У каждого человека случаются ситуации, когда перед ним стоит много задач, а времени на все нет. Тогда нам приходится расставлять приоритеты.
Но как это сделать наиболее удачным образом?
Для этого нужно определить два