Удивительное дело, всего несколько десятилетий назад стандартный набор офисной техники выглядел примерно так: механическая печатная машинка, телефон, калькулятор и обязательный атрибут – деревянные счеты. Что уж говорить, даже копию документа было сделать не так просто. Для этого копировальную бумагу подкладывали под оригинал и в процессе набора документа одновременно «рождалась» и его копия. Был еще один не менее быстрый способ копирования – переписать документ вручную. Теперь представьте, сколько страниц может напечатать принтер сегодня. Больше 50 страниц в минуту и всего с помощью двух кликов мышки.
Что такое оргтехника сегодня?
Организационная техника или оргтехника – это техническое оборудование, обеспечивающее работу любого офиса, вне зависимости от вида деятельности компании. По факту оргтехника – это все технологические устройства, которые помогают оптимизировать и ускорить работу офисных сотрудников.
Разновидности организационной техники:
- электронно-вычислительные машины;
- печатающие и множительно-копировальные устройства;
- телефоны и факсимильные аппараты;
- устройства для проведения конференций;
- электронно-цифровые аппараты;
- счётчики купюр;
- контрольно-кассовые аппараты.
Зачастую под оргтехникой подразумевают не только ПК и сопутствующую технику, но и канцелярские принадлежности, электрический чайник, микроволновку, вентилятор и иную бытовую технику. Безусловно, все упомянутые приборы облегчают быт работников компании, однако не оказывают никакого влияния на производительность труда.
В связи с чем в обязанность бухгалтерии вменено ведение учета оргтехники и расходных материалов к ней. Бухгалтер имеет право отнести к оргтехнике исключительно лишь то оборудование, которое перечислено в классификаторе ОК 013-2014.
Самые востребованные виды оргтехники
Персональный компьютер. Среди всей офисной техники первое место по значимости отводится компьютеру. Большая часть нашего рабочего времени посвящена именно ему. ПК – это электронно-цифровой аппарат, главная задача которого заключается в хранении и обработке данных любого содержания, объема и сложности. Он имеет обширный функционал и его используют для ввода информации, создания текстов, электронных таблиц, изображений, презентаций, просмотра web-страниц, работы с электронной почтой и видеоматериалами. Самый минимальный состав любого ПК: системный блок, монитор и устройства для ввода данных: клавиатура и мышь.
ПК может быть различных форматов и назначений: настольный ПК или десктоп; моноблок; ноутбук или лаптоп; неттоп; планшетный ПК или планшет; сервер.
Принтер. Если в офисе имеется хотя бы один ПК, то соответственно для создания печатных копий нужен и принтер. Без него не обойтись, если нужно будет распечатать деловую документацию.
Таким образом, принтер представляет собой устройство, предназначенное для переноса информации – текста или изображения на бумагу. Они различаются по принципу работы, количеству цветов, типу чернил и печатаемого материала, назначению и другим параметрам. Основные виды принтеров: матричные, светодиодные, струйные, лазерные, сублимационные, СНПЧ, фотопринтеры, 3D принтеры, термопринтеры.
МФУ. Многофункциональное устройство – это устройство, которое является одновременно принтером, сканером и ксероксом. В последнее время набирает все большую популярность, поскольку он один заменяет сразу три аппарата и может копировать, сканировать и распечатывать. Среди других достоинств МФУ: автономная работа без ПК, компактность, экономичность и удобство использования. Существуют лазерные, струйные и светодиодные МФУ.
Группы оргтехники:
- для оперативной обработки данных: ПК, ноутбуки, планшеты, серверы, калькуляторы, микрокалькуляторы, электронные записные книжки;
- для обработки документов: маркировальные машины, ламинаторы, брошюровальные машины, адресовальные машины, нумераторы;
- для создания и копирования: печатные машинки, принтеры, диктофоны, ризографы, ксероксы, сканеры, МФУ;
- чертежная и конструкторская техника: графические дисплеи, трафареты, плоттеры, штриховальное оборудование, чертежные доски, широкоформатные принтеры;
- для регистрации и обработки данных: нумераторы, считыватели штрих-кодов, шредеры, сканеры штрих-кодов;
- для презентаций: экраны, мультимедийный проекторы, интерактивные и магнитно-маркерные доски, интерактивное оборудование.
- для связи: телефоны, факсы, переговорные устройства, приборы поисково-взрывной сигнализации, станции АТС.
Правила работы с оргтехникой
При работе с оргтехникой необходимо выполнять обязательные требования:
1. Бережное обращение, так как любая организационная техника требует аккуратной эксплуатации;
2. Работать с техникой чистыми руками и соблюдать правила личной гигиены;
3. Следить за тем, чтобы и сама оргтехника была чистая, к примеру, раз в два месяца стоит заглянуть внутрь корпуса ПК и почистить в случае необходимости;
4. Своевременно производить замену расходных материалов, а при заправке оргтехники воспользоваться средствами индивидуальной защиты: маски, перчатки и т.п.;
5. Не трогать руками разъемы, которые относятся к соединительным кабелям, и не прикасаться к питающим проводам;
6. Соблюдать правила электробезопасности, а при наличии неисправности и повреждении проводов обесточить оборудование;
7. Не использовать неисправную или поврежденную оргтехнику, выключить ее и обратиться за помощью к профессионалам.
Преимущества профессионального обслуживания оргтехники
От правильного выбора оргтехники напрямую зависит мобильность работы всей компании. Однако даже самому надежному оборудованию в процессе эксплуатации потребуется профессиональное обслуживание. Если компания серьезно относится к ремонту и обслуживанию оргтехники, то она избежит таких неприятных сюрпризов, как непредвиденный ремонт и простой в работе из-за поломки ПК или МФУ. Поэтому при выборе оргтехники рекомендуется сразу же решить вопрос о том, кто ее будет обслуживать и ремонтировать.
Преимущества квалифицированного обслуживания оргтехники:
- бесперебойная и эффективная работа компании;
- поддержание оргтехники в рабочем состоянии и своевременная профилактика поможет избежать форс-мажоров;
- регулярное обслуживание дешевле дорогостоящего ремонта – результата использования оборудования с небольшими нарушениями в работе;
- надежная работа оборудования и уменьшение расхода материалов;
- увеличение срока службы;
- все работы производят высококлассные сертифицированные специалисты;
- гарантия на сервисное обслуживание.
Если вашей компании нужны качественные, своевременные и доступные услуги по обслуживанию организационной техники, то лучший выбор – это IT-аутсорсинг.
IT-компания «+Альянс» предлагает весь спектр услуг по профессиональному обслуживанию офисной техники.