Увеличить количество времени в сутках невозможно, зато каждый из нас способен стать продуктивнее. Авторы деловых бестселлеров, общаясь с самыми успешными людьми планеты, пытаются найти универсальные советы по личной эффективности. Обычно их книги содержат несколько десятков правил. Мы же ограничимся семью.
Посвящайте утро важной работе
Если вы не занимаетесь достижением собственных целей, значит, вы занимаетесь достижением чужих целей. Каждый работник должен знать свою самую важную задачу и посвящать ей максимум усилий. Например, для менеджера по продажам это обзвон клиентов.
Почему же мы тратим наши лучшие часы на наименее важные дела? Многие из нас любят начинать день с самого лёгкого, но не самого важного: проверить электронную почту, подписать документы, почитать новости… Выделите утро для работы над самым важным или неприятным, чтобы сразу съесть лягушку. Закройте дверь кабинета, поставьте телефон на бесшумный режим, запретите себе реагировать на уведомления.
Замените список дел на календарь-планировщик
По результатам исследований*, 41 % пунктов из списка дел не выполняются. Да, такой список помогает ничего не забыть, но и вгоняет в стресс, ведь вы постоянно видите ворох самых разных обязанностей. Используйте в планировании электронный календарь или бумажный ежедневник, разбитые на 15-минутные блоки. Заполняйте блоки по мере появления задач. Так вы сразу будете знать, когда сможете выполнить задание. Планировать следует и проверку почты, и деловые звонки.
Если вам позвонили со «срочным» делом, изучите ваш календарь, найдите в нём свободный блок и уточните, можно ли отложить обсуждение вопроса до этого момента. Научитесь переносить решение непредвиденных проблем на свободное время, вместо того, чтобы нарушать своё расписание.
Поддерживать тонус
Секрет высокой продуктивности — в энергии и концентрации, а не во времени. Заботьтесь о своём здоровье. Высыпайтесь, ограничьте алкоголь и кофеин, поддерживайте здоровый вес, пейте много воды, занимайтесь спортом ежедневно (20 минут интенсивной ходьбы — уже достаточно). Придумайте для себя утренний ритуал: нужно вставать на час раньше всех и посвящать это время своему развитию (зарядка, душ, чтение, здоровый завтрак, медитация…).
Управление электронной почтой
Мозг воспринимает электронную почту и ленту новостей как игровой автомат. Открывая очередное письмо, вы радуетесь ссылке на интересную статью или рекламному баннеру, обещающему выгодное предложение, вопросу от коллеги, на который вы можете легко дать пояснение. В этот момент мозг вырабатывает немного гормона счастья дофамина, что заставляет вас всё чаще прибегать к этому действию.
Как взять электронку под контроль? Отказаться от всех подписок — они пытаются завладеть вашим вниманием. Отключить уведомления о входящих письмах — они нарушают вашу концентрацию и редко содержат срочную информацию. Проверяйте почту не больше трёх раз в день. Пользуйтесь правилом СОДА: открывая письмо, предпринимайте одно из четырёх действий (сделать / отложить, т. е. сразу занести дело в календарь-планировщик / делегировать / архивировать, или удалить).
Фокусироваться на главном
«Фокусироваться — значит, говорить ‘нет’» (Стив Джобс). Говоря «да» кому-то, вы отказываете себе в чём-то, возможно, более важном и нужном. Зачастую мы соглашаемся на предложения других людей, потому что боимся их разозлить, ранить, хотим всем нравиться, недооцениваем, сколько времени займет это дело, или просто не знаем собственных приоритетов. Разрешите себе отказываться, не испытывая чувства вины.
По результатам исследований*, высокопрофессиональные работники умственного труда тратят 41 % своего времени на второстепенные задачи, которые не приносят им удовольствия и могут быть выполнены другими сотрудниками.
Предполагается, что людям нравится выполнять побольше лёгких задач, чтобы чувствовать себя постоянно занятыми. Они ходят на скучные совещания, чтобы сменить обстановку, повидаться с коллегами.
Ограничьте количество встреч
Почему совещания часто неэффективны? Они начинаются с опозданием. На них присутствуют ненужные люди (их позвали на всякий случай). Большая часть обсуждений идёт вокруг тривиальных проблем, а не стратегических задач. В некоторых организациях принято целиком освобождать один день от совещаний (например, среду), чтобы дать возможность сотрудникам полностью сконцентрироваться на рабочих вопросах.
Для обсуждения текущих задач с командой рекомендуется собирать ежедневные летучки по 15 минут в одно и то же время. При этом лучше иметь большой таймер с обратным отсчётом времени. Используйте совещания как последнее средство, когда все другие форматы обсуждения не позволят решить задачу.
Самодисциплина
Прокрастинация — это не лень. «Это склонность избегать выполнения значимых, менее приятных дел путём придания первоочередной важности другим, более интересным и привлекательным занятиям»*. Эту привычку сложно побороть. Специалисты советуют визуализировать результат от выполнения и невыполнения дела. Например, что будет, если вы, выдохнув, таки совершите телефонный звонок по неприятному делу? Вы наконец-то решите проблемы, возможно, даже с лучшим результатом, чем ожидали. А если так и не позвоните? На вас будет продолжать давить начальник, а решаемая проблема только усугубится. Визуализация довольно убедительна и поможет найти силы для сложных задач.
Делайте пятиминутные перерывы каждые полчаса сконцентрированной работы: прогуляйтесь по коридору, посмотрите в окно, попейте воды, главное — отдалитесь от рабочего места. Занимайтесь одним делом за раз, многозадачность — крайне непродуктивна.
*Источник: 15 секретов управления временем: Как успешные люди успевают всё / Кевин Круз ; Пер. С англ. — М. : Альпина Паблишер, 2020. — 262 с. — (Серия «Альпина: саморазвитие»)
Как вы боретесь с переработками? Почему вам нравиться или не нравиться задерживаться на работе? Пишите комментарии, подписывайтесь на канал! Успехов!