Кто может писать служебные записки
Составлять служебные записки могут все сотрудники организации, которые столкнулись с вопросом требующим консультации коллег.
Служебная записка может быть направлена любому сотруднику, в компетентность которого входит вопрос из служебной записки, от рядового работника, до руководителя предприятия.
Для чего нужна служебная записка
Высокую популярность имеют служебные записки в организациях с большим количеством подразделений, что вызывает сложности контроля над выполнением должностных обязанностей и соблюдения внутренних правил предприятия.
Необходимость составления записки может возникнуть при экстраординарных ситуациях, а ее текст зависит от цели написания. Также служебные записки используются для отображения рациональных предложений об усовершенствовании работы организации.
Причинами для составления служебной записки может стать:
- Зафиксировано нарушение, повлекшее за собой непредвиденные обстоятельства;
- Требуется вмешательство руководителя. Например необходимо дополнительное финансирование или технические средства для завершения проекта;
- Зафиксирован факт появления на рабочем месте сотрудника в наркотическом, токсическом или алкогольном опьянении;
- Предлагается премировать конкретных сотрудников по результатам выполненной работы или за другие достижения;
- Появилась необходимость отправить одного или нескольких сотрудников в командировку;
- Появилась необходимость досрочно вызвать на работу сотрудника из отпуска или выходного;
- Любая ситуация, решение которой невозможно без участия руководителя.
Контролировать работу подчиненных и документооборот очень удобно в программе Бизнес.Ру. В ней можно ставить задачи сотрудникам, распределяя поручения по степени важности и назначая ответственных за их выполнение.
Пример служебной записки
Пример служебной записки о подтверждении факта нахождения сотрудника в командировке.
Виды служебных записок
Виды служебных записок разделяются по указанной в них информации. Рассмотрим самые популярные:
- Запрос необходимой для работы информации или сведений, отсутствующих у сотрудника;
- Информирование руководителя о нарушениях, допущенных сотрудником при выполнении профессиональных обязанностей;
- Информирование о необходимости командировки;
- Предложение о премировании сотрудников;
- Донесение информации о проблемах возникших во время рабочего процесса.
Основные правила написания служебной записки
Основным правилом составления служебной записки, является четкое и краткое изложение причины обращения. Унифицированной формы записки нет, пишется произвольно, но необходимо учитывать приложения указанные в ГОСТ Р 7.0.97-2016, требующие наличия следующих данных:
- Обязательно наличие шапки, с указанием в ней адресата обращения. Указывается должность и ФИО сотрудника в дательном падеже;
- Название документа;
- Указывается дата и номер составления;
- Краткое и четкое изложение причины обращения;
- ФИО и название должности сотрудника составившего записку, подпись и расшифровка.
Адресат, должен иметь понимание, что именно желает сообщить отправитель, поэтому в служебной записке должны быть четко отображены:
- Точное указание сумм, например размер премии или зарплаты;
- Точное указание дат, например дата начала и окончания командировки;
- Основания для принятия мер, отображенных в служебной записке;
- Точный список материальных объектов, указанных в просьбе отправителя служебной записки;
- Точное указание данные всех лиц, фигурирующих в служебной записке.
Служебная записка обязательно регистрируется у секретаря организации, в качестве входящей корреспонденции, что гарантирует ее получение адресатом.
Обычно составляется руководителем подразделения, в случаях когда документ составлен рядовым сотрудником, он называется - докладная.
Срок хранения служебной записки
Опираясь на перечень управленческих документов подлежащих обязательному архивному хранению, которые образуются в процессе осуществления деятельности государственными органами, органами местного самоуправления и организациями, с указанными сроками хранения, Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558, обязует хранить служебные записки в архиве организации не менее 5 лет.
Руководитель предприятия имеет право продлить срок хранения, если возникает такая необходимость. Сроки хранения документации, оформленной в электронном виде, определяется на основании устава организации.
Как подать служебную записку в электронном виде
Нередко в организациях используется электронный товарооборот, что является весомой причиной для составления служебной записки в электронном виде.
В случае составления записки в электронном виде, она отправляется на корпоративную электронную почту организации, а дальнейшую сортировку и пересылку писем адресатам осуществляет секретарь.
Такой способ оформления документа экономит время сотрудников. Служебная записка в электронном виде составляется также, как и на бумаге. Рекомендуется ставить электронную подпись составителя записки.
Для того, чтобы быть уверенным, в получении служебной записки адресатом, при отправке запрашивается уведомление о прочтении отправленного письма.