Если говорить простым языком, то командировка – это поездка работника с целью выполнения задания от работодателя. Причем в законе нет ограничений на то, какие это задание. Это может быть поездка на конференцию, встреча с клиентом из другого города и так далее. Даже поход за кофе для руководителя можно было бы приравнять к командировке.
Если бы не одно но…
Далеко не каждая поездка будет считаться командировкой. Важно выполнение определенных условий:
- конкретный временной промежуток;
- значительное удаление от постоянного места работы (здесь ситуация с кофе не подходит);
- работа сотрудника не связана с постоянными разъездами (дальнобойщика в командировку отправить вряд ли можно);
- сотрудник работает в штате организации.
Кроме того, далеко не всех сотрудников можно отправить в командировку. В категорию освобожденных от командировок входят беременные сотрудники, несовершеннолетние сотрудники и сотрудники, работающие по ученическому договору.
Как оформить командировку?
Командировка – не просто поездка по заданию от руководства. Она требует особого оформления. Так, например, вы не можете просто попросить сотрудника съездить в командировку. Согласно ТК РФ потребуется, как минимум, 3 документа:
Положение о командировках. В этом документе работодатель фиксирует правила командировок в своей организации. Этот документ нужен не только для того, чтобы его можно было показать контролирующим органам, он полезен и для внутренней организации сотрудников. Конкретной формы положения о командировках не существует, поэтому рекомендуем описывать в них все, что вам кажется полезным. Например, вы можете написать: какие должности могут ездить в командировку, как согласовывается командировка и кто за это отвечает, как оплачиваются расходы на командировку и так далее.
Приказ. Этот документ разрабатывается под конкретную командировку. В нем работодатель пишет сроки и цель командировки. При этом важно, чтобы цель соответствовала сфере деятельности компании, должностной инструкции командируемого и была измерима.
Существует типовая форма для приказа, однако, законодательство позволяет работодателям разработать и использовать собственную форму приказа.
Авансовый отчет. Сюда входят все билеты, выписки по банковской карте, посадочные талоны и другие расходные документы. После командировки сотрудник должен заполнить бланк авансового отчета, вписав в него все расходы, которые должен возместить работодатель.
На что смотрит налоговая?
Обычно вопросы возникают в случае с компаниями работающими на основной системе налогообложения или по системе “Доходы минус расходы”.
Для обоснования любой траты нужны документы. Например, для обоснования трат на перелет нужны не только билеты, но и посадочные талоны. В отдельных случаях поможет и фотоотчет из командировки. Если их нет, у налоговой могут возникнуть вопросы.
Кроме того, согласно закону, в суточные расходы на одного сотрудника можно включить не более 700 рублей, если командировка осуществляется в России и не более 2500, если вы отправляете работника за границу.
Если нет документов на командировку?
Отсутствие документов – лишняя головная боль для руководителя. Самое страшное, что может случиться – несчастный случай во время командировки. Без документов вы не сможете возместить сотруднику ущерб. А если сотрудник не получит денег, он обратиться в Трудовую инспекцию и работодателю точно несдобровать.
Лучше не закрывать глаза на такие важные документы, даже если вы не собираетесь в ближайшее время никого отправлять в командировку. Если вам нужна консультация или помощь в разработке документации, обратитесь к специалистам LT-Consult, мы обязательно вам поможем с этим.