....Продолжаем
Совет №5. Как оптимизировать время на заселение в отеле
Мы договорились с управляющим отелем о заблаговременном предоставлении паспортных данных на каждого гостя и заполнении карты гостя. Гостевые карты мы заполнили на каждого журналиста сами еще в Москве и в отеле раздали ребятам для подписи. Ключи нам выдали скопом, так как все было уже готово к заселению. Таким образом, мы сэкономили целый час, который позволил журналистам неспешно переодеться и даже поработать. Далее нас ждала увлекательная экскурсия по курортному комплексу Holiday HOUSE, который возводится в 15 минутах езды от Анапы, в долине Сукко.
Совет №6. Как не оставить журналистов голодными
Поселок Сукко располагается в долине одноименной реки, окруженной горами, в 12 километрах к югу от Анапы. Это место, где начинаются Кавказские горы. Именно туда мы и приехали, в ЖК Holiday HOUSE, который окружен сосновыми и можжевеловыми рощами.
К этому моменту наш завтрак остался далеко в прошлом, фрукты, поглощенные на яхте, почти переварились и нам пора было подумать о том, как накормить журналистов. В процессе написания сценария мероприятия выдвигались идеи по организации застолья на берегу кипарисового озера в Сукко, но было слишком жарко; пообедать после заселения в отель, но в этом случае мы рисковали не застать уже световой день, который нужен был для комфортной экскурсии по комплексу, а потому мы решили основательно поужинать чуть позже в хорошем ресторане Анапы, где был забронирован зал на открытом воздухе. Поэтому мы решили организовать неформальное общение в офисе продаж Holiday HOUSE за бокалом шампанского. Такой нетворкинг, когда спикеры и журналисты спокойно за бокалом шампанского беседуют друг с другом – наверное самое ценное во всем пресс-туре. Именно в такие моменты и завязываются дружеские и теплые отношения, которые впоследствии могут вылиться в плодотворное сотрудничество. Почти три часа пролетели незаметно. Нам показали шоу-румы готовой первой очереди ЖК, мы надели каски и посмотрели следующую очередь, ощутили себя муравьишками, спустившись в один из бассейнов, который строится на территории комплекса и просто наслаждались видами, тишиной и воздухом. Под конец, усталые, но довольные, мы поехали на ужин.
Совет №7. Укладываемся в бюджет ужина
Ужин -официально завершающая часть первого дня пресс-тура. Второй день мы использовали по своему усмотрению (конечно же мы почти всей толпой поехали на пляж)
Но ужин, финансовая ответственность за который лежала на нас, также заставил немного понервничать. Все расслабились, выбирали блюда и напитки по меню и никуда не торопились. Уже пошел незапланированный бюджетом кальян, крепкие дорогие напитки и пр.
Здесь мы не делали предзаказ, а потому контролировать дублирующие блюда не приходилось. Контролировать тут нужно было другое – расходы, при этом, не ограничивая журналистов в их выборе. В этой ситуации на помощь вам придет также н/з бюджет, который для таких случаев и припасен. Этот н\З позволил нам оплатить билет в Москву нашему «соне», приобрести три дополнительных багажных места и практически не ограничивать участников пресс-тура, включая принимающую сторону, в выборе блюд и напитков на ужине. К моменту предварительной проверки счета за ужин, мы понимали, что бюджет уже превышен, но ресурсы еще есть. И когда мы закрыли счет, все уже готовы были идти отдыхать.
И совет №8. Пост-релизы и публикации по итогам пресс-тура
Если вам кто-то скажет, что ему публикации по итогам любого пресс-мероприятия не нужны – не верьте. Это -одна из важнейших частей всего мероприятия. Но при этом, вы не можете требовать от журналистов публикаций. Думаю, нет необходимости пояснять почему. Быть ли публикациям и в каком количестве – зависит от вас и от той фактуры, которую вы даете, и от формы подачи текста. Каждое издание – уникально, у каждого свой стиль и журналисты будут вам крайне признательны, если вы предоставите им такой текст, который бы не требовал большой доработки. А с нами ездили журналисты изданий: Интерфакс, РБК, Строительная газета, ЦИАН, Мир квартир, ЭХО Москвы, Urbanus, Индикаторы рынка недвижимости, Эксперт, Дайджест Недвижимости.
Перед пресс-туром мы написали и согласовали пресс-релиз с цифрами и множеством данных. Это была новостная подачи мини аналитики. Однако, по итогам рассылки, публикаций было немного, а из присутствующих на пресс-туре журналистов опубликовал только один. Мы в срочном порядке поменяли угол подачи текста и выдали еще немного данных. Получился новый текст с новым заголовком. Этот пресс-релиз разошелся хорошо.
Старайтесь делать как минимум два пресс-релиза. Они могут быть как с разными инфоповодами, так и поданы просто под разными углами. Мы в своих мероприятиях стараемся всегда делать минимум два текста, но этот пресс-тур мы готовили практически за неделю и успели написать только один.
Итог: работа на пресс-туре – не просто работа, а непрерывная, напряженная и крайне ответственная. По любым вопросам журналисты будут дергать Организатора, а он просто ну обязан во время поездки опекать тех, кто доверился ему. Это касается не только региональных пресс-туров, но и локальных тоже.
Надеемся, наш опыт окажется вам полезным.
Следите за нашими следующими «Записками пиарщика»