Важность секретаря как части организации трудового процесса в компании нередко принято недооценивать. На самом деле в обязанности секретаря входит широкий круг работ. Секретарь также может обладать квалификацией делопроизводителя в зависимости от особенностей деятельности компании. Наряду с профессиональными навыками сотрудник должен обладать рядом личностных качеств, оперативно справляться с рядовыми задачами (уладить конфликтную ситуацию в приёмной, заварить кофе и многими другими). Однако, найти действительно хорошего секретаря с высокой квалификацией довольно непросто. Связано это с тем, что на эту должность могут претендовать молодые люди, имеющие за плечами лишь среднее образование и профильные курсы. Эксперты кадрового агентства «Фаворит» делятся, по каким критериям удастся найти секретаря, отвечающим высоким требованиям, а также куда обратиться за помощью в поиске персонала.
Каким требованиям должен соответствовать секретарь
В настоящее время выделяют 2 группы специалистов в зависимости от спектра их обязанностей. Это первое, что следует учитывать в процессе поиска секретаря.
Первая группа — сотрудник для приемной. Такой секретарь подчиняется непосредственно руководителю компании, выполняя его поручения по организации работы в офисе. Работник должен выглядеть презентабельно, умело находить контакт с посетителями, принимать звонки, вести график встреч руководителя и многое другое.
Секретари-референты выполняют более широкий спектр обязанностей. К примеру, следят за обеспечением офиса канцелярией и продуктами питания, планируют командировки начальства, работают с документацией и др.
Чтобы максимально сократить круг претендентов или сразу подобрать надежного сотрудника, стоит воспользоваться услугой подбора секретаря в кадровом агентстве «Фаворит». Найти офис-менеджера можно и самостоятельно, но мы сэкономим Ваше время и деньги.
Как проверить квалификацию потенциального сотрудника
Качество выполнения вышеперечисленных обязанностей обязан проверить работодатель во время стажировки сотрудника. Однако, прежде, чем тратить время на проверку профессиональных качеств специалиста, стоит обратить внимание на личностные качества претендента.
Секретарь — это молодой амбициозный человек, который готов к условиям многозадачность. Специалист должен быть дружелюбным и коммуникабельным.