Бухгалтерам, особенно главным, часто приходится лавировать между желанием руководителя улучшить финансовые показатели и соблюдением законов. Можно сказать, что иногда мы ходим по лезвию ножа. Что же делать в этом случае?
Я поделюсь своим личным опытом, который меня выручает даже в сложных ситуациях.
Помните о законе «О бухучете»
Если возникает спорная ситуация или разногласия в плане оприходования документов, распоряжение на проведение операции должен дать руководитель. Это не пустые слова. Поднимите статью 7, в которой этот момент четко обозначен.
Внимательно читайте свой договор
Все ваши обязанности и ответственность должны четко оговариваться в трудовом договоре/контракте и договоре о материальной ответственности. Постарайтесь, чтобы все моменты были прописаны более подробно.
Нюансы проведения документов
Никогда не проводите подозрительные документы. Отказ может спровоцировать конфликт с руководством. Постарайтесь спокойно и аргументированно доказать свою правоту. При необходимости запросите договора, счета или заказы, подтверждающие правомерность сделки.
Сохраняйте переписку с начальством
Всегда сохраняйте всю переписку, приказы и распоряжения от руководства, особенно если они касаются спорных моментов. Не надейтесь на секретаря-делопроизводителя. Нужно иметь свой оригинальный экземпляр, который станет доказательством вашей невиновности.
Помните, что устные приказы вы ничем подтвердить не сможете. Если письменное распоряжение вам отказываются выдавать, напишите служебную записку в 2-х экземплярах на имя руководителя и зарегистрируйте ее в установленном порядке. Один бланк сохраните у себя.
Определите, за какой период вы несете ответственность
Иногда руководитель может вменить вам в вину ошибки предшественников. Чтобы этого не произошло, необходимо выполнить следующее:
· Проведите инвентаризацию сразу после трудоустройства.
· Оформите акт приема-передачи дел, в котором обязательно отразите, какие документы были переданы.
· Если были обнаружены недостатки, их также зафиксируйте в акте.
Сверяйте данные нарушений с числами, когда вы устроились на работу, пошли в отпуск или оформили больничный. В качестве вашего оправдания будут приказы нанимателя.
Где хранить пароли?
Обязательно установите пароль на компьютер. Постарайтесь избегать общепринятых УНП, даты рождения или набора единиц. Все пароли от рабочего стола, банка, личного кабинета налоговой и фонда, записанные на бумажном носителе, не храните на видном месте.
Анализируйте взаиморасчеты
Регулярный анализ взаиморасчетов покажет, в полной ли мере сдаются первичные документы в бухгалтерию. Особенно это важно, если вы работаете по предоплате. Анализ оплаты и задолженности в полной мере отразит проблемы на этом участке.
Отчетность
Ошибки бывают у всех, особенно в горячий период. Постарайтесь составить свой рабочий график таким образом, чтобы успевать формировать промежуточную отчетность. С ее помощью можно выявить типовые ошибки и вовремя исправить их.
Описанные варианты помогут обезопасить бухгалтера от рисков и избежать типовых ошибок.