Когда объявили пандемию, формат удаленной работы казался довольно туманным, да и, честно сказать, мне всегда сложно было представить себя без личных коммуникаций и общения “в живую”.
Сейчас, когда мы находимся в условиях карантина больше месяца и все 5 стадий “осознания проблемы” уже пройдены, я придерживаюсь принципа: “Не можешь поменять ситуацию — поменяй отношение к ней”.
В этой статье я поделюсь с вами тем, как вынужденные обстоятельства повлияли на HR-процессы в нашей компании, как мы нашли оптимальные решения реализации HR-задач и какие цели ставим себе на ближайшее будущее.
О ПЕРЕХОДЕ НА УДАЛЕНКУ
35% ребят в 4xxi и так работали удаленно на постоянной основе, поэтому мы достаточно легко организовали переход тех, кто являлся любителем офиса.
Мы предоставили всю необходимую технику для работы: ноутбуки, стационарники, девайсы для QA и др. Также позаботились о комфорте самого рабочего места: столы и стулья оказались в списке необходимого перечня для тех, кто не привык постоянно работать из дома.
Отлаженные бизнес-процессы в нашей компании, в том числе и в HR, позволили безболезненно перевести всю компанию на режим полной “рабочей самоизоляции” за довольно короткий срок.
О ЗАДАЧАХ И ВЫСТРОЕННЫХ ПРОЦЕССАХ. ВЛИЯНИЕ COVID-19.
У меня достаточно широкий спектр HR-задач: найм и рекрутинг, онборд и мотивация сотрудников, поддержание HR бренда, обучение и развитие коллег, корпоративная культура и создание дружественной атмосферы. Как раз те важные составляющие моей работы, которые “нельзя пощупать”, но которые действительно сильно влияют на репутацию компании, на отношение сотрудников и на уровень комфорта внутри команд.
И в марте передо мной встал самый важный вопрос: как перевести оффлайн-процессы в онлайн и как выстроить свою работу таким образом, чтобы ни на эффективности, ни на результативности это не сказалось. Но обо всём по порядку.
Рекрутинг.
Мы и раньше, при поиске новых коллег и проведении интервью, использовали гугловые сервисы для общения с кандидатами. Поэтому перевести все этапы отбора в режим онлайн совсем не составило труда (разве, что камеру включаем теперь чаще).
Проблема возникла скорее с отношением самих кандидатов к поиску нового места работы, а фразу “давайте уже после карантина” я стала слышать практически постоянно.
Безусловно, неопределенность в будущем сказалась и поспособствовала снижению количества кандидатов, готовых менять работу.
Но мы продолжили поиск на открытые вакансии, задействовав большее количество инструментов и каналов для найма, сократив этапы отбора до 1–2х.
Мы обратились к кадровому резерву, отлично “выстрелила” реферальная программа и аутстаффинг персонала. Не обошлось и без общения с фриланс-ребятами.
Благодаря наработанным контактам и взаимной поддержке от компаний-партнеров, мы не допустили простоя проектов и восполнили нехватку ресурсов точно в срок.
Онбординг.
В качестве инструмента для адаптации новичков в нашей компании используется наша собственная ERP-система (первый инструмент контроля) и Trello (второй инструмент контроля), где на протяжении всего испытательного срока ответственные люди помогают новому коллеге.
Процесс онборда построен следующим образом: карточка нового сотрудника ведется в доске Trello и путь прохождения разделен на несколько этапов.
Он включает в себя:
- Информационные задачи (изучение истории и ценностей компании, проектов, знакомство с бизнес-процессами);
- Бюрократические (подписание необходимых документов);
- По фану (сходить на обед с новыми коллегами, узнать прикольные истории из жизни компании и др);
- Направленные на самоконтроль (тайм-менеджмент).
Новый коллега может сам контролировать весь процесс адаптации, видеть с чем он должен ознакомиться, какие задачи ему необходимо выполнить. А мы, в свою очередь, помогаем ему справиться, чтобы сделать адаптацию проще, отслеживая процесс и вовлекая нужных людей.
В Trello чекаем, как ребята выполняют задачи, в ERP — собираем и заносим фидбеки и отслеживаем сроки завершения испытательного срока.
За каждым из новичков обязательно закреплен куратор. А в течении всего испытательного срока мы проводим ежемесячные встречи, где даем обратную связь о результатах и спрашиваем об уровне комфорта новичка.
Отмечу, что пандемия и введенные карантинные меры на процесс адаптации повлияли незначительно, и это благодаря тому, что мы гибки в плане оформления на работу и допускаем возможность удаленной работы изначально.
Обучение и развитие.
Безусловно, обучение и развитие своих сотрудников для 4xxi является способом повышения эффективности и вовлеченности кадров, а это один из важнейших факторов успеха.
Раз в полгода в нашей компании стартует ревью 360, которое позволяет помимо самооценки каждого из ребят, дать фидбек своему коллеге, с которым взаимодействовал или же каким-либо образом сталкивался по работе другой сотрудник.
После чего формируются итоговые отзывы и, исходя из оценок техническими лидами/кураторами/руководителями, составляются индивидуальные планы развития.
