Быстро обмениваться документами с партнерами, отправлять заявления в государственные органы без постоянных визитов к чиновникам, дистанционно подавать отчетность — мечта любого бизнеса. Все это можно устроить, имея электронную подпись.
Разбираемся, что такое ЭП и зачем она нужна, а также подробно рассказываем, сколько стоит, в какой срок делают и как получить.
Виды электронной подписи
Технически электронная подпись — это специальный файл с зашифрованным кодом. Он подтверждает принадлежность подписи ее владельцу, а также позволяет установить, вносились ли изменения в документ после его подписания.
Чаще всего выглядит как привычная флешка, на которой записаны нужные данные.
Простая
Самая доступная разновидность. По сути, это логин и пароль, которые принадлежат одному человеку.
- Граждане с ее помощью могут подавать обращения в государственные органы или подтверждать платежи в онлайн-банке.
- Компаниям она поможет наладить внутренний документооборот, ей можно подписывать служебные записки.
Использовать простую ЭП в электронном документообороте нельзя.
Неквалифицированная
Эта подпись формируется с помощью средств шифрования. Она подтверждает личность ее владельца и неизменность документа после его подписания.
Можно получить неквалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре или сгенерировать самостоятельно внутри компании.
Такую ЭП уже можно ограниченно использовать для электронного документооборота: подписывать контракты и обмениваться ими с контрагентами, использовать в личном кабинете на сайте налоговой.
Квалифицированная
Самая надежная электронная подпись. Главное отличие от неквалифицированной в том, что самостоятельно выпустить ее нельзя, это вправе сделать только Удостоверяющие центры, аккредитованные Министерством связи (и их официальные представители).
Именно КЭП имеет полную юридическую силу без всяких дополнительных условий.
С ее помощью можно без всяких ограничений взаимодействовать с государством:
- работать с онлайн-кассой и ОФД,
- продавать маркированные товары в привязке к системе электронного документооборота,
- отправлять отчетность в ПФР и ФСС,
- участвовать в закупках и электронных аукционах,
- подавать документы в суд и др.
Чтобы перевести бизнес на электронный документооборот без каких-либо ограничений, обязательно иметь именно квалифицированную электронную подпись.
Что понадобится для выдачи КЭП
Основной шаг для юридического лица — подготовить пакет документов и обратиться в удостоверяющий центр, аккредитованный Минсвязи (либо в официальные представительства этих УЦ).
Какие документы нужны
— Для ИП это обычно паспорт, ИНН, СНИЛС и свидетельство о государственной регистрации в качестве ИП (ОГРНИП).
— Компании должны предоставить учредительные документы (Устав, решение о назначении директора), свидетельства о государственной регистрации (ОГРН) и о постановке на учет в налоговой (ИНН).
Существенный момент: выбирайте удостоверяющий центр
а) в вашем городе;
б) удобный для вас территориально.
Это важно, поскольку за электронной подписью нужно будет лично явиться в офис.
Удаленно сделать это не получится. А прибегать к помощи третьих лиц, доверяя хотя бы кратковременный доступ к подобным данным, экономически небезопасно.
Сроки и стоимость
По времени получение электронной подписи с момента подачи документов занимает не больше 2-3 часов. Только в редких случаях может понадобиться несколько дней.
Цена ЭЦП, в среднем, от 2500 рублей. Обычно в эту стоимость входят оформление необходимых документов для Удостоверяющего центра, получение базового сертификата и его запись.
Клиент может предоставить свой носитель (USB флеш-накопитель) или записать КЭП на специальный защищенный носитель рутокен, это будет стоить еще плюс 2000-3000 рублей.
Пошаговый порядок получения электронной подписи для юридических лиц и ИП
Расскажем, как все обычно происходит, на примере услуги от торгово-сервисного центра ПОРТ, который выступает официальным представителем УЦ в Красноярске.
Шаг 1. Подготовить документы
Сделать копии документов из списка, поставить на них подпись руководителя, печать организации и написать слова «копия верна». Заверенные таким образом бумаги отсканировать.
Список документов на КЭП для предоставления в Удостоверяющий центр.pdf
Шаг 2. Заполнить анкету и отправить файлы на почту
Заполнить анкету в виде файла docx и отправить ее вместе со сканами на почту.
В письме мы просим клиентов указывать:
а) реквизиты организации;
б) контактный номер телефона в формате +7 111 111 1111 — на него отправляют информацию для подтверждения процесса.
Шаг 3. Оплатить счет, подписать договор
По реквизитам менеджеры выставляют счет на получение КЭП, его необходимо оплатить. Когда оплата поступает, направляем заявление, чтобы руководитель подписал его и отправил нам скан на e-mail.
Шаг 4. Немного подождать =)
Сотрудники заполняют документы на основании полученных данных и отправляют в Удостоверяющий центр ваше заявление.
Шаг 5. Приехать в офис и забрать готовую КЭП
Остаётся добраться до офиса, подписать оригиналы документов и взять подпись на носителе.
Итак, постарались понятно и коротко написать обо всем, что касается получения электронной подписи. Если у вас остались вопросы, вы можете задать их в комментариях или написать нам в соцсетях.
—
Статья подготовлена ритейл-экспертами ПОРТ.
