Личное дело работника формируют при приеме на работу. Какие документы в нем можно хранить, а какие нельзя — расскажут эксперты.
Чтобы сформировать личное дело сотрудника, сначала определите, какие документы допустимо хранить в папке, а какие строго запрещено. После приема на работу нового специалиста заведите отдельную папку, куда включите соответствующий спектр документов. В процессе работы просто пополняйте папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника. Последовательность документов в личном деле работника рекомендуется хронологическая, по мере их поступления. Все папки в общем случае храните в кадровой службе.
Личные дела для госслужащих Что включить в личное дело сотрудника, какие документы должны быть в нем, законом не определено. Исключение сделано только для государственных служащих. На них дела заводят в обязательном порядке, включая в папки соответствующие документы, персданные, ряд иных сведений о поступлении на госслужбу, ее прохождении, прекращении. Это необходимо для обеспечения деятельности госоргана с учетом ч. 3 ст. 42 Закона о государственной службе.
В организациях коммерческого сектора порядок ведения делопроизводства, формирование личных дел сотрудников, их оформление и хранение определяют локальными актами.
Помните, что не все документы и их копии можно хранить в личном деле сотрудника.
Чтобы сформировать личное дело сотрудника, заведите папку-скоросшиватель и оформите титульный лист. На титульном листе укажите наименование организации и структурного подразделения, в котором будет работать новый сотрудник. Проставьте номер личного дела и номер тома, если он есть. В заголовке личного дела пропишите Ф. И. О. сотрудника.
Как оформить личное дело работника: образец титульного листа
Документы, которые будете хранить в личном деле, поместите в папку-скоросшиватель. Листы личного дела пронумеруйте нарастающей нумерацией арабскими цифрами графитным карандашом или нумератором. Использовать чернила или цветные карандаши нельзя.
Состав личного дела:
внутренняя опись всех документов дела;
личный листок по проведению учета кадров;
анкета;
дополнение к личному листку по ведению учета кадров;
автобиография сотрудника;
составленное заявление о приеме на должность;
должностная инструкция сотрудника;
полученные характеристики и предоставленные рекомендательные письма;
личные заявления, подаваемые сотрудником;
трудовой договор (ТД) и оформленные дополнительные соглашения к нему;
копии всех приказов по личному составу в отношении конкретного специалиста;
аттестационные листы;
результаты пройденных медосмотров;
отзывы должностных лиц о специалисте;
лист-заверитель дела.
В процессе всего периода работы сотрудника кадровик должен пополнять папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника. Последним документом в папке будет копия приказа об увольнении.
Оформление личного дела сотрудника: образец по ГОСТу. Внутренняя опись документов
При оформлении папки сразу составьте ее внутреннюю опись. Сделать это рационально при приеме сотрудника на работу. Подшейте все дела, опишите. Дополняйте опись по мере поступления в папку новых документов вплоть до момента увольнения сотрудника. Если дела подшили без описи, составьте ее и приклейте с внутренней стороны обложки. Такой порядок указан в п. 4.30 Правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526.
Порядок ведения личных дел работников установлен Приложением № 27 к Правилам, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Подписывает внутреннюю опись сотрудник, которого назначили ответственным за ее составление. Перед сдачей дела в архив укажите количество документов, находящихся в деле, количество листов описи. Итоговую запись внесите на внутреннюю сторону описи. Такие правила установлены указанным Приложением.
Какие документы нельзя помещать в личные дела сотрудников
В папке не храните документы, которые не связаны напрямую с работой сотрудника. При ведении дел соблюдайте требования по защите персданных. Копии личных документов, которые требуются при трудоустройстве, помещать в личное дело сотрудника (образец) небезопасно. При проведении проверки Роскомнадзор может расценить это как нарушение правил обработки и хранения персданных.
Собирайте и обрабатывайте персданные в соответствии с установленными правилами. Например, при трудоустройстве вы вправе только попросить соискателя показать в кадровой службе паспорт, военный билет, диплом и так далее. На их основании внесите все сведения в карточку, после чего оригиналы документов возвратите соискателю. Такие правила установлены статьей 65 ТК РФ (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 марта 2014 года под № А53-12557/2013). Исключения установлены для государственного и муниципального сектора. В папки включают ряд документов, в том числе и ксерокопии паспортов. Основание: Положение, утв. Указом Президента от 30.05.2005 № 609.
Внимание! Учитывайте, что должно быть в личном деле сотрудника. Если ксерокопии содержатся в папке без основания, цели и полученного согласия, организацию могут при проверке оштрафовать на крупную сумму. Основание: статья 13.11 КоАП. Эти копии обяжут немедленно уничтожить.
