Время — это все, что у нас с вами есть. Никто не знает, сколько нам отведено, но можно и даже нужно научиться использовать максимально эффективно каждую минуту своей жизни.
Время — это все, что у нас с вами есть. Никто не знает, сколько нам отведено, но можно и даже нужно научиться использовать максимально эффективно каждую минуту своей жизни. Все успевать — это не так-то и просто, хотя, с другой стороны, сложного в этом тоже ничего нет, особенно если освоить такую вещь, как тайм-менеджмент. «Тайм» (Time) — английское слово, в переводе на русский означающее время. Менеджмент — это управление, контроль. Искусство правильно расставлять приоритеты является основой для успешных людей. Богатые и счастливые люди всегда знают, сколько у них есть времени на отдых, а сколько на работу или обязанности. На это основывается правильная психология саморазвития.
Почему нам нужен тайм-менеджмент
Контроль времени нужен человеку по одной простой причине — мы многозадачны. Мы существа разумные, поэтому должны выполнять очень много различных дел, без которых жизнь попросту остановится.
Даже если вы отдыхаете, у вас все равно есть любимое хобби и есть люди, которые находятся с вами в любовных или дружеских отношениях. Жизнь весьма динамична, она не стоит на месте. Тайм-менеджмент помогает людям по всему миру помнить о том, что все меняется каждую секунду, каждый миг. Можно проснуться утром и обнаружить, что вы живете в мире, отличном от того, который окружал вас 8 часов назад.
Контроль времени нужен нам, потому что время нельзя обратить вспять. Мы зависим от него целиком и полностью, так что можем только лишь взаимодействовать с ним. Многие спрашивают себя: «Почему у меня постоянно не хватает на на что времени?» Ответ очевиден — вы неправильно расставляете приоритеты в жизни.А иногда люди нагружают себя работой и поистине непосильными задачами. Это тоже может быть причиной проблем, связанных с нехваткой времени. Нужно четко разделять никому ненужный альтруизм и правила хорошего тона. Конечно, взаимопомощь — это первая ступень к успеху. Помоги ближнему своему и получишь в ответ подмогу. Но необходимо помнить и о себе тоже. И ценить свое время.
Как правильно распределять время
Для начала заведите такую полезную привычку, как фиксация всех заданий на будущее. Если вы не знаете, когда именно освободитесь, например, после работы, то напишите в своей личной записной книжке, что вечером вы должны сходить за лекарствами или сделать это во время обеда. Мы живем в 21 веке — если вам не нравится перспектива всюду таскать с собой блокноты, используйте в качестве записной книжки специальное приложение в телефоне.
Если у вас есть задачи, не требующие решения в определенное время, то старайтесь их выполнить как можно быстрее. Помните, что абсолютно любые дела, которые можно сделать сейчас, на потом лучше не откладывать. Так вы освобождаете время для других дел, будете меньше нервничать и волноваться. Единственное «но» — это отдых.
Не забывайте про отдых. Если вы можете сделать все именно сейчас, и это не вызывает у вас чувства переутомления, значит, все под контролем. Но не заставляйте себя ограничивать заслуженное время релаксации и безделья. Чередуйте периоды активности и периоды восстановления сил.
Еще одно важное замечание и совет: не забывайте отмечать денежные траты и поступления. Вообще, умеренный контроль позволяет видеть полную картину происходящего. Статистика говорит о том, что люди, отслеживающие деньги, меньше теряют их и, что самое главное — меньше переживают.
Чтобы время не работало против вас, специалисты по тайм-менеджменту советуют не брать денег в долг и, тем более, не давать. Категорически запрещено давать в долг суммы больше, чем вы готовы потерять.
Теперь, когда советы розданы, можно поговорить о непосредственном распределении времени:
Чтобы все всегда успевать, выделите для себя четыре группы дел:
- обязанности
- хобби
- развлечения;
- отдых.
Обязанности.
Это то, что не позволяет даже думать об отсрочке. Если вы что-то забудете сделать, то это повлечет за собой сбой в режиме и, возможно, большие проблемы. Сюда относится:
- работа;
- уборка дома;
- регулярные важные покупки;
- дети (отвести в школу, проверить уроки, погулять и так далее).
Для обязанностей может отводиться неограниченное количество времени, потому что это дела, которые определяют ваш стиль жизни. Хотя, конечно, если перспектива тратить на работу время вызывает у вас только упадок сил, возможно, стоит подумать о смене деятельности.
Создайте подходящую для работы обстановку.
