С 1 июля 2020 года оборот немаркированной обуви в России запрещен. Каждая пара должна иметь уникальный код DataMatrix, а продавцы обязаны передавать сведения о продаже товаров в систему Честный Знак.
Разбираемся, как с этого момента устроен оборот продукции, отвечаем на частый вопрос — нужен ли рознице электронный документооборот, чтобы вести торговлю. В финале вас ждут пошаговые инструкции по внедрению маркировки и переходу на ЭДО.
Что такое электронный документооборот
ЭДО — обмен документами в электронном виде. Они подписываются электронной подписью и имеют полную юридическую силу наравне с бумажными.
Компании или ИП нужно иметь квалифицированную электронную подпись (КЭП) и подключиться к одному из операторов ЭДО.
Платить предстоит только за отправленные документы, причём чем их больше, тем дешевле будет стоить каждый.
Обмениваться можно всем, что обычно нужно бизнесу:
- договорами;
- письмами;
- актами и счет-фактурами;
- приказами;
- другими формами.
Процесс обмена происходит через систему оператора ЭДО. Все очень просто: отправитель создает документ, ставит свою электронную подпись и отправляет контрагенту. Если необходимо, адресат тоже ставит в документе свою подпись.
ЭДО гораздо удобнее “бумаги” как минимум по двум причинам:
1) не придётся тратить много времени на подписание документов, а потом долго ждать, пока почта дойдет до партнеров;
2) потерять важные договоры тоже невозможно — актуальные версии всегда хранятся в системе, а найти их можно за несколько секунд.
Суть системы маркировки
Маркировать обувь должен производитель или импортер, если товар ввозится в Россию из-за границы. Для этого он запрашивает для каждой единицы продукции уникальный код у оператора системы Честный Знак — Центра развития перспективных технологий (ЦРПТ). Для остатков коды по упрощенной схеме запрашивают продавцы.
После присвоения кодов вплоть до продажи конечному потребителю любые операции с товаром отражаются в системе маркировки.
Для этого все компании — не важно оптовые или розничные, большие или маленькие — при приёмке и реализации сканируют коды DataMatrix и отправляют информацию в Честный знак по интернету.
После того как в магазине обувь приобретает покупатель, конкретная пара считается выбывшей из оборота.
Нужно ли переходить на ЭДО для торговли маркированными товарами
Да, теперь это обязательное условие.
Обязательное применение электронного документооборота при действиях с маркированными товарами ввели с 01.07.2020 года.
Все операции с маркированной продукцией сопровождаются электронными универсальными передаточными документами (УПД). Бумажных накладных больше не будет.
Приемка товара должна теперь выглядеть так:
- Получение товара от поставщика. В УПД в отношении каждой единицы товара указан код маркировки, который уже зарегистрирован в системе Честный знак. Коды идентификации разрешено агрегировать в транспортную упаковку.
- Получатель считывает коды маркировки 2D-сканером. Если все верно, то можно принимать товар. Если нет, то поставщик должен переделать УПД.
- С момента передачи товара сведения о новом собственнике отражаются в системе маркировки.
Как начать работу в системе маркировки обуви
Зарегистрироваться в системе Честный знак
Завести личный кабинет на сайте и указать основные данные о компании.
Поставить оборудование, необходимое для работы с маркированными товарами
Как минимум нужны 2D-сканеры, которые умеют считывать двухмерный DataMatrix код, и онлайн-касса.
Часто на складе при большом объёме поставок удобнее иметь терминал сбора данных. При небольшом справится и хороший двухмерный сканер.
Чтобы маркировать остатки и в случае возврата снова вводить обувь в оборот, пригодится принтер этикеток.
Установить и обновить необходимое ПО
Кассовая программа и товароучетная система должны поддерживать работу с номенклатурой, уверенно распознавать штрих-коды и отправлять информацию в систему прослеживаемости.
Зарегистрировать онлайн-кассу и оформить договор с ОФД
Так владелец бизнеса сможет продавать товары в соответствии с актуальными требованиями 54-ФЗ и будет своевременно передавать фискальные данные в ФНС и Честный знак.
Перейти на ЭДО
Суть в том, чтобы подключиться к одному из Операторов электронного документооборота, а затем выслать приглашения контрагентам.
Порядок подключения к ЭДО
1. В первую очередь нужно получить усиленную квалифицированную цифровую подпись (если таковой ещё нет)
С помощью КЭП будут подписываться электронные УПД после приемки товара на складе. В дальнейшем ее предстоит продлевать каждый год.
2. Заключить договор с одним из операторов ЭДО, подключенных к системе Честный знак
В настоящее время (на момент написания статьи — август 2020 года) работать с маркированными товарами могут 16 операторов ЭДО.
3. Договориться со своими поставщиками о переходе на электронный документооборот
Даже если у ваших партнеров другой оператор ЭДО, это не станет проблемой — большинство из них совместимы друг с другом, для этого разработаны специальные сервисы.
Чаще всего новый порядок работы фиксируют в доп.соглашениях к основным договорам.
4. Финальным шагом станет обучить сотрудников основам работы в системе
Стоит показать, как отправлять контрагентам документы, как принимать или отклонять их. Обычно устраивают общее обучение и для каждого рабочего места готовят короткие инструкции.
—
Статья подготовлена ритейл-экспертами ПОРТ при информационной поддержке Романа Стрункина.
Если вам нужна помощь при внедрении маркировки или переходе на ЭДО, ответим на все вопросы. Пишите в комментариях к материалу и в соцсетях, приезжайте на консультации в наши офисы.
