального развития
Фокус: конкретный человек/ команда, состояние
Ведущий – коуч: непосредственный руководитель или представитель HR функции. Он задает формат, слушает, передает слово
Участники: члены одной команды (количество от 2 до 8)
Регулярность: от одного раза в неделю до одного раза в месяц
Ключевые вопросы:
- Что важного для вас произошло за истекший период?
- Какое ваше актуальное состояние?
- Что у вас получается/ что не получается (в рамках работы/ плана развития)?
- Какая нужна поддержка/ участие?
- Над чем вы готовы работать в следующий период?
Приветствуется: внимание, эмпатия, поддержка
Запрещено: критиковать, оценивать, стыдить
Ключевые правила собрания:
- Продолжительность от 15 до 40 минут
- Высказывается/ делится каждый, кто хочет
- Один говорит, другие слушают и не комментируют, не дают советы, не оценивают
- Время на выступление каждого не более 1-3 минут
- Только личный опыт, состояние и намерения
Считается, что неформальное собрание прошло хорошо, если в группе участников произошла «перезарядка» батареек, и все ушли наполненными и благодарными группе и участникам.
Читайте также: как выстроить корпоративное управление, чтобы оно работало до и после IPO
