До сих пор на работе основной коммуникацией остается письмо. В статье рассмотрим основные правила написания рабочих e-mails.
Современный бизнес невозможно представить без деловой коммуникации посредством электронной почты. Особенно если речь идет о международной компании, где сотрудники из разных подразделений постоянно взаимодействуют друг с другом.
Итак, рассмотрим некоторые формальности, которые должны присутствовать в каждом письме.
1. Обращение - в самом начале нашей коммуникации обязательно должно присутствовать обращение "Dear ...". Если имя собеседника известно, то сразу пишем его, например, "Dear Anne, ", "Dear Ms Westgate, "...
По своему опыту скажу, что на практике в международной компании все время используется первый вариант - у иностранцев нет отчеств, да и в целом за рубежом более неформальное общение как сотрудников друг с другом, так и начальников с подчиненными.
Если же Вам дан общий почтовый адрес, а конкретный контакт отсутствует, то пишем "Dear Sir / Madam, ", "Dear Sirs, " ( на мой взгляд нечестно по отношению к женщинам и предпочитаю менее формальное "Dear all, ")
2. Основной текст - начинается с красной строки, где вы уже излагаете свой вопрос или проблему. Понятно, что содержание у каждого письма будет свое, но чтобы начать сообщение рекомендую использовать следующие вводные фразы - " I am writing to ask you...", "I have to remind...", "Sorry for being disturbed, but I need.."
3. Завершающая часть - начинается с новой строки после основного текста. Примерные варианты: "Looking forward to hearing from you", "Waiting for your earliest reply", "Thank you in advance" или просто "Thanks".
NB! После этих фраз точка никогда не ставится!
Затем идет собственная подпись - "Yours sincerely", "With best regards", затем запятая и с новой строки - имя фамилия.
Опять же на практике, объем сообщений за день может быть очень большим, поэтому все стараются сокращать слова - по крайней мере все официальные сообщения.
Пример письма:
Dear Julia,
I am writing you to remind that we are still waiting for the contract signed by your CEO. Unfortunately, I have not recieved it yet, although you told it was sent 2 weeks ago. Could you please check whether everything is OK with the parcel or not?
Waiting for your earliest reply
Best regards,
Kathie Smith
Перевод:
Дорогая Джулия,
Я пишу напомнить, что мы все еще ждем контракт, подписанный вашим генеральным директором. К сожалению, мы еще ничего не получили, хотя Вы говорили, что отправили его две недели назад. Не могли бы Вы проверить, все ли в порядке с посылкой?
Жду Вашего скорейшего ответа
С наилучшими пожеланиями,
Кэти Смит
Вот мы и повторили общеизвестные правила, но лучше их держать под рукой все вместе)
Плюс в реальной жизни все намного проще и виды писем, которыми пестрит Интернет - Letter of Apology, Letter of Sympathy используются очень редко.
Буду рада, если Вы поддержите мои старания и оставите комментарии внизу или подпишетесь на канал.