Все совпадения случайны, ситуации 100% вымышлены.
- Не читайте вводные от агентства, не слушайте объяснений потенциального исполнителя, игнорируйте просьбы изучить матчасть или почитать мануал, чтобы вам было проще вести переговоры и общаться с менеджерами будущего подрядчика.
- Не выясняйте, что означает тот или иной термин, который вы собираетесь использовать в своем техническом задании. Пусть вы путаете понятия «лендинг» и «форма регистрации», не понимаете, что «онлайн-трансляция» и «прямой эфир» — синонимы, не знаете, что такое «экраны лендинга»… Внесите элементы головоломки в общение в подрядчиком — пусть попробует разгадать! Иначе, зачем он вам вообще. На все уточняющие вопросы отвечайте уклончиво или начинайте нервничать.
- Не давайте примеров реализации. Вообще. Никогда. На примеры, предоставленные агентством, закатывайте глаза/тяжело вздыхайте/многозначительно молчите и просите «поиграть со шрифтами», «предложить что-то более свежее» или «изучить западный опыт». Примеров, повторяю, не давайте.
- Не разбирайтесь, какие этапы работы включает тот иной пункт в вашем ТЗ и какова их последовательность. От попыток объяснить вам нюансы — уходите. И снова — путайтесь в терминологии. Указали «создание лендинга» в техническом задании, а теперь поищите в смете строчку «создание страницы мероприятия». Не нашли? Смело задавайте подрядчику вопрос, где же она. Вы же старательно выполнили пункт 0 наших вредных советов и не читали вводные, помогающие в работе.
- Бриф заполняйте максимально сухо, общо, неподробно и неинформативно. Множество вопросов можно просто пропустить или поставить прочерк. Хороший подрядчик на то и хороший, чтобы догадаться обо всем, что вы не указали, забыли или вообще нигде, кроме своей головы, не спланировали.
- Читайте как можно невнимательнее, путайтесь в датах, ценах, сроках — это внесет разнообразие в скучную жизнь ивент-менеджера со стороны подрядчика. Совсем ничего страшного, если в ответ на сообщение «созвонимся завтра, 20 августа, и обсудим детали» вы 20 августа скажете, что «завтра вы не можете, поэтому давайте сегодня». В конце концов, это просто мило, и в итоге же вы созвонились!
- Почаще меняйте решения, вводные, контакты, команду, задачи и цели. Не сообщайте об этом своему исполнителю — чтобы не отвлекать от изначально оговоренного алгоритма, в котором он работает.
- Всячески старайтесь оттянуть подписание договора и оплату. Топите за 100% пост-оплату через 90 рабочих дней, ссылаясь на то, что другие так тоже делают.
- Не указывайте в ТЗ формат проведения мероприятия. Пусть подрядчик сам догадается, нужен ли вам зал, на какое количество человек вам нужен зал, где этот зал должен территориально располагаться, в какой стилистике оформлен и будет ли при этом онлайн-трансляция. Ничего страшного, если в итоге ваша научная конференция с приглашенными зарубежными спикерами пройдет в пространстве завода за МКАДом.
- О том, что вам нужны переводчики-синхронисты на 3 языка (с трансляцией, конечно) сообщите накануне. Вечером. По факсу.
- Накануне события введите в коммуникацию самого главного начальника, которому раньше было чем заняться, а теперь он обратил свой взор на вас и СЕЙЧАС. ВСЕ. НАДО БУДЕТ. ПОМЕНЯТЬ.
- Если ваша компания является посредником между заказчиком и подрядчиком, то никогда не уточняйте у заказчика детали. К черту подробности! Совершенно неважно, что заказчик имеет в виду под тем или иным требованием, каковы его ожидания и какой результат он хочет видеть. Что-нибудь да получится!
- Лучше вообще не представлять себе ни один из процессов в организации событий. Пусть некоторые пункты вашего технического задания будут нелогичны, невыполнимы, а еще лучше — противоречить здравому смыслу и друг другу. Не спрашивайте себя «Зачем мне это?». Ну и что, что расходы вырастут в несколько раз — один раз живете! Правда, бюджета на это у вас нет. Но вы пообещаете в той самой пост-оплате все компенсировать.
- Требуйте оценки бюджета в срочном порядке и исключительно по вашему ТЗ, без выяснения деталей. Лучше — на следующий день, еще лучше — прислать ТЗ накануне, ближе к концу рабочего дня.
- Не фиксируйте, о чем договорились с подрядчиком. Ничего страшного, если вы на следующий день совсем не помните, о чем вели беседу и к чему пришли в итоге. Задавайте те же самые вопросы еще несколько раз. У подрядчика вы, конечно, единственный клиент. Конечно, самый любимый. Проверено.
- Не забывайте почаще задавать вопросы «Почему так дорого?», «Разве это оплачивается отдельно?», «Мне это кажется необязательным, уберите» (в отношении «несущих конструкций») или «Неужели нет какого-то бюджетного решения, мне говорили, вы можете сделать идеально при любом бюджете».
Фантазировали на свободную тему Полина Баева и Наталия Франкель
Добавляйте свои! :)