Обычно книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – КУДТК) заменяют, когда заканчивается предыдущая, когда она исписана до последней строки. Но бывает, что замену приходится производить раньше. Так, нередко, устроившись на новую работу, кадровик обнаруживает, что КУДТК ведется в компании не по утвержденной форме.
Гострудинспекция при проверках зачастую обнаруживает, что КУДТК ведется работодателем по «своей» форме или после утверждения новой формы в 2003 г (Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69) работодатель завёл КУДТК по старой форме, действовавшей прежде, – видимо, взял книгу из старых запасов.
Если КУДТК ведется работодателем по своей собственной форме, то к этому претензии при проверке со стороны инспектора будут однозначно. К старой форме КУДТК проверяющие могут быть еще не так строги.
Сегодня мы рассмотрим порядок замены старой книги учета трудовых книжек (которая велась «не по форме») на новую утвержденной формы.
Порядок замены старой приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее аналогичен.
Нужно понимать, что КУДТК нужно вести установленной формы.
Согласно ч. 2 ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Во исполнение этой статьи Правительство РФ поручило Минтруду утвердить инструкцию по заполнению трудовых книжек. Минтруд, в свою очередь, утвердил такую инструкцию и формы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей и приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (ред. от 31.10.2016)).
Согласно п. 40 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013):
«С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации».
Согласно п. 41 тех же Правил «приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы».
Отсутствие опломбирования, прошивки, нумерации КУДТК тоже приравнивается к нарушению ее формы, и штрафы за это работодатели получают в десятки тысяч. А когда и форма книги ненадлежащая, да еще и опломбирования, прошивки, нумерации нет, то дело и вовсе плохо.
ПримерГИТ при проверке работодателя выявила ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них по форме, не соответствующей утвержденной Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации. Работодатель был оштрафован на 30.000 руб. Попытался обжаловать штраф в суде, дело прошло две инстанции, но штраф не был отменен:«…в ОАО "***" книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется не по форме, утвержденной Министерством труда и социальной защиты, книга не скреплена сургучной печатью, не опломбирована.Таким образом, ОАО "***" допущено нарушение требований ст. 66 ТК РФ и п. п. 40, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, что образует состав административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.Факт совершения указанного административного правонарушения и вина ОАО "***" в его совершении подтверждены совокупностью доказательств, достоверность и допустимость которых сомнений не вызывают, а именно: протоколом об административном правонарушении, актом внеплановой документарной проверки, иными материалами дела.При таких обстоятельствах действия ОАО "***" правильно квалифицированы по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ…» (решение Московского городского суда от 26.05.2015 по делу N 7-5431/2015).
Поскольку работодатель должен вести КУДТК утвержденной формы, то старую книгу ненадлежащей формы нужно закрыть и начать вести новую надлежащей формы. Как это сделать?
Мы с Вами знаем, что закон не регулирует этот вопрос.
Давайте посмотрим, как рекомендуют это сделать сами инспекторы на информационном портале Роструда:
► «…Закрытие действующей книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должно осуществляться следующим образом: после последней записи в ней необходимо указать о закрытии книги и его причине. Также необходимо указать общее количество имеющихся в ней трудовых книжек работников и вкладышей в них.Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована. При этом закрытая книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не подлежит уничтожению…» (Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.рф", сентябрь 2017 г.,Онлайнинспекция.рф).► «… А каков должен быть текст данной записи? Например, после последней записи написать: "В данной книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним зарегистрировано 71 (семьдесят одна) трудовая книжка. В связи с … она подлежит закрытию" Дата. Подпись. Печать. или "Книга закрыта в связи с …" или просто на лицевой стороне написать "начата... окончена... ", а после последней записи ничего не писать? …Ответ: Вы можете выбрать любой из предложенных вариантов, поскольку законодательством данный вопрос не регулируется, а следовательно, определенных требований не предъявляется…» (Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.рф", ноябрь 2016 г.,Онлайнинспекция.рф.► «Работодателю следует закрыть книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним путем внесения записи о реорганизации со ссылкой на номер и дату приказа о реорганизации. Прочерчивать строки после внесения такой записи нет необходимости…» (Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.рф", ноябрь 2016 г., Онлайнинспекция.рф.
Итак, составим примерную последовательность наших действий:
1) После последней записи в старой КУДТК:
- делаем запись о закрытии книги и причине закрытия,
- указываем общее количество имеющихся в ней трудовых книжек работников и вкладышей в них,
- заверяем сделанные записи личной подписью полномочного лица, печатью, указываем дату,
- проверяем, чтобы старая книга была прошита, опломбирована, пронумерована, подписана (если, к примеру, пломбы нет, то пломбируем).
Требования законодательства о перечеркивании незаполненных строк нет. Во многих компаниях принято в закрытых книгах учета на страницах с пустыми строками во всю высоту страницы писать букву «Z». На наш взгляд, такая практика не является нарушением.
2) Старую КУДТК не уничтожаем, не выбрасываем, не теряем. Она продолжает храниться у работодателя.
3) Заводим новую КУДТК установленной формы. Сразу пронумеровываем ее, прошнуровываем, заверяем подписью руководителя организации, а также скрепляем сургучной печатью или опломбировываем.
В новой КУДТК нумерацию обычно начинают сначала, с «1».
А нужно ли переносить из старой книги, которая «не по форме», в новую записи о принятых работодателем трудовых книжках работников, которые еще не уволились? Закон об этом молчит. А раз молчит, то решает этот вопрос практика. И решает по-разному. Увы, при неурегулированности вопроса законом такая ситуация неизбежна.
Одни кадровики считают, что эти записи переносить не надо, а следует при увольнении работников делать отметки в старой книге до тех пор, пока все работники, чьи трудовые книжки упомянуты в старой книге, не уволятся.
Другие – против, они ссылаются на то, что если делать записи и отметки в старой книге, то это значит «вести» старую книгу. А за ведение КУДТК ненадлежащей формы работодатель может быть привлечен к ответственности. Вести надо КУДТК надлежащей формы, поэтому записи нужно перенести. У кого-то старая КУДТК – это тетрадка в клеточку с тремя столбцами. Зачем такое вести дальше, пока все не уволятся? Разумнее записи перенести в правильную КУДТК, а старую закрыть и хранить.
Разнообразие мнений и подходов будет неизбежно существовать до решения этого вопроса законодателем.
Напоследок заметим, что поскольку законодательством не регламентирован порядок закрытия старой КУДТК, его можно описать в локальном нормативном акте работодателя.