Какому руководителю не знакома ситуация, когда дела разной степени важности и срочности обрушиваются лавиной, мешают сосредоточиться на основных стратегических задачах, не дают за деталями разглядеть главное?
Это сигнал к тому, чтобы подумать, что можно улучшить в работе, как сделать ее более эффективной и оптимизировать стиль управления. Для решения этих задач может использоваться делегирование полномочий. Однако нередко у руководителей возникают вопросы касательно делегирования:
- В каких ситуациях можно делегировать?
- Кому можно довериться, чтобы не сомневаться в результате?
- Какие обязанности можно делегировать, а какие – не следует?
- Как правильно делегировать?
Отвечаем на эти вопросы при помощи 5 шагов эффективного делегирования!
Шаг 1. Грамотно сформулируйте цель делегирования
Чего Вы хотите достичь с помощью этого инструмента:
- Вы хотите уменьшить свою нагрузку?
- Хотите, чтобы персонал освоил новые навыки?
- Нужно начать совершенно новый проект?
- Необходимо помочь сотрудникам добиться признания?
Шаг 2. Исходя из цели, выберите предмет делегирования
Как это сделать?
- Проанализируйте свою рабочую нагрузку и решите, какие задания, проекты и функции требуют именно Вашего участия.
- Определите рутинные задания, специфичные проекты или отработанные функции, которые легко могут быть выполнены другими сотрудниками или временными работниками.
- Определите, какие задания требуют минимального обучения без отрыва от производства.
- Определите, какие задания могут быть выполнены, если обучение проведете Вы или Ваши коллеги.
- Определите, какие задания потребуют привлечения ресурсов вне Вашей организации.
Шаг 3. Определите, кому Вы можете делегировать
Поле того, как вы определились, что делегировать, важно верно выбрать человека для этого. Решая, кому из ваших подчиненных передать какое-либо задание, рассматривайте их компетентность (способность качественно выполнить это задание, то есть совокупность соответствующих знаний, умений и навыков) и мотивацию (желание и готовность выполнять работу качественно и в срок) именно применительно к данному конкретному поручению.
Так, поручив сбор информации для подготовки нового проекта молодому, неопытному сотруднику, вы повысите его самооценку, поможете набраться опыта, поэтому он будет рад выполнить интересную и новую для него работу. Однако опытный сотрудник, многократно выполнявший ранее подобные задания, отнесется к нему с меньшим энтузиазмом, хотя, скорее всего, сделает работу качественнее и быстрее.
Делегируйте не только самым способным сотрудникам, но и сотрудникам, располагающим свободным временем.
Учитывайте также необходимость делегирования подчиненным, которые хотят взять на себя выполнение трудных задач и нуждаются в приобретении опыта, а также тем, способности которых нуждаются в проверке и дальнейшем раскрытии.
Шаг 4. Передайте выбранному сотруднику задачи
Для этого используйте верный алгоритм делегирования:
- Назначьте личную встречу с человеком, которому Вы собираетесь делегировать задание.
- Четко опишите задание, проект или функцию.
- Оговорите стандарты выполнения, критерии успеха и уровень ответственности.
- Определите ресурсы, и какие из них доступны.
- Определите, есть ли необходимость в обучении, и как его лучше провести.
- Определите уровень полномочий, который Вы будете делегировать.
- Согласуйте параметры окончательного исполнения и обратной связи. Точки контроля
Шаг 5. Подведите итоги
После того, как задание будет выполнено, следует подвести итоги совместно с сотрудником.
Делегирование полномочий относится к числу навыков, которые можно развивать. Большинство руководителей никогда не учились делегировать. Пробуя что-то новое, часто чувствуешь себя не в своей тарелке. Но чем больше вы будете внедрять в практику этот навык, тем скорее все получится. А Высшая медицинская школа вам в этом поможет на онлайн-тренинге «Делегирование»