В этой статье собран обобщающий опыт за последние 10 лет автоматизации оптовых компаний, целью является демонстрация собственнику бизнеса или ТОП-менеджеру возможных слабых мест в работе информационной системы и способов их устранения.
Работа с прайс-листами поставщиков
Как правило, ассортимент товаров достаточно большой, закупочные цены часто привязаны к курсу валюты, самая распространенная схема обмена информацией - прайс-лист с каталогом и ценами в формате Excel.
Чтобы менеджеры не тратили время на поиск актуальных цен и возможных мест закупки, в учетной системе должна быть возможность загрузки новой номенклатуры, описания и цен. В идеале, если одну и ту же продукцию можно закупить в разных местах, иметь возможность выбрать поставщика по лучшей цене и хранить историю изменения стоимости поставок.
Условия отгрузки товаров клиентам
Многие компании стараются быть гибкими, предоставляя различным категориям клиентов разные условия: кто-то отгружается только по 100% предоплате, кому-то дают отсрочку и отдельную колонку цен. Важно, чтобы учетная система умела фиксировать достигнутые договоренности в переговорном процессе и при оформлении отгрузочных документов подставляла правильную цену и срок оплаты, контролировала поступление предоплаты.
Контроль дебиторской задолженности
К сожалению, на практике клиенты по отсрочке платежа часто платят только после "напоминания" менеджером о наличии неоплаченных счетов. Хорошо бы функцию оповещения письмом или смс о приближении срока оплаты делегировать программе. И конечно, должен быть отчет о просроченной дебиторской задолженности, желательно с интервалами по срокам, например, 1-3 дня, неделя, 30 дней и более квартала.
Товарное обеспечение
При принятии нового заказа на отгрузку от клиента, если условия отгрузки выполнены (внесена предоплата или сумма заказа укладывается в кредитный лимит по договору), учетная программа должна уметь зарезервировать имеющийся товар на складе или в ожидаемых поступлениях, а при необходимости - сформировать потребность в обеспечении основному поставщику товара. Если не полностью автоматически, то по крайней мере в удобном рабочем месте закупщика
Своевременная и полная аналитическая отчетность
В Excel удобно строить сводные таблицы, графики, анализировать данные, но есть обязательное условие - эти данные для анализа должны быть [в принципе]. Конечно же, взять их можно только из программы, хорошо, если цифры сразу можно анализировать в интерфейсе учетной системы или как минимум иметь возможность эти данные легко сохранить в виде таблицы. Отчеты, в которых содержатся метрики для анализа деятельности оптовой фирмы:
- Продажи: выручка, себестоимость, валовая прибыль, рентабельность
- Остатки: текущие, планируемые, товары в резерве, оборачиваемость товаров
- Клиенты: дебиторская задолженность (кто и когда должен оплатить)
- Поставщики: кредиторская задолженность (кому и когда платить)
- Прайс-лист: анализ динамики цен поставщиков, конкурентов
- Денежные средства: остатки, анализ движения по статьям (CF)
Программы для учета продаж
Если говорить про малый и средний бизнес, которым подойдут больше тиражные решения, чем написанные "под себя" ERP-системы, то стоит присмотреться к недорогим, но хорошим вариантам:
1С:Управление торговлей
Классика жанра. Коробочная версия, поддерживает одновременную работу нескольких пользователей. За отдельную плату можно развернуть в облаке. Закрывает потребности в автоматизации оптового учета на 80-90% "из коробки", но, например, нет универсального загрузчика прайс-листов.
Из плюсов - доступная стоимость, проверенный временем продукт в современном интерфейсе, широкое распространение (легко найти менеджеров и программистов, знакомых с этой системой).
Подробное описание 1С:Управление торговлей, демо-доступ
Мой Склад
Это онлайн-сервис, позволяющий в облаке вести полноценный учет оптовой организации. К недостаткам некоторые собственники бизнесов относят ограниченные возможности настройки программы "под себя".
Из плюсов стоит отметить наличие маркет-плейса, бесплатного тарифа, интуитивность настроек и интерфейса
