Закупки на ЭТП уже прочно вошли в реалии современных бизнес-процессов. Однако не все компании до конца осознали необходимость онлайн-режима. К сожалению, серые схемы, авральный режим, отсутствие планирования, срочность – все это знакомо многим компаниям. Получение коммерческих предложений в обход ЭТП грозит завышенными цены и произволом коррупции. Как повысить эффективность закупок и снизить риски без потери качества? Достичь этого можно, работая на электронной торговой площадке (далее - ЭТП).
Но просто использовать электронную площадку — недостаточно. Чтобы эффективность закупок выросла, важно использовать ее правильно.
Подробный разбор организации работы на электронных торговых площадках от специалистов ONLINECONTRACT. Рассказываем и показываем на конкретных кейсах, что предпринять, чтобы эффективность закупок повысилась, а переход на ЭТП не выглядел просто как дань моде или выполнение требований начальства.
ЭТП нужно использовать с умом
Важность и нужность использования электронных торговых площадок сомнению не подлежит. Но мы много раз слышали, что компания вышла на ЭТП, а желаемого эффекта почему-то не получила.
Вот пример от одного из наших клиентов: когда компания только ещё начала проводить электронные закупки, за первые несколько раз никакой ощутимой выгоды она не ощутила, а потом цена на партию товара вдруг стала ещё выше, чем была. Когда начали разбираться в ситуации, оказалось, что отдел закупок воспринял ЭТП просто как новую систему документооборота, и после объявления торгов, как ни в чем не бывало, продолжал выбирать старых поставщиков, с которыми работал все это время. А чтобы соответствующее предложение вообще появилось, менеджеры компании заботливо звонили поставщику: мол, закупку объявили, извольте заявиться.
Конечно, это в корне неверно, и в этом случае ресурс ЭТП не используется в полной мере. Ведь ее суть - в поиске новых поставщиков, создании здоровой и открытой конкурентной среды и получение адекватной цены на продукты и услуги.
Специалисты ЭТП ONLINECONTRACT рассказывают, как повысить эффективность работы в электронных закупках и в конечном итоге получить ощутимую выгоду — прежде всего, финансовую. Но не надо забывать и о том, что оздоровление закупочных процессов влечет за собой и прозрачность, и уверенность в своих сотрудниках, и во многих случаях повышение эффективности работы всей компании.
Секрет №1: кадровый аудит
Возможно, ваш отдел закупок и текущих поставщиков связывают давние добрые отношения, и ваши сотрудники не хотят их упускать, поэтому даже если появляются новые выгодные предложения, они все равно делают свой выбор в пользу старых знакомых. Чтобы это исключить, необходимо провести внутренний кадровый аудит: сотрудники вашей компании при выборе поставщика должны ориентироваться исключительно на корпоративную выгоду, а не на свои собственные предпочтения. И уж совсем недопустимо, если закупки строятся на “серых” схемах, ведь в конечном итоге расплачиваться за это будет именно ваше предприятие.
Секрет №2: подробное заполнение заявки
Заявку на закупочную процедуру нужно заполнять так, чтобы у потенциального поставщика была вся необходимая информация. Возможно, если на ваши закупки стабильно не поступает больше двух-трех предложений, дело в том, что к составлению заявки подходят слишком формально и делают это по принципу “лишь бы сделать, а как — неважно”. Между тем, в заявке обязательно должна быть информация о цене, которую вы готовы заплатить, об объеме и периодичности поставок, точная спецификация на товар или услугу, которые вы хотите получить. Только в этом случае поставщик может реально оценить свои возможности. При этом чем больше поставщиков участвует в закупке, тем конкурентнее становится среда, а значит, - тем ниже может опуститься цена.
Секрет №3: укрупнение закупок
Правило крупного опта никто не отменял. Если до сих пор компания закупала, скажем, канцелярские товары для офиса раз в месяц, то нет смысла продолжать эту практику при переходе на ЭТП. Нетрудно подсчитать, сколько такого товара компания потребляет в год, поэтому лучше провести четыре квартальных закупки или даже две полугодовых, чем 12 ежемесячных. Как показывает практика, ту же самую бумагу для принтера при условии серьезного укрупнения закупки можно купить на 40 - 50% дешевле. Поставщиков на этом рынке десятки в каждом регионе, поэтому при условии правильно составленной заявки и хорошо рассчитанного объема, можно получить очень выгодное предложение.
