Мы попытаемся дать перечень основных ошибок и пути к их исправлению, таким образом Вы гарантированно избежите любых штрафов и разбирательств. Данная статья будет полезна не только в моменте для людей, у которых уже имеется электронная трудовая книжка, но и для тех, кто получит ее в будущем.
Можно ли уведомить сотрудников дистанционно?
Да, но для этого в компании должен существовать локальный нормативно правовой акт, в котором соответствующий удаленный способ передачи информации будет прописан. Более того, с этим актом необходимо ознакомить каждого сотрудника под подпись.
Если же Вы погорячились и дело уже сделано, а локального акта нет - не беда, достаточно лишь составить приказ о внесении изменений в существующий локальный акт (или составить акт с нуля) и договориться с сотрудниками о проставлении подписей задним числом.
Каким должно быть уведомление?
Неправильное уведомление содержит лишь информацию о том, что есть два варианта ведения трудовых книжек и выбирайте сами, что Вам больше нравится.
Правильнее же объяснить причины перехода на электронные трудовые (даже если они чисто формальные), сослаться на закон в котором также раскрывается смысл перехода с физических книжек на электронные, а также донести до сотрудников информацию о том, что торопиться им не стоит и у них есть время в запасе (оставить на время бумажную версию трудовой - не возбраняется).
Опечатка
Этот пункт больше для кадровиков. Начнем с чего-то попроще, если в данных сотрудника была допущена опечатка (ошиблись в написании фамилии или должности), то переживать не стоит, ведь никаких санкций за это не положено. Но устранить недочет все равно будет необходимо.
Самый простой вариант для Вас - сделать всю работу по новой, то есть утилизировать старый документ, завести новый и все подписать с правильными данными.
Если же так получилось, что опечатку допустил работник до Вас, опять же не пугайтесь. Достаточно просто уведомить руководство (в письменном виде) о найденной ошибке, после чего Вы также можете утилизировать старый документ с опечаткой и оформить новый с верными данными.
Кстати до 1 ноября обещали отсутствие проверок на предмет правильности перевода сотрудников на электронные трудовые книжки, но лучше не дожидаться разбирательств с властьимущими, а сделать все правильно с первого раза.
Самое опасное - даты
Вот здесь ошибаться уже не стоит, ведь ошибка имеет свою цену, выраженную в виде штрафов. Например, серьезным нарушением считается наличие подписи сотрудника в тот день, когда его на работе не должно было быть (больничный, отпуск и т.п.).
А штрафы за такие проступки весьма и весьма неприятные:
- Если сотрудник подписался в свой выходной - 100 тыс. руб.
- Если сотрудник подписался в свой отпуск- 30-50 тыс. руб.
- Если сотрудник подписался во время больничного - работодатель будет вынужден вернуть денежные средства в ФСС
Что в целом думаете об электронных трудовых?
Пишите в комментариях. А также не забывайте ставить лайки и подписываться на канал, если статья была Вам интересна.