Одна из основных статей расходов для малого и среднего бизнеса - это аренда. Оплата офиса каждый месяц выкачивает из бюджета компании солидную сумму. Особенно остро предприниматели почувствовали это с началом пандемии. Когда сотрудников пришлось распустить по домам, а прибыль резко упала, было нелегко выполнять обязательства перед арендодателями.
Владельцы бизнеса задумались о переводе офиса на удаленную работу. Преимущества очевидны: за помещение платить не нужно, к тому же снижается риск, что в один момент вирус отправит половину штата на больничный.
Современные технологии и средства связи позволяют эффективно организовать работу коллектива вне офиса. Но остается загвоздка: что делать с архивом. Спрятать в гараже у директора не получится - есть бумаги, которые понадобятся в любой момент. Да и безопасность такого хранения не внушает доверия. А потеря документов грозит большими штрафами. И как обеспечить доступ к корпоративной информации для сотрудников, если они работают дома в разных точках города?
На выручку приходят внеофисное хранение и оцифровка архива в RB Solutions. Они помогут решить сразу несколько проблем.
- Отказ от офиса и непосильных платежей за аренду. Больше никаких стеллажей с бумагами, которые держат вас на одном месте, как якорь.
- Безопасность и сохранность архива в хранилище с охраной, системами видеонаблюдения, пожаротушения и климат-контролем.
- Готовность к проверкам. Когда документы систематизированы и можно оперативно найти каждый из них, штрафы не страшны.
- Доступ к архиву из любой точки мира со смартфона или ноутбука. Работа сотрудников быстрее и эффективнее, чем в офисе, где приходится тратить время на поиск каждой бумаги.
И всё это - только вершина айсберга. Самостоятельное хранение документов скрывает и другие расходы помимо аренды площадей: операции поиска, доставка, уничтожение, закупка стеллажей, коробов и канцелярии. Стоит присмотреться к мелким тратам, которые складываются в крупные суммы.
Прежде чем принимать решение, вы можете оценить выгоду от перехода на внеофисное хранение. Отправьте заявку, мы приедем, проведем внутренний анализ, изучим состояние архива и составим отчет экономии. И уже на основе нашего отчета вы сможете определиться, как выгоднее оптимизировать расходы.