База знаний - это энциклопедия, в которой хранится вся информация, начиная от идеологии компании (какие цели осуществляет компания; корпоративные правила), заканчивая бытовыми вопросами (где лучше пообедать или что делать, если просрочил дедлайн). Часто документы компании хранятся на гугл-диске, в папках на компьютере или в программах по типу notion. Такая организация (или вернее, неорганизованность) замедляет работу сотрудников - им приходится по долгу искать нужный документ, держать много информации в голове. А что делать, если единственный сотрудник, который знал, где найти тот или иной срочно понадобившийся документ, ушел в отпуск или уволился?
Настройте базу знаний и решите эту проблему навсегда!
Экономьте время на поиске файлов
В специализированных сервисах, интегрирующихся с Битрикс24, есть функция внутреннего поисковика. Обычные облачные хранилища такой опции не имеют, а потому не подходят на роль базы данных.
Храните информацию в едином сервисе
Когда документы хранятся в разных сервисах (а еще и в бумажном варианте), сотрудник может искать нужный скрипт или договор полдня, привлекая к поиску коллег, тем самым отвлекая их. Все это значительно снижает производительность рабочего процесса. База знаний позволяет собрать текстовые документы, таблицы, аудио- и видеофайлы со всех ресурсов компании и собрать их в одном сервисе.
Только актуальная информация
Заполняя базу данных, сотрудники избавятся от всей дублирующейся, лишней, устаревшей информации. Если скрипты, шаблоны или какие-либо данные меняются, их можно с легкостью обновить, сделав поиск по ключевым словам в нужной папке.
Обучайте стажеров без ущерба рабочему процессу
Настроенная база данных исключает необходимость стажеру отвлекать опытных сотрудников вопросами. Все ответы он может найти по внутреннему поиску в базе. Практика показывает, что стажерам даже проще обучаться, когда информация представлена структурированно и комплексно.
Конфликт интересов решен: сотрудник работает, стажер учится.
Создание имиджа и стратегии развития
Главная цель базы знаний - хранение информации с возможностью его постоянного обновления. Однако это не все возможности - с помощью базы знаний можно развивать бизнес - использовать ее для создания имиджа компании или как HR-инструмент, то есть улучшать стратегии достижения профессионального роста сотрудников.
Создайте стандарт оформления документов
Переводя информацию компании в базу знаний, вы со временем определите общий шаблон для оформления документов. Создайте отдельный документ в базе для всех сотрудников и детально пропишите в нем какой шрифт, кегль, отступ и проч. вы используете, по какому принципу выделяете основную информацию в договорах. Определите два цвета, которыми сотрудники могут выделять главную информацию.
Однажды составив такой документ, вы поможете сотрудникам работать быстро и без ошибок, а клиентам - лучше вас понимать.
Создайте корпоративный язык
Чтобы сотрудники использовали одинаковые формулировки при составлении договоров, КП и технических заданий, создайте конструктор документов.
Когда вы будете переносить документы в базу знаний, обратите внимание на самые емкие и удачные формулировки и сформируйте по ним шаблон для заполнения договоров, ТЗ, расчетных листов и прочего.
Обладая таким подробным и четким образцом, сотрудник, столкнувшийся с редким запросом, с наибольшей долей вероятности сформирует его в корпоративном стиле.
Повышайте качество клиентского сервиса
Заносите в таблицу типовые скрипты по общению с клиентами, неожиданные ситуации, введшие в ступор, примеры переписок и телефонных разговоров и разбирайте их с коллегами. Со временем вы совместно выясните, что было удачно, а что нет, что следует запомнить, а что убрать совсем и соберете сценарии общения с клиентами на все случаи.
Посмотрите на свои слабые и сильные стороны
Когда вся информация о компании собрана в одном месте, можно взглянуть на картину целиком и полноценно проанализировать все слабости и преимущества компании. То, как заполнена база знаний, покажет, какие знания и навыки сотрудников развиты в большей мере, с чем стоит поработать, а чем не занимаются вообще. С помощью полного анализа знаний можно разрабатывать стратегии развития команды с опорой на конкретные, измеримые данные.
Создайте базу знаний в файловом менеджере или специальном сервисе и протестируйте все эти приемы. Приглашайте сотрудников, настраивайте права доступа и интегрируйте вашу базу знаний с Битрикс24.
Если у вас остались какие-то вопросы, обращайтесь к BetoBee, и мы поможем!