Атмосфера, в которой вы работаете, может в целом повысить вашу продуктивность. Нет четких требований к рабочей обстановке, поэтому выбирайте то, что вам подходит. Окружите себя вдохновляющими аксессуарами, которые наполняют вас энтузиазмом и страстью к работе. Эти чувства помогут вам фокусироваться на задании и сохранять продуктивность.
· Например, возможно, вас вдохновляет какой-то художник. Купите несколько реплик его работ и повесьте их на стенах.
· Если у вас есть возможность выбрать рабочее место – выбирайте то, где вас меньше будет что-то отвлекать. Работать перед телевизором – плохая идея, но можно поставить рабочий стол в углу спальни и заниматься делами там.
Запишите все задания по степени их важности.
Перед тем как приступить к работе, расставьте приоритеты. Списки дел – отличный инструмент, но лучше структурировать их, а не просто записывать все, что нужно сделать за день. Сгруппируйте все дела по важности.[2]
· Перед тем как составлять список, запишите категории важности. Например, задачи с пометкой "срочно" нужно завершить сегодня. Дела, обозначенные как "важные, но не срочные", необходимо закончить, но они могут подождать. Задания, попадающие под категорию "с низким приоритетом", можно отложить, если это необходимо.
· Разделите все дела на категории. К примеру, если вам нужно закончить отчет по работе, – это срочная задача. Если вам нужно приступать к новому проекту, крайний срок которого только через две недели, то это "важное, но не срочное" дело. Если вам хотелось бы совершить пробежку после работы, но это не жизненно важно, то это "низкоприоритетная" задача.
Сначала займитесь важными заданиями.
Первым делом утром решите действительно важные дела, что подарит вам чувство выполненного долга. День начнется успешно, и большая часть стресса просто улетучится. Начинайте каждый новый день с разбора самых важных заданий в списке.
· Например, если у вас пять электронных писем, ожидающих вашего ответа, и отчет, который нужно отредактировать, займитесь именно этим, как только переступите порог офиса.
Сведите к минимуму отвлекающие факторы
Отключите телефон. Если обстоятельства позволяют, выключайте мобильный. Телефоны отбирают кучу времени в течение дня, которое можно использовать более продуктивно. Когда в любой момент можно зайти на Facebook или просмотреть почту, скорее всего, так вы и поступите. Сделайте себе одолжение и выключите телефон, пока занимаетесь другими делами. Если вас одолевает прокрастинация и вы каждый раз импульсивно тянетесь к телефону, вы увидите лишь пустой погасший экран.[6]
· Если необходимо, чтобы ваш телефон был включен для работы, оставьте его в другом конце комнаты. Вы не будете постоянно к нему тянуться, если это будет не так уж просто сделать. Также можно выключить все уведомления, которые не важны для работы.
Закройте все ненужные браузеры. В наше время многие люди полагаются на компьютеры или интернет, чтобы сделать работу. Facebook, Twitter или другие отвлекающие сайты в качестве рабочего фона неблагоприятно скажутся на ваших навыках тайм-менеджмента. Также вас могут отвлекать вкладки, касающиеся старых проектов или историй поиска, не относящиеся к текущей работе. Возьмите за привычку закрывать вкладку, как только заканчиваете работу с сайтом. Сосредоточьте все внимание только на сайтах, необходимых для работы.
· Приучите себя держать открытыми только одну-две вкладки за раз.
Заблокируйте социальные сети. Иногда трудно избежать искушения зайти на Facebook или Twitter. Если у вас проблемы с социальными сетями, есть множество приложений и вебсайтов, которые позволяют временно заблокировать отвлекающие сайты.
· SelfControl – это приложение для пользователей Mac, блокирующее доступ к выбранным сайтам на заданный период времени. Его можно скачать бесплатно.
· Если вам нужно быть совсем оффлайн, приложение Freedom позволяет заблокировать доступ к интернету до восьми часов подряд.
· Встроенное приложение Firefox Leechblock позволяет лимитировать использование некоторых сайтов на определенное время в течение дня.
Максимально избегайте перерывов в работе.
Это замедляют ваш рабочий процесс. Если во время роботы вы отвлекаетесь на что-то еще, вернуться в рабочий режим может быть довольно сложно. Работая над какой-то задачей, старайтесь закончить ее до того, как приступите к другим заданиям. Все остальное может подождать, пока вы усиленно работаете над завершением какого-то дела.
· Например, если вы вдруг осознали, что нужно ответить на электронное письмо, пока вы выполняете какую-то работу, не прерывайтесь, чтобы написать ответ. Сделайте где-то пометку, что вам нужно отправить письмо и вернитесь к этому, после того как закончите текущее задание.
· Помните, иногда заминок не избежать. Если, например, во время работы вам вдруг позвонили по срочному делу, естественно, вам стоит ответить на звонок. Старайтесь избегать перебоев в работе, но не казните себя за периодические отвлечения от дел.
Придерживайтесь ежедневного графика
Технологии – чудесный способ управлять временем, следить за сроками и деловыми встречами, и многим другим. Воспользуйтесь календарями в телефоне и на компьютере. Запишите задачи на день, такие как встречи и рабочий или учебный график. Поставьте напоминания. Например, установите напоминание в телефоне за неделю до срока подачи работы. Выделите в своем расписании время для учебы или работы над проектом.
· В дополнение к цифровому календарю, обычный календарь тоже может прийти на помощь. Можете поставить его на рабочий стол или носить с собой в ежедневнике. Иногда процесс записи информации на бумаге помогает лучше ее запомнить.
Определите, в какое время вы наиболее продуктивны.
Люди испытывают прилив сил в различное время в течение дня. Когда вы знаете, в какой промежуток вы используете свое время наиболее эффективно, вы можете спланировать работу именно в эти часы. Например, если вы наиболее энергичны по утрам, попытайтесь сделать большую часть работы в это время. Тогда вечером вы сможете расслабиться и заняться тем, что вам нравится.
· Нужно время, чтобы определить свои энергетические пики. Попробуйте на протяжении недели записывать свой уровень энергии и концентрации в целом в течение дня. Это поможет понять, когда вы наиболее продуктивны.
Планируйте свой день в первые 30 минут после пробуждения.
Очень полезно составлять план на день по утрам. Как только вы проснулись, обдумайте перечень того, что вам нужно сделать, и определите приблизительные временные рамки для каждой задачи. Постоянно держите в уме и рабочие, и общественные обязанности и поручения.
· Допустим, вы работаете с восьми до четырех, и вам нужно позвонить бабушке и поздравить ее с днем рождения, а после работы еще зайти забрать вещи из химчистки. Утром решите, в какой последовательности вам стоит выполнить эти задачи.
· Если бабушка живет в другом временном поясе, позвоните после работы, чтобы для нее не было слишком поздно. Потом заберите вещи из химчистки.
Внесите в расписание перерывы и короткие передышки. Никто не может работать непрерывно без передышек и остановок. Неплохо иногда специально устраивать себе маленькие перерывы в течение дня. Так перерывы не будут полностью занимать ваш день и пускать все планы под откос.
· Запланируйте в течение дня большие перерывы в дополнение к маленьким передышкам от работы.
· Например, запланируйте каждый день выделять час на обед и полчаса на просмотр телевизора, чтобы расслабиться и "переключиться" после работы.
· Можно также запланировать небольшой отдых непосредственно во время работы. Например, вы пишете какой-то отчет. Выделите себе 5 минут на проверку социальных сетей за каждые 500 написанных слов.
Делайте часть работы на выходных.
Выходные предназначены для расслабления и отдыха, поэтому не переусердствуйте. Однако выполнение маленькой части работы на выходных может принести значительную пользу. Подумайте, сколько маленьких дел скапливается за выходные, делая понедельники еще более трудными. Например, вы могли бы отправить несколько электронных писем утром в субботу, и тогда к понедельнику соберется меньше писем.
· Помните, что отдых очень важен. Вы можете немного поработать на выходных, но дайте себе возможность расслабиться и радоваться жизни.
Придерживайтесь режима сна.
Если вы хотите управлять своим временем, четкий режим сна просто необходим. Продуманный режим сна позволит вам рано просыпаться и с готовностью начинать новый день. Чтобы придерживаться графика, ложитесь спать и просыпайтесь приблизительно в одно и то же время каждый день, даже по выходным. Организм привыкнет к такому циклу сна/бодрствования, и вы будете чувствовать усталость, когда нужно отходить ко сну, и прилив энергии по утрам.
Советы
· Будьте гибким и расслабьтесь. Допускайте неожиданности в своей жизни. Некоторые вещи могут иметь приоритет над жесткой и методичной рутиной. Даже при самых необычных обстоятельствах вам понадобится не больше часа или нескольких дней для того, чтобы вернуться к привычному графику.
Подписывайтесь на канал и ставьте лайк .До новых встреч