Как правило, инвентаризацию проводят по окончанию года перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
Целью проведения инвентаризации является выявление фактического наличия соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета. Инвентаризация проводится не только в отношении имущества и обязательств, находящегося на балансе, но также
на забалансовых счетов.
Подготовка и проведение инвентаризации:
- издается приказ о проведении инвентаризации с указанием даты начала и окончания проведения, состав комиссии и другая отдельная информация для проведения инвентаризация. Можно использовать унифицированную форму для создания приказа;
- к началу проведения инвентаризации все имущество должно быть приведено в порядок, отработанны и проведены все документы в бухгалтерском учете;
- инвентаризационная комиссия проводит инвентаризацию имущества в присутствии материально- ответственного лица с письменного согласия;
- инвентаризация на складе проходит путем подсчета, взвешивания и т.д.;
- все данные заносятся в инвентарные описи, все расхождения записываются в сличительные ведомости;
- инвентарную опись подписывают все члены комиссии, если один из членов комиссии не присутствует при инвентаризации, то ее результаты могут быть признаны недействительными.
Выявленные недостачи или излишки, оформляется сличительной ведомостью.
Итоговым документом, в котором отражается вся информация по проведенной инвентаризации, является ведомость учета результатов инвентаризационной проверки.
После проведения инвентаризации, полученные данные обрабатываются и если выявлены расхождения, то предпринимаются следующие шаги. Если были выявлены излишки имущества, то излишки должны быть оприходованы и отнесены на результат организации . Необходимо установить причину излишков и выявить материально ответственных лиц, которые несут ответственность за это. Если была выявлена недостача, то тогда необходимо выявить виновное лицо. Виновное лицо должно возместить убытки организации. Если виновное лицо не установлено, то недостача списывается на издержки.
Результаты годовой инвентаризации отражаются в годовом отчете.