В эпоху инноваций многие компании начинают задумываться над переходом на электронный документооборот.
Как сделать это быстро, без существенных затрат, стресса для сотрудников и максимальным эффектом для бизнеса?
Чтобы развеять страхи и вдохновить вас на инновации мы поделимся подробным алгоритмом действий:
Шаг 1 - Получение сертификата открытого ключа ЭЦП организации.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — реквизит электронного документа, получаемый благодаря криптографической трансформации информации с использованием особого ключа. Прилагается к документу, чтобы установить аутентичность: ЭЦП является доказательством факта подписания и подтверждает, что подпись поставил именно владелец сертификата ключа подписи.
Ключ ЭЦП выдается руководителю организации либо иному лицу, уполномоченному в соответствии с законодательством РБ или доверенностью действовать от имени этого юридического лица, индивидуального предпринимателя. Для работы с электронными накладными можно использовать ключ ЭЦП, изданный удостоверяющим центром РУП "Информационный издательский центр по налогам и сборам" , Республиканским удостоверяющим центром, у них же его можно и приобрести.
Шаг 2 - Получение легитимного GLN-номера.
GLN-номер — международный идентификатор участника электронного документооборота (обязателен для работы с электронными накладными).
Для получения GLN-номера необходимо обратиться в Ассоциацию ГС1 Бел.
Шаг 3 - Выбор варианта работы с EDI-платформой TOPBY.
Мы предлагаем 2 варианта работы с EDI-провайдером:
- Использование Web-интерфейса - решение подходит в основном для небольших компаний, зачастую не имеющих собственной учетной системы (УС), документооборот которых небольшого объема. Всю необходимую работу с документами пользователь может осуществлять, используя интерфейс сайта http://ctt.by/ (отправлять и получать заказы/ответы на заказы/э-накладные и пр.).
Для начала работы достаточно наличия интернета и веб-браузера.
- Интеграция с учетной системой пользователя (прямой EDI-обмен) - решение предназначено в основном для компаний с большим объемом документооборота. Используя данный вариант подключения, автоматизируется отправка и получение всех документов непосредственно из УС. Данный вариант подключения наиболее эффективен.
Для запуска решения потребуется установка и настройка дополнительного программного обеспечения.
Шаг 4 - Подключение к системе электронного документооборота в качестве участника – заключение соглашение с аттестованным EDI-провайдером TOPBY.
Для этого необходимо зайти на сайт http://ctt.by/, заполнить форму, кликнув кнопку "Подключиться" или заказать обратный звонок, в таком случае специалист свяжется с Вами и направит все необходимые формы для заполнения заявки.
Шаг 5 - Оповещение своих контрагентов о переходе электронный документооборот.
Для начала работы с электронными документами необходимо оповестить своих контрагентов, уведомив их официальным письмом с копией на EDI-провайдера TOPBY. Для обмена электронными накладными ваши контрагенты также должны быть участниками системы электронного документооборота.
Шаг 6 - Проведение внутреннего обучения сотрудников.
Разошлите сотрудникам подробные инструкции работы с платформой TOPBY, которые будут предоставлены сразу после подключения. Расскажите, чем же будет полезен для них переход на электронный документооборот. К примеру, сэкономит время, избавит их от многих рутинных задач, сократит риски допустить ошибку либо потерять важные документов. Помните, для эффективной и приносящей пользу работы документооборота, сотрудники должны понять для себя его ценность и действительно начать обмениваться документами в электронном формате.
В отличие от многих способов оптимизации бизнеса, EDI-платформа TOPBY - инструмент, пользу которого можно ощутить прямо на старте, просто подсчитав экономию ресурсов, которую удастся достичь с новым решением.
Надеемся, наш алгоритм будет полезен Вам и вдохновит на первые шаги в трансформации документооборота вашего бизнеса
Подключайтесь уже сейчас на http://ctt.by/ !