Уважаемые читатели, команда Belingua.ru еженедельно будет публиковать краткие выжимки из популярной, интересной и полезной, по нашему мнению, деловой литературы, изучение которой позволит Вам быстро усваивать и применять полученные знания в вашей профессиональной деятельности.
Хорошего прочтения!
Часть 2. Особенности проведения переговоров в международном бизнесе.
Телефонные переговоры. В современном мире у человека есть возможность воспользоваться разными способами ведения диалога с собеседником, одним из них является телефонный звонок.
Деловой телефонный звонок должен длиться не более 3–5 минут. Главное правило – звонить следует только во время рабочего дня.
Обычный деловой разговор состоит из нескольких составляющих элементов: взаимного представления, введения в курс дела, обсуждения вопроса, заключения разговора. Для удачной беседы необходимо присутствие всех этих элементов. Для успешного проведения телефонных переговоров речь должна быть логичной и сравнительно медленной, темп разговора – комфортным для двоих собеседников, тембр – достаточно низким, также обязательно наличие пауз.
Следует следить за дикцией. Желательно сформировать привычку во время любых разговоров, и прежде всего телефонных, не злоупотреблять временем и вниманием собеседника, говорить четко, ясно и по делу. Бывают моменты, когда необходимо срочно закончить разговор. В этих случаях перед тем, как положить трубку, необходимо извиниться перед собеседником и коротко объяснить причину досрочного завершения разговора, после чего следует договориться об удобном времени для продолжения беседы. Следует избегать слов-паразитов таких как «как бы», «так сказать», «короче» и прочих.
Даже при телефонных переговорах стоит учитывать некоторые национальные особенности. Например, при ведении переговоров с мексиканцами стоит фиксировать все договоренности в письменном виде, так как устные обещания могут забыться, и вам придется повторно проводить переговоры.
Переписка. Очень часто в деловом мире знакомство начинается с письма. Любые деловые письма имеют четкую структуру, элементы которой должны присутствовать в любом сообщении.
Для начала нужно определиться с темой, адресатом и целями. К обязательным элементам внутренней части письма относятся вступление, главная часть и заключение. Начинать деловое письмо лучше всего со ссылки на последний контакт с адресатом. Любое деловое письмо необходимо писать на бланке организации, от имени которой вы выступаете. Тон делового письма всегда должен быть корректным, вне зависимости от его темы и цели.
Переговоры в сети. Теперь рассмотрим этические нормы, соблюдение которых является обязательным в Сети Интернет. Любое деловое письмо, которое начинается с персонального обращения и приветствия, отражает индивидуальную направленность письма, демонстрирует ваше внимание и уважение к личности клиента или делового партнера.
Поле «Тема/Subject» должно быть содержательным и кратким, аналогично реквизиту «Заголовок к тексту документа» в официальной переписке на бумаге, который включает в себя краткое содержание документа.
Хотя электронная почта – очень быстрый способ связи, к подготовке писем нужно относиться со всей серьезностью. Начинать предложения нужно, как и обычно, с прописной буквы, а заканчивать – точкой. Электронные письма не нужно делать слишком длинными. Их объем должен составлять половину от текста, написанного на бумаге. В том случае, если вам все-таки необходимо отослать большой объем информации, следует оформить ее в виде вложения, а в самом сообщении поместить краткий сопроводительный текст с перечнем вложенных документов. Помните, что не следует отсылать письма в выходные дни и во второй половине дня пятницы. На электронные письма обязательно нужно отвечать. А время ответа на e-mail не должно превышать 2–3 суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки.
Встречи. Что касается личной встречи, то следует отметить, что переговоры, собственно, начинаются уже с предложения одного из партнеров.
В программе проведения переговоров должны быть подробно и четко обговорены все детали, чтобы не могло возникнуть никакой непредвиденной ситуации. Встречать иностранную делегацию должен представитель компании, имеющий тот же ранг и должность, что и глава прибывающей делегации. Если возможно, то партнеров лучше встретить у трапа самолета, что свидетельствует об особом внимании к ним.