Если при проверке выяснилось, что копии по-прежнему находятся в папке, их необходимо уничтожить в течение 30 дней после того, как была достигнута цель обработки. Например, в папке находится справка о рождении ребенка, а пособие уже выплачено. Порядок уничтожения таких документов законом не установлен. Работодатель вправе определить его самостоятельно.
Решив хранить ксерокопии документов в папках с делами сотрудников, получите их согласие не только на обработку, но и на хранение копий соответствующих документов. В согласии на обработку персональных данных должна быть указана конкретная цель хранения ксерокопий документов. Кадровику стоит проверить нормативное обоснование для хранения таких ксерокопий. Судебная практика показывает, что нельзя хранить копии личных документов работников, если на это нет достаточных оснований.
Кадровый вопрос №1: Можно ли в личном деле хранить личную карточку по форме № Т-2? Где хранить личные карточки сотрудников и какие документы включать в личное дело, организация вправе решить сама. Порядок хранения личных карточек сотрудников закон не определяет. Предусмотрите такой порядок в локальном акте, например в положении о порядке ведения личных дел сотрудников (ч. 1 ст. 8 ТК). Рекомендуем хранить личные карточки отдельно от личных дел, поскольку перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, предусматривает личную карточку и личное дело как разные виды документов.
Кадровый вопрос №2: Можно ли вести личные дела работников и не оформлять личные карточки по форме № Т-2? Нет, нельзя. Личная карточка – это обязательный документ, который каждый работодатель должен вести на каждого сотрудника. Ведете личные дела работников в организации или нет, значения не имеет. В личной карточке повторяйте все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении и т. д. С каждой такой записью в личной карточке знакомьте сотрудника под подпись в личной карточке. Вести личные дела на сотрудников закон велит только отдельным работодателям. Остальные решают сами, нужны им личные дела или нет.
Кадровый вопрос №3: Обязан ли работодатель знакомить сотрудника с его личным делом? Нет, не обязан. Закон не требует, чтобы работодатель знакомил сотрудника с его личным делом. Тем не менее сотрудник вправе в письменном заявлении потребовать выдать копии документов, связанных с его работой, или оформить выписку из личного дела. В таком случае отказать сотруднику в просьбе нельзя (ст. 62, 89 ТК).
Формирование личного дела: 4 правила
Следуйте простым правилам, чтобы личные дела работников всегда были в порядке.
Правило 1: Располагайте документы в деле по мере их поступления в хронологическом порядке.
Правило 2: В папке должно находиться не более 250 листов. Если их больше, необходимо оформить второй том с учетом п. 4.20 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526.
Правило 3: Все листы личного дела пронумеруйте арабскими цифрами, используя простой графитный карандаш или нумератор. Учитывайте, что нельзя применять чернила и цветные карандаши.
Правило 4: Нумерацию проставляйте на каждом листе. Не нужно пронумеровывать все страницы. Внутреннюю опись нумеруйте отдельно от документов, которые хранятся в папке.
Где и сколько хранить личное дело сотрудника
Храните в отделе кадров личные дела всех сотрудников, которые в настоящий момент продолжают работать в организации. Передайте в архив все дела тех, кто уже уволился из компании.
Как формировать личные дела сотрудников для архива
Чтобы произвести передачу, личное дело работника прошейте на четыре прокола, поместив в твердую обложку, или переплетите.
Сделать все нужно так, чтобы каждый лист легко можно было прочитать, при необходимости просмотреть соответствующие реквизиты. Перед подшивкой или переплетением удалите со всех документов скрепки. В начало подшейте бланк с внутренней описью, в конце разместите лист-заверитель.
На обложке запишите дату, когда его окончили вести. Укажите и количество листов, учитывайте все без исключения листы, включая опись и лист-заверитель. На обложке проставьте срок хранения личных дел.
Сроки хранения личных дел
Храните не менее 75 лет папки, которые создали в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой. Их нужно хранить независимо от даты создания.
Личное дело работника: проведение ревизии
Проведите ревизию всех дел, чтобы:
- Проверить данные в личных делах сотрудников.
- Правильно их оформить.
- Систематизировать.
Результаты такой масштабной проверки оформите актом. Общий бланк такого акта законодательством не разработан.
Поэтому воспользуйтесь бланками проверки отдельного ведомства. Например, актом проверки наличия и состояния архивных документов таможенных органов (смотрите приложение № 40 к приказу ФТС от 09.07.2014 № 1331). Соответствующие отметки о проверке папок проставьте в дополнении к личному листку по ведению учета кадров.
Вывод
Иметь под рукой доступный и упорядоченный источник информации о каждом работающем специалисте весьма удобно. На государственной, муниципальной и военной службе надо вести личное дело работника. Коммерческие структуры и индивидуальные предприниматели вправе отказаться от необязательной, но практичной формы систематизации всех данных о каждом работнике.
Источник: https://www.kdelo.ru/art/385170-lichnoe-delo-rabotnika-19-m2
Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.