К слову, укрупнение закупок может быть связано не только с периодичностью. К примеру, когда в рамках крупного холдинга консолидируются однотипные закупки нескольких компаний и проводится одна закупка. Это дает существенные выгоды.
Секрет №4: публикация годового плана закупок
Чтобы поставщики могли подготовиться к вашей закупке, оценить свои усилия и продумать наиболее выгодное предложение, необходимо, чтобы они заранее знали о нем. Поэтому мы всегда рекомендуем публиковать в открытых источниках годовой план закупок. Это своеобразная декларация о намерениях, которая информирует поставщиков о том, что, когда и в каком объеме будет закупать компания в наступающем году. Точно зная о том, что и когда вам понадобится, поставщики будут отслеживать появление ваших закупок, чтобы участвовать в них. Тогда вы получите более широкий и разнообразный спектр предложений. А значит, сможете выбрать наиболее выгодное из них.
Секрет №5: личный контроль руководства в случае крупных закупок
Многие компании вводят правило личного контроля руководителя за проведением крупной закупки. Например, в небольших компаниях это может быть организовано так: все закупки стоимостью от 100 тысяч рублей лично контролируются руководством. Он отслеживает проведение торгов, смотрит, сколько заявилось поставщиков, задает вопросы отделу закупок о том, какими критериями они руководствуются при выборе. Такой “ручной контроль” на первых этапах перехода на ЭТП помогает сразу же выстроить эффективную систему, приучает сотрудников задавать нужные вопросы, отвечать на них и выбирать максимально эффективные пути решения задачи.
Секрет №6: четкие критерии оценки заявки от поставщика
Нужно четко понимать, по каким критериям будет выбираться поставщик: составить чек-лист и четко ему следовать, не делая никаких исключений. Например, один из клиентов ЭТП ONLINECONTRACT разместил процедуру на закупку трубной продукции.
Заинтересовались 119 поставщиков, прислали свои заявки 9 участников закупки. Все эти заявки ранжировались и оценивались по строгой системе критериев: цена на продукцию, срок постоплаты, технологические предложения по поставке продукции, четкое выполнение требований к участнику закупки и среднегодовая выручка.
Строго следуя списку критериев, удалось выбрать оптимального поставщика. Кстати, благодаря большому количеству заявившихся поставщиков, удалось путем переторжки снизить стоимость закупки с 1,33 млрд рублей, запланированных изначально, до 874 миллионов. Сэкономить удалось 456,3 миллиона, а дисконт переторжки составил 34,24%.
Секрет № 7: не слишком короткий срок проведения закупки
Если компания размещает закупку, а через два дня закрывает его, то смысл электронных торгов теряется. Ведь глубинная суть этой процедуры — в том, чтобы получить максимум предложений, обеспечить максимальную конкурентность рынка и таким образом получить предложение с самой выгодной ценой при сохранении нужного качества товара и услуги. Поэтому нужно оставить определенный срок для того, чтобы на закупку заявился максимум поставщиков.
Зачастую такие “кратковременные” процедуры — фирменный способ отдела закупок схитрить: менеджеры заранее предупреждают “нужных” поставщиков, они готовят свои предложения, потом открывается электронная закупка, предупрежденные поставщики заявляются, после чего она закрывается. Вроде бы, все сделано по правилам, а эффект почему-то тот же: цена не снизилась ни на рубль. Но смысл электронной закупки заключается в том, чтобы получить максимум предложений, обеспечить прозрачность процедуры и дать поставщикам возможность подготовить свою заявку. Поэтому рекомендуемый срок проведения закупочной процедуры — не менее 7 дней.
Секрет №8: рассмотрение аналогов
Если в заявке вы укажете, что готовы рассматривать аналогичные решения, к вам могут обратиться поставщики с принципиально новыми для вас предложениями, способными повысить эффективность не только закупки, но и всей работы вашей компании. К примеру, если производственная компания решила заменить станки и выставляет заявку на их модификацию, то при рассмотрении аналогов может оказаться, что это не только будет выгоднее, но и качественно улучшит вашу технологическую схему.
Казалось бы, мы перечислили довольно очевидные процедурные шаги. Но именно их очевидность зачастую приводит к тому, что они не соблюдаются. Между тем, кратно уменьшать свои затраты на закупках реально — нужно грамотно подходить к проведению закупок, всё планировать и контролировать. А главное - помнить, что ЭТП - это не панацея, а инструмент, который принесет ощутимые результаты при правильном использовании.