Закон запрещает компаниям уничтожать документы сразу после того, как они выполнили свою функцию. Если к вам придет проверка, а вы не сможете предоставить все нужные бумаги, придется понести финансовые потери и сильно понервничать.
Но хранение лишних документов тоже выкачивает деньги из бизнеса - на содержание архивных площадей, например. Поэтому важно учитывать, что рано или поздно у большинства из них истекает срок. Некоторые хранятся от 1 до 5 лет, другие - от 10 до 75 лет. Этот срок нужно считать с 1 января года, следующего за годом, когда документ отработал своё.
Следить за актуальностью архива своими силами довольно сложно. Поэтому мы не только храним и обрабатываем документы, но и помогаем отслеживать сроки давности, чтобы вам не пришлось тратить деньги на содержание лишних бумаг. По итогам месяца мы присылаем уведомления в виде отчета и предлагаем услугу конфиденциальное уничтожение документов.
Предлагаем вам ознакомиться с основными сроками хранения документов. Но чтобы точно учесть все нюансы и не столкнуться со штрафами, лучше обратиться к профессионалам.
Кадровые документы - от 5 до 75 лет
- Графики и журналы учета рабочего времени хранят 5 лет, а при тяжелых и опасных условиях труда – 75 лет.
- Остальные кадровые документы - 50 лет для документов, оформленных после 2003 года, и 75 лет - до 2003 года.
Страховые взносы - от 5 до 75 лет
- Дольше всего хранят расчеты по взносам на обязательное пенсионное страхование - 50 лет для документов, оформленных после 2003 года, и 75 лет - до 2003 года.
Финансовые документы - 5 лет
- Кредитные и заемные договоры, документы, подтверждающие предоставление средств, а также договоры банковского счета хранят 5 лет после того, как закончится срок действия договора.
- Документы на открытие, закрытие или переоформление расчетных счетов - 5 лет.
Бухгалтерская отчетность - 5 лет для большинства документов
Но есть исключения:
- Годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно.
- Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на выдачу зарплаты и других выплат - 6 лет. Если нет лицевых счетов – 50 или 75 лет, если оформлены до 2003 года.
- Документы о недостачах, растратах или хищениях 10 лет после возмещения ущерба. Если завели уголовное дело, то до принятия решения.