Привет, читатель! Эта статья потребует от тебя времени чтения порядка 5 минут, а вот то, что делают предприниматели по этой статье – требует минимум полгода. Речь идёт о формализации бизнес-процессов компании.
Не буди лихо, пока оно тихо – это о подходе. Многие предприниматели не идут в сторону описания бизнес-процессов (далее БП) по нескольким причинам.
Первая – это позиция «итак, всё в порядке», работаем и работаем – клиенты и заказы есть, что ещё нужно? Да, до поры до времени такой подход оправдан. И в то же время любая нестабильность в покупательском поведении клиентов, изменении в законодательстве, изменении в рынке, вносит хаос в ту культуру управления и менеджмента компании, где нет чёткой картины зон ответственности каждого, где нет ясного понимания конечного результата (продукта деятельности каждого сотрудника) – всё это может спровоцировать резкий спад эффективности компании.
Вторая, не менее пугающая перспектива пойти и описать БП – это внутренний саботаж сотрудников всяческим изменениям. Если начнут описывать БП (думают они), то вся наша спокойная жизнь на этом закончится. Всё, что мы так тщательно скрывали от руководства, может быть выведено наружу! Нет! Нам не нужны такие изменения – хором голосят сотрудники. Это же просто, делай раз, делай два – каждому дураку ясно, нечего тут описывать! Каждый справится…
Третья причина – это неудачный опыт. Попробовали – не получилось. Стало только хуже. Да, такое бывает при резких и кардинальных изменениях, при подходе, который не учитывает реальные БП, проходящие на местах. Тогда описанные БП становятся громоздкими, лишними и тормозящими деятельность сотрудников. Появляются «хаки» – лазейки, чтоб не заполнять отчёт, или удаляются данные, чтоб не отчитываться лишний раз, ну или кто-то просто не делает свою работу.
Наверное, причин может быть больше чем три, однако я решил ограничиться ими и сосредоточить ваше внимание на ключевых составляющих описания бизнес-процессов, чтобы у вас получилось.
- Найдите для себя цель. Ради чего вы хотите, чтоб ваши БП были описаны? Зная цель, легче удерживать фокус и свою мотивацию как управленца – легче выдерживать сопротивление коллектива.
- Выберете наиболее простой участок вашей деятельности для тренировки, если решите делать это самостоятельно. А если решите поручить это консультантам – у вас будет возможность на входе оценить их работу.
- Подберите ту методику описания бизнес-процессов, которая нужным образом отвечает специфике деятельности вашей компании, и ту методику, которая может работать на нужном вам уровне абстракции (с нужной детализацией).
- Отдайте почитать ваше творение вашим домочадцам лм коллегам - как они поняли? Сохранилась ли логика. Все ли верно - соберите критику, да это полезно : )
- Составьте дерево процессов или карту процессов. Посмотрите целиком на все составляющие. Расставьте затрачиваемое время на процесс (шаг) как происходит сейчас, напишите время которое вы бы хотели чтоб тратилось. Подумайте за счет чего это можно сделать.
- Оптимизируйте, найдите ошибки, сделайте процессы проще и понятнее.
- Внедряйте!
О технологиях описания бизнес-процессов будет в следующей статье.