Также не стоит забывать о неотъемлемой составляющей удачной деловой встречи – пунктуальности, но у разных наций разное представление об этом понятии. Например, немцы, как и англичане очень пунктуальны и опоздания могут расценивается ими как оскорбление. В то время как в Италии – обычное дело.
При ведении переговоров надо понимать, что существует определенная профессиональная и корпоративная культура, принятая в той или иной компании. Беседа ведется в спокойном тоне, даже если тема является неприятной. Продолжительность разговора планируется принимающей стороной. Если во время беседы предлагаются чай и кофе, желательно спросить гостя, что он предпочитает. Стоит заметить, что в ОАЭ, когда подают чай и кофе, не принято отказываться – это считается невежливым, следует взять хотя бы одну чашку.
Рассадка за столом идет по правилу «правой руки», переводчик может находиться слева от главы делегации или справа, немного сзади. Главы делегаций, как правило, сидят друг против друга, далее по рангу или должностям. Началу переговоров предшествует предварительная беседа, которая способствует созданию непринужденной атмосферы. Продолжительность такой беседы не превышает 5–10 минут. Переговоры начинаются с представления сторон. Первыми представляются члены делегации принимающей стороны. Переговоры с той и другой стороны от начала и до конца должны вести одни и те же лица.
Формирование имиджа. Стиль одежды – это очень важная часть внешнего облика человека. Выбор стиля одежды – это невербальная самопрезентация человека социуму
. Обычно выбор одежды определяется стилем жизни и местом работы. В таких отраслях, как финансы, юриспруденция, консалтинг, политика, обучение, государственные службы придерживаются наиболее консервативного стиля. В СМИ, рекламе, IT-технологиях допустима большая свобода в выборе и стиля, и цвета одежды.
Для женского делового костюма свойственны прямой, полуприлегающий или трапециевидный силуэты, строящиеся на прямых вертикальных линиях. В женском деловом костюме все должно быть в меру. Неброские элементы романтики и авангарда допустимы, а вот рюши и воланы могут понизить ваш рейтинг в глазах деловых партнеров. Мини-юбки и декольте отвлекут от дела.
Волосы должны быть прибраны в аккуратную прическу, контур которой имеет гладкие линии. Желательная длина волос – не ниже плеч.
Макияж обязателен, но такой, чтобы он подчеркивал достоинства, соответствовал вашему цветотипу и гармонировал с костюмом. Наличие макияжа свидетельствует о том, что женщина следит за собой и ей важно мнение окружающих.
Требования к духам и туалетной воде такие же, как для мужчин: ароматы парфюма должны быть едва уловимы.
Мужской деловой костюм – это, как правило, классический костюм, который сам по себе является олицетворением основательности, строгости и изысканности. Он практически не изменяется в течение многих десятилетий. Силуэт костюма максимально приближен к фигуре его обладателя. Фасон (однобортный или двубортный и т. п.) должен подчеркивать положительные стороны фигуры и скрывать ее недостатки. По английской пословице
«Джентльмен может иметь только один костюм, но дюжину галстуков» галстук можно с уверенностью назвать не только неотъемлемой частью мужского костюма, но и главным его украшением. Для делового стиля уместны классические ботинки или туфли на тонкой подошве типа оксфорд или дерби, однотонные, без броских элементов, из натуральной кожи. Аксессуары и украшения, как и все остальное, должны соответствовать имиджу делового человека.
Название книги: Международный деловой этикет на примере 22 стран мира / Е. С. Игнатьева — «Эксмо», 2020 — (KRASOTA. Этикет XXI века)
Belingua.ru - онлайн сервис по поиску и найму профессиональных устных переводчиков, на почасовую или проектную работу (в проектной работе могут быть задействованы письменные и устные переводчики).