В каких случаях пишутся благодарственные письма
Благодарственное письмо - это своего рода деловой документ, поэтому он не раздается всем подряд за любые услуги. Сотрудник организации может удостоиться такого письма за высокую профессиональность в исполнении своих функций, добросовестность и трудолюбие. Главным образом, такое письмо должно мотивировать своих работников на еще более плодотворную работу.
Благодарственное письмо за сотрудничество обычно вручается партнеру из-за того, что с его помощью был заключен выгодный контракт или договор. В этом случае оно выступает выражением признательности за оказанную компании помощь.
Роль благодарственного письма
Благодарственное письмо крайне важно для поддержания приятной атмосферы в коллективе или среди руководства. В отношении сотрудников оно показывает то, что работодатель ценит этого члена коллектива и признает все его заслуги.
Письмо, подаренное партнеру или компаньону, показывает, как много значит этот человек для всей организации, и что без него не были бы достигнуты важные цели и задачи компании.
Автоматизировать процесс заполнения документов и избежать ошибок при их оформлении помогает программа Бизнес.Ру. Она уже содержит готовые шаблоны, позволяет автоматически подставлять нужны данные, добавлять в них печати/подписи и обмениваться документами с организациями.
Виды благодарственных писем
Существует три вида благодарственных писем, которые реализуются на практике:
Формальное благодарственное письмо
Это самый распространенный вид благодарственного письма. Он универсален, не содержит каких-то конкретных данных и уточнений. Имеет свой шаблон, по которому чаще всего и пишут различные организации.
Рассмотрим пример благодарственного письма сотруднику:“ООО “Красная лоза” выражает благодарность инженеру, Синицыну Ивану Петровичу, за многолетний добросовестный труд в нашей компании и за профессиональный подход к своему делу”.
Здесь нет точной информации, за что именно его благодарят, но выражается именно то “Спасибо”, которое хочет сказать руководство своему работнику.
Благодарственное письмо как кейс
Такое письмо содержит уже конкретную информацию об адресате. Его сложнее писать, так как требуется больше времени и креативности.
Рассмотрим образец благодарственного письма школе:“Родительский комитет 8 класса выражает благодарность администрации 35 школы и лично учителю 8 класса, Синицыной Дарье Андреевне, за то, что она ведет дополнительные занятия для подготовки к экзаменам вне своего рабочего времени. Благодаря ее стараниям у детей значительно повысился уровень знаний, что поможет им легко и без затруднений сдать все тесты”.
Такое благодарственное письмо четко показывает, за что благодарят человека, поэтому это увеличивает воздействие на адресата, давая еще большую мотивацию на достижение будущих целей.
Благодарственное письмо как косвенная реклама
Такой вид письма похож на предыдущий, но в нем есть свои особенности. Главный акцент направлен на рекламирование товаров или услуг компании. Другими словами, оно имеет в себе “хитрую” вставку, которая хранит в себе подтекст.
Рассмотрим пример благодарственного письма преподавателю:“Группа 4Б выражает благодарность преподавателю высшей математики, Крылову Сергею Даниловичу за то, что он привил нам необходимые навыки и умения, которые обязательно пригодятся нам в будущей работе. Благодаря его заслугам многие из нас устроились в компанию “Санрайз компани”, которая занимает одно из ключевых мест среди организаций, занимающихся производством компьютерных программ”.
Здесь присутствует, наравне с благодарностью, желание рассказать о компании. Главное в составлении таких рекламных писем - не переборщить, чтобы реклама не вытеснила благодарность.
Правила оформления
Есть несколько секретов правильного оформления благодарственных писем:
- Если вы обращаетесь к коллективу, нужно перечислить имена нескольких сотрудников;
- Обращение идет не от первого лица, а от имени компании;
- Желательно точно указать то, за что вы благодарны этому человеку. Будет неплохо перечислить пару деталей, рассказав о его заслугах и старании. Но не используйте слишком много лестных эпитетов;
- Нельзя забывать об официальном стиле письма, не должно быть никаких отвлеченных выражений или пафосных обращений;
- Не забудьте в конце выразить желание на дальнейшее сотрудничество с человеком. Так письмо не будет казаться “прощальным”
Что лучше не указывать в благодарственном письме
Как и в любом официальном документе, в благодарственном письме есть составляющие, которые не желательно использовать:
- Какие-то конкретные цифры, которых достиг сотрудник;
- Грамматические, стилевые, орфографические ошибки;
- Слишком много деталей также вредит письму;
- Большой объем. Текст в письме должен уместиться в одну страницу;
- Фамильярное обращение. Адресат должен быть обозначен официально и четко;
- Лишние данные;
- Шаблонные фразы. Их можно использовать, но только так, чтобы текст было приятно читать.
Инструкция по написанию благодарственного письма
Без плана здесь не обойтись - на нем держится вся логичность и структурность документа:
- Начните с официального обращения, которое показывает, что адресат - уважаемый и значимый человек. Например, “Уважаемый (ая)” или “Уважаемые коллеги!”;
- Укажите лицо, от которого идет благодарность. Например, название компании, руководство организации или от какого-то конкретного лица;
- Теперь самая важная часть - нужно написать, за что вы благодарите человека. Самое верное решение - не использовать шаблонные фразы, а написать конкретнее в деталях, какую пользу принес этот человек, и как он ценен для коллектива и для руководства;
- Также хороший жест - пожелать таких же успехов в будущем и выразить надежду на дальнейшее сотрудничество;
- В конце подпишите письмо. Чем выше ранг подписавшего - тем более ценным будет письмо для адресата. Поставьте дату и проверьте на наличие ошибок.
