Что такое пакинг лист
Упаковочный лист (в англ. яз. Packing List) - документ, сопровождающий партию товара при доставке покупателю.
В документе содержится информация о товаре, который находится в коробке, мешке или закреплен на паллете.
В России нет утвержденной формы бланка упаковочного листа, утвержденной законодательно. Поэтому отправитель груза может разработать форму сам, с учетом особенностей товара, либо скачать бланк упаковочного листа в Excel, предложенный в нашей статьей ниже.
Для чего нужен упаковочный лист
Этот тип документов используют при перемещении грузов силами служб доставки.
Если товар перемещается внутри России, то этот документ является желательным (так как экспедиторам привычней с ними работать, чем с накладными), но не обязательным.
Если же груз перемещается между двумя странами, то упаковочный лист необходим для таможенников. Причем он требуется как при экспорте, так и при импорте.
Таким образом, упаковочный лист нужен:
- для сотрудников логистических компаний и перевозчиков (проверка комплектации, информации о адресате и т.д);
- для таможенников (для этих же целей).
Обычно документ закрепляется на коробке (упаковке) таким образом, чтобы информацию можно было считать, не переворачивая груз.
Иногда на упаковке делается специальный карман с названием “Упаковочный лист”, чтобы было проще его найти.
Принципы оформления упаковочного листа
Записывать в упаковочный лист разрешено как на одиночный груз (одну позицию), так и на разные по типу товары. Главное, чтобы вся продукция была лежала в одной упаковке, т.е. ящике, коробке, мешке и т.д.
Упаковочный лист может быть прикреплен к грузу без других сопроводительных документов, но чаще его используют вместе со счетом-фактурой. Особенно в случаях, когда масса товаров, их объем различаются, т.е. отправляется много разнородной продукции в одной коробке.
Автоматизировать процесс заполнения документов и избежать ошибок при их оформлении помогает программа Бизнес.Ру. Она уже содержит готовые шаблоны, позволяет автоматически подставлять нужны данные, добавлять в них печати/подписи и обмениваться документами с организациями.
Правила составления упаковочного листа
Так как прописанной в законе формы сопроводительного упаковочного листа нет, его можно составить самостоятельно. Важно, чтобы в нем была информация (пункты, куда надо вписать):
- отправителя товара,
- получателя,
- адрес доставки (от страны до дома),
- виде упаковки,
- перечень товара (таблица) с объемом, количеством и весом.
Рекомендуется оформлять упаковочный лист без помарок и исправлений. Обычно он печатается, но может заполняться от руки (в этом случае просто надо распечатать бланк упаковочного листа из Excel).
Важно, чтобы на листе была подпись человека, который упаковал груз в коробку (паллету, мешок и т.п). То есть отправитель груза должен расписаться, что он собирал этот товар.
Крупные компании предпочитают ставить на упаковочный лист печать, однако в настоящее время это не требуется.
Надо ли переводить упаковочный лист при международном отправлении? Это требуется в обязательном порядке, так как таможенники должны быстро ознакомиться с содержанием коробки (мешка).
Сколько экземпляров упаковочного листа печатать? Минимально - два. Один находится у человека, который отправляет груз, второй - помещается (наклеивается) на саму упаковку товара.
Иногда упаковочный лист печатают и третий экземпляр, его вкладывают внутрь коробки (мешка), чтобы получатель мог сверить и быстро разобраться в причинах недокомплекта при необходимости.
Ведь если в упаковочном листе есть определенный товар, а в коробке его фактически нет, то ответственность за его отсутствие несет перевозчик (логистическая компания). А если товар был заказан, а в упаковочном листе о нем информации нет, то спрос уже с самого упаковщика (или менеджера интернет-магазина, который не собрал полный заказ).
Если же товар, указанный в упаковочном листе, был разбит, но сама упаковка не испорчена, вина также лежит на упаковщике. Ведь транспортная компания несет ответственность только за сохранность упаковки, но не за сохранение качества товара. Доказать вину перевозчика сложно, если товар в целой упаковке имел внутренние повреждения.
Пример составления упаковочного листа
- В самом начале документа посередине пишется название “Упаковочный лист.
- Ниже - название компании, которая отправляет товар, и более уточняющая информация (филиал, склад).
- В графе “к месту” пишется название получателя груза, адрес доставки.
- При наличие накладной пишется ее номер.
- Тип упаковки (мешок, коробка, ящик и пр).
- Сколько мест занимает груз (если больше одного).
- В таблице пишутся важные характеристики каждого из предметов в коробке:
- наименование;
единица измерения (штуки, литры, метры и т.п.),
количество,
вес;
примечание (важные характеристики товара, на которые должен обратить внимание грузчик, т.е. хрупкость, запрет переворачивать коробку и т.д). - Вес всего груза нетто (без упаковки) и брутто (вместе с упаковкой).
- Подпись упаковщика и тот, кто проверял его упаковку (от логистической фирмы).
- Дата составления документа указывается в самом низу.