Представьте ситуацию: магазин заказал партию питьевой воды, поставщик привез, отдал, а деньги не получил. Магазин такой: «Нет денег, не можем заплатить. Когда появятся, не знаем». И вот поставщик оказался в сложном положении.
Беда в том, что клиенты-должники будут всегда, оградить себя на сто процентов не получится. Зато можно подстраховаться документами. Юрист Илья Сергеев знает как.
Зачем нужны документы
Любые договоренности всегда хорошо оформлять на бумаге, так учат юристы. Не оформил — значит, не договорился.
В случае с долгом документы выполняют две задачи: показывают, что компания серьезно намерена получить деньги с должника, и страхуют на случай суда.
С серьезностью всё просто: если директор магазина пообещал по телефону заплатить в пятницу, это еще ничего не значит. Может, он так на пятнадцатый звонок подряд отвечает.
С подстраховкой для суда тоже понятно: без документов трудно доказать, что должник действительно что-то должен.
Требования к документам
Итак, если у компании есть должник, из документов пригодятся: гарантийное письмо, соглашение о рассрочке и досудебная претензия. Формат у документов разный, но есть общие требования.
На документах должна быть подпись должника. Подходит подпись генерального директора или его сотрудника по доверенности. Если должник подписывает документы по доверенности, ее надо проверить.
Доверенность описывает документы, которые сотрудник может подписывать, и требования к ним. Например, сотрудник может подписывать только договоры аренды или любые документы с суммой не больше миллиона рублей.
Если по доверенности нельзя подписывать документы для сделок, по которым есть долг, такая доверенность ненадежная. Есть риск, что при конфликте директор скажет: «Сотрудник не вправе гарантировать выплату за перевозки, я ничего об этом не знал».
В доверенности есть условия — что именно вправе подписывать сотрудник.
Условия должны совпадать с долгом.
По этой доверенности сотрудник вправе подписывать документы, которые связаны с договорами на перевозку.
Если долг за перевозку, значит, доверенность подходит для разбирательств с долгом
Исключение — претензия. На претензии расписывается только пострадавшая компания.
К документам надо собрать доказательства, откуда взялся долг. Это может быть договор на поставку или товарная накладная с подписью магазина. Без подтверждения долга получить то, что причитается, будет трудно.
«Ремстройконструкция» подала иск к «Резиноасбестопроект» из-за просрочки оплаты.
Ремстрой сдал в аренду строительные машины, Резинасбест ими пользовался, а платить отказался.
Ремстрой проиграл дело. Компания не смогла предоставить договор на аренду, вместо договора — путевые листы. Вроде бы видно, что техникой пользовались, но в листах нет сведения о заказчике и виде работ. Кроме путевых листов были еще счета-фактуры и похожие договоры с другими компаниями. Это тоже не помогло.
Суд решил, что у компании нет «безусловных доказательств» аренды спецтехники и что клиент согласовал ее стоимость.
Гарантийное письмо
Гарантийное письмо — обещание выполнить обязательства. Письмо можно использовать, когда должник просрочил платеж, но не избегает обязательств и обещает заплатить.
Гарантийное письмо можно составить самим или попросить компанию, которая вам должна. Наш совет — напишите сами, чтобы включить полезные для себя детали.
В законе нет требований к формату письма. Но как со всеми документами, чем конкретнее, тем больше шансов, что письмо не останется бумажкой, а поможет в споре или суде.