К сожалению, почтовые базы данных не имеют бесконечного объема и во многих организациях на размер почтового ящика накладывается ограничение - 500 МБ, 1 ГБ или около того, а техподдержка просит чистить ящик от старых и ненужных писем. Но что если ненужные письма кончились, остались только важные, а ящик все равно полон? Для этого необходимо создать архив почтового ящика.
Архив - это составляющая вашего почтового ящика, включающая в себя письма, помещенные в этот архив. Он хранится вне почтовой базы данных, поэтому важные письма никуда не пропадут. Архив физически может быть расположен у вас на компьютере или на сетевом диске, при этом он будет доступен в вашем Outlook.
1. Для того, чтобы создать архив, необходимо в Outlook зайти "Файл -> Настройка учетных записей"
2. Далее перейти во вкладку "Файлы данных" и нажать "Добавить" для создания нового архива.
3. Откроется окно с выбором места хранения и имени архива. Выбираем физическое расположение (например, Документы -> Файлы Outlook).
4. Созданный архив появится в вашем Outlook на панели слева. Письма, помещенные в этот архив, будут так же доступны для чтения, но физически они не будут занимать место почтовой базы данных, они будут расположены на вашем компьютере.
5. Для того, чтобы переместить письма в архив, необходимо нажать правой кнопкой по письму и выбрать "Переместить -> Архив".
Также можно настроить автоматическую архивацию писем.
1. Для этого зайдем в "Файл -> Параметры -> Дополнительно -> Настройка автоархивации".
2. Здесь выставляем параметры, интересующие нас, а также выбираем файл данных, созданный ранее, чтобы письма автоматически помещались туда.
Готово. Архив создан, автоматическая архивация настроена. Больше уведомления о переполнении почтового ящика беспокоить не будут.