Разговор с бухгалтерией. Какие закрывающие документы предоставляют компании-интеграторы?

Компания-интегратор топливных карт может заметно упростить и ускорить работу бухгалтерии клиента. Ежемесячно сотрудники «Единой» готовят для пользователей бухгалтерские отчеты с учетом всех расходов на ГСМ и сопутствующие услуги. Отчеты формируются в соответствии с требованиями закона и высылаются клиенту на 5 рабочий день после отчетного месяца.

Какие конкретно закрывающие документы предоставляют интеграторы?

1. УПД – универсальный передаточный документ, совмещающий в себе функции счета-фактуры и первичного документа. В УПД содержится детальная информация о количестве потребленного топлива и его стоимости (данные сгруппированы по виду топлива: АИ-92, дизель и т.д.), расходы на посещение моек. Для наглядности подсчета указывается цена за литр потребленного топлива и количество литров, ставка и сумма налога, а также стоимость услуг интегратора. Документ завершается суммой всех товаров и услуг, которые приобрела компания за месяц.
2. Отчет по транзакциям. Этот вид отчета более подробный: здесь можно посмотреть расходы по каждой отдельной топливной карте за месяц. В документе указываются все транзакции, даты заправок, стоимость и количество литров. Это удобно в том случае, если важно посмотреть, сколько топлива потребляет конкретный водитель и как часто он заправляется. Подобная информация также важна для понимания, в какую сторону можно скорректировать расходы на ГСМ и как планировать их в следующем месяце. Помимо отдельных показателей, в транзакционном отчете доступны данные о суммарном потреблении, но, в отличие от УПД, здесь не указывается стоимость услуг интегратора.

Оригиналы документов можно получить и в бумажном, и в электронном виде. Это зависит только от того, что удобнее для клиента. Документация в бумажном виде отправляется клиенту через «Почту России». В электронном виде она доступна в личном кабинете компании в разделе отчетов. В нем можно найти и другие статистические документы, в том числе отчет о поступивших платежах.

Оба отчета наглядно демонстрируют, сколько компания тратит на ГСМ. Эти данные не только упрощают деятельность Вашего бухгалтера, а еще и наглядно демонстрируют, насколько эффективно компания расходует средства.