Рассказываем, почему электронная почта и публичные мессенджеры (Telegram, WhatsApp, Viber) не подходят для постоянной коммуникации сотрудников в крупных организациях. И как эти проблемы решает корпоративный мессенджер - на примере нашей платформы Frisbee.
1. Бесконечные цепочки писем в почте. Когда отправляешь документ всему отделу по электронной почте, каждый комментарий получаешь отдельным письмом. Их сложно собрать в цельное обсуждение и отследить, кто и на какое замечание отвечает. Такая переписка может тянуться долго, в процессе некоторые адресаты выпадают, иногда письма попадают в спам.
В корпоративном мессенджере обсуждение проходит в групповых чатах. Все сообщения отображаются сразу и без задержек на проверку почты. Разрабатывая платформу Frisbee, мы сделали так, чтобы новые пользователи видели и все старые сообщения в чате - так людей не придется вводить в курс дела.
2. Смешивается личная и рабочая переписка. В публичных мессенджерах дом и работа переплетаются так плотно, что можно случайно поделиться чем-то личным с коллегами и чем-то стратегически важным для компании - с родственниками. Корпоративный мессенджер используется исключительно для работы, в нем есть только аккаунты коллег, и такие ошибки просто невозможны.
3. Доступ посторонних людей к закрытым данным. В публичных мессенджерах можно добавить в чат кого угодно. Уволенные сотрудники тоже сохраняют доступ к переписке.
В корпоративных мессенджерах не бывает посторонних людей, поскольку организации сами открывают доступ новым участникам и деактивируют учетные записи ушедших сотрудников, после чего они теряют доступ ко всем чатам.
4. Зависимость от зарубежных серверов. Публичные мессенджеры размещаются на зарубежных серверах. Глобальный сбой, санкции, запрет мессенджера в стране приведут к тому, что организация потеряет доступ к переписке, а вместе с ней - к информации и документам, которые там собраны.
Мы решаем проблему так. Разворачиваем Frisbee на собственных серверах заказчика или в частном/публичном облаке. У организации всегда есть доступ к ее данным, она не зависит от сбоев в работе зарубежных приложений, а размещение серверов внутри страны позволяет использовать мессенджер в том числе в государственном секторе.
5. Необходимость переключаться между приложениями. CRM-система, программа для видеоконференций, приложение для переписки. Инструментов для работы становится слишком много.
Корпоративный мессенджер может объединить их все. Мы интегрируем Frisbee с ИТ-системами своих клиентов, чтобы у сотрудников был доступ к основным рабочим инструментам прямо из мессенджера. Здесь же можно переписываться и проводить аудио-, а скоро и видеоконференции. В них точно не вклинится никто чужой, потому что в чате в принципе нет посторонних.
6. Трудоемкая рутина. Бесконечные однообразные процедуры есть и в онлайн, и в офлайн-режиме работы. Мы всегда заполняем какие-то формы, заявления, отправляем запросы в другие отделы.
Многие процессы автоматизируются с помощью чат-ботов в корпоративном мессенджере - организация командировок, управление инцидентами, согласование документов, составление отчетов и другое. Всегда проще отправить запрос боту, чем заполнять бланки вручную.
Frisbee - защищенная платформа для совместной работы на базе корпоративного мессенджера. Поддерживает персональные и групповые звонки, мгновенный поиск в больших массивах данных, интеграцию со сторонними продуктами. Доступна в web-версии, на ПК (Windows, Linux, MacOS) и мобильных устройствах (iOS, Android).