Знакомый всем Excel даёт множество возможностей для бизнеса, особенно на первых этапах, когда возможности привлекать дополнительные сервисы нет. В этой статье разберёмся, с чем Excel поможет, а с чем не справится.
В небольшой компании, когда клиентов, менеджеров и продаж немного, собственник бизнеса или продавцы могут заносить в таблицы Excel данные о закупках/продажах/оплатах и таким образом вести многие бизнес-процессы:
- Отслеживать доходы и расходы,
- Вести учет движения денежных средств
- Вести учёт продаж и товарных остатков
- Рассчитывать рентабельность
- Составлять график работы сотрудников
- Создать несложную CRM для работы с клиентами
Если предприниматель владеет программой на продвинутом уровне, обладает аналитическими способностями и имеет время на настройку, Excel может стать бюджетным вариантом бизнес-аналитики: объединять данные нескольких листов и предоставлять отчёт, который он предварительно самостоятельно настроит.
Если вы не владеете Excel, в интернете есть множество шаблонов и статей на тему «Как вести управленческий учет бизнеса в Excel». Однако надо быть честными и не забывать о недостатках такого учёта, а именно:
- Данные придётся вводить вручную, а значит тратить время
- При вводе данных можно допустить ошибки
- Чтобы настроить понятный вид отчётов, нужно также потратить время
Согласитесь, у предпринимателей есть задачи важнее, чем заполнение таблиц?
Поэтому как ни крути, Excel для большинства бизнесменов – возможность хранения данных, а в качестве аналитики подойдёт лишь небольшим компаниям с малым количеством операций.
Если вы хотите снизить количество рутинных задач и получить данные в понятном виде - используйте готовые средства визуализации данных.
Безусловно, это следующий уровень, который намного ближе к бизнес-аналитике, чем Excel, однако будьте внимательны при выборе: многие сервисы, предлагающие визуализацию, забывают об автоматизации. Значит, по сути, представляют тот же Excel, но с преднастроенными визуализированными отчётами.
Такие сервисы выглядят красиво, но предлагают заносить данные самостоятельно, например, по банковским операциям или отгрузкам.
Менеджерам придётся дублировать данные из банковской выписки, 1С и других источников. Если компания развивается, а количество операций постоянно растёт, есть большая вероятность: допустить ошибки, а может быть и вовсе пропустить операцию.
Сервисы визуализации данных не исключают тот самый человеческий фактор, в результате которого появляются некорректные данные, а значит и неправильные результаты на выходе.
Представьте, если человек несколько дней не вносил операции в сервис, а руководитель зашёл взглянуть на отчёт – он увидит неверные данные, примет неверное решение и построит неверную стратегию.
Сервисы, предлагающие визуализацию, но использующие ручной ввод данных - это лучше, чем Excel, при этом здесь нет автоматизации, поэтому результаты могут быть некорректными.
Существует ли возможность не дублировать/не выгружать данные каждый день дополнительно в систему учета, не тратить много времени и получать нужные для управления бизнесом данные?
Да, если сервис бизнес-аналитики интегрируется с системами учёта, которые используются в организации. Например, с 1С, которую используют 90% компаний России и СНГ.
Если количество операций внушительно – более 300 в месяц, если предприниматель хочет получать расширенную аналитику по клиентам, по номенклатуре, по продажам, а не только визуализацию - необходим автоматизированный сервис, который самостоятельно собирает и обрабатывает данные.
В отличии от Excel и сервисов визуализации, автоматизированные сервисы бизнес-аналитики без участия сотрудников предоставляют важнейшие для руководителя виды отчётности:
- Отчет о движении денежных средств, чтобы понимать сколько денег есть у компании, откуда они приходят и на каких счетах находятся?
- Отчет о прибыли, который даёт ответ на вопрос - какую чистую прибыль компания заработала за период?
- Отчет о рентабельности даёт руководителю понять, на сколько рентабельны продажи/проекты компании?
- Отчет об остатках – какие товарные остатки есть у компании в количественном и денежном выражении?
- И другие отчёты.
Как понимаете, настроить подобный процесс в Excel практически нереально.
На изображении выше вы видите отчёт по продажам сервиса бизнес-аналитики Business Scanner, который создан для руководителей, желающих получать достоверные данные о бизнесе, не тратя много времени.
Сервис подходит для владельцев малых и средних компаний: сетей магазинов, салонов услуг, оптовых и производственных компаний. Доступен для использования на компьютере, планшете или мобильном телефоне с доступом в интернет.
Оставьте заявку на обратный звонок или запишитесь на бесплатную демонстрацию, чтобы лично оценить возможности Business Scanner для вашего бизнеса.
#бизнесаналитика #предиктивнаяаналитика #прогнозированиепродаж #прогнозпродаж #предпринимательство #увеличитьприбыль #rfmанализ #планфакт #когортныйанализ #поисканомалий