Как раз, перед введением карантина, мы успешно завершили очередное ревью и углубились в составление и проработку планов развития.
Цели в планах формируются с двух сторон: от стратегии развития компании, необходимых знаний и навыков сотруднику для профессионального роста и от желания в изучении технологий/прокачку компетенций самого сотрудника.
Помимо этого, мы достаточно часто проводим PHP-Party (и не только), в котором наши ребята передают факел спикера и рассказывают о новых интересных штуках. Такие клубы внутри компании не редкость и затрагивают другие специальности: QA, FE и ПМ.
Не забываем и про курсы обучения, которые мы приобретали еще до коронавируса и которые проходили в онлайн-режиме.
А совсем скоро (ну как скоро, в июле) мы хотим принять участие в качестве спикеров на одной из IT-конференций.
Все это, так или иначе, у нас было в режиме онлайн-формата, поэтому здесь COVID-19 никоим образом не нарушил процесс организации, но повлиял и потребовал большую вовлеченность со стороны кураторов в контроле выполнения планов развития, в возможностях и актуальности изучении вектора, который был намечен изначально.
Корпоративная культура. Атмосфера, командный дух и мероприятия.
Для 4xxi корпоративная культура, как ресурс компании, бесценна.
Она включает в себя много элементов, и каждому из них мы, все сотрудники, уделяем особое внимание. Я бы не сказала, что карантин повлек за собой негативный сценарий в видении стратегии развития компании, он лишь слегка отодвинул сроки по реализации некоторых наших планов.
Наша модель корпоративной культуры построена на принципах “Семьи”.
Теплая, дружеская атмосфера, часто руководители и ТОПы выступают в роли наставников, к ним всегда можно обратиться за советом.
Ценности включают в себя профессионализм, доверие и уважение, ответственность за результат, инициативность и развитие. Для нас хорошие отношения в команде — это залог эффективной работы и здоровой атмосферы в компании.
Отсутствие личных встреч, невозможность уловить настроение ребят в переписках накладывают особый отпечаток на поддержание позитивной атмосферы внутри команд и по компании в целом, особенно, когда власти призывают не нарушать режим самоизоляции и рекомендуют вообще оставаться дома.
COVID-19 отразился именно на этой части моей работы: сложно вовремя отследить эмоции ребят, уловить настроение и вовремя оказать поддержку, если она нужна.
Как решили проблему?
Мы стали больше проводить встреч p2p, митапов на команды и, безусловно, стараемся разнообразить наш общий досуг, перенеся оффлайн-встречи с коллегами в онлайн.
К примеру, мы уже несколько раз организовывали онлайн-игры (“Квиз, плиз!”, “ЧГК”, “Элиас” и др.), где после самой игры обязательно остается время и на “поболтать”.
Мы активно запускаем разные челленджи внутри компании в инстаграм, проводим новостные рассылки, планируем время по обучению английскому языку.
В планах попробовать собрать ребят на онлайн-тренировки, чтобы держать себя в форме.
Однако, какой вывод я сделала: несмотря на весь движ, который происходит в 4xxi за почти 2 месяца изоляции, я могу точно сказать за себя, что никакие интернет-взаимодействия не заменят личного общения между людьми, когда ты можешь видеть эмоции, причем не важно какие, каждого человека.
ЧТО ДАЛЬШЕ.
Существенно полноценный дистанционный формат работы в условиях пандемии повлиял лишь на то, что ты не можешь вести привычный для себя образ жизни: свободно пройтись по парку, посидеть в баре с друзьями, прогуляться с собакой дальше 100 м от дома и посвятить свободное время любимому хобби.
То есть на психологическую составляющую.
На внутренние устои компании, на выполнение задач, на заинтересованность сотрудников в компании и в своем развитии, на привлечение новых проектов и поиск новых коллег, он сказался незначительно, лишь внес некоторые коррективы.
Пандемия также не повлияла на мой объём работ и я не перестала внедрять те инициативы, которые планировала.
Сейчас у нас все также идет активно найм новых коллег. Много планов по развитию и обучению наших ребят, реализуем ИПР, прокачиваем скиллы, ищем новые возможности.
После завершения карантина обязательно хотим поучаствовать в качестве спикеров на конференциях для разработчиков (уже не онлайн).
Также много задач по продвижению HR бренда нашей компании, как и внешнего, так и внутреннего. И, конечно, впереди еще много митапов и встреч на всю компанию, чтобы команда, наша команда 4xxi, не чувствовала себя оторванной от компании.
Перейти полноценно в режим “полной рабочей удаленной изоляции” без потерь в результативности команд, без факапов в разработке проектов и не снижая эффективности работы нашей компании, нам помогли выстроенные бизнес-процессы, взаимопомощь в коллективе, а также профессионализм и опыт наших коллег.
Напоследок хотелось бы добавить, что пандемия завершится, и надеюсь, в самом ближайшем времени. А пока, я советую всем наполнить свою жизнь положительными эмоциями, которые можно черпать в любимых книгах, в спорте, в просмотрах фильмов и сериалов, онлайн-общению и созвонах с друзьями и коллегами.
Во всем том, что доставляет радость, приносит приятные впечатления и хорошее настроение в сложившихся обстоятельствах.