Каждый год архив компании растет. И если на первом этапе достаточно пары стеллажей в кабинете бухгалтера, то со временем вы наблюдаете, как архив отнимает всё больше пространства. Поэтому самая заметная строка в бюджете компании на содержание бумаг - это архивные площади.
Так рождается распространенная ошибка при анализе денежных затрат на самостоятельное хранение, когда из расчетов исключается все, кроме стоимости аренды. Однако такой подход не отражает реальную картину издержек.
В действительности архив это:
- место, где хранятся бумаги,
- персонал, который работает с документами,
- время на операции (а время - деньги),
- оборудование и расходные материалы.
Последний пункт оказывается самым незаметным. Компания в любом случае закупает мебель, технику и канцелярию время от времени. Очередной стеллаж, принтер или папки для документов не воспринимаются, как отдельная статья расходов на архив. Но если отследить, сколько денег было потрачено на эти мелочи за год, можно обнаружить приличную сумму.
Время на операции: поиск, возврат, сканирование, копирование, уничтожение - тоже мало кто учитывает. Всё это привычно вплетается в основные задачи сотрудников. Но каждая минута работы персонала имеет свою цену. А минуты складываются в часы и дни работы, которые могли быть потрачены на то, что приносит, а не отнимает деньги у бизнеса.
На время, которое отнимает работа с архивом, можно посмотреть еще и с другой стороны. Как правило, документы нужны для кого-то извне и очень срочно. Прежде всего речь о клиентах. И если у вас не получается быстро найти договор или накладную, клиент нервничает и может променять вас на подрядчика, который организовал свою работу более эффективно.
Или вы можете:
- повысить уровень сервиса за счет быстрой работы,
- в разы сократить затраты на операции,
- отказаться от лишних офисных расходов.
Мы поможем вам посчитать все текущие затраты на архив и оценить выгоды от перехода на внеофисное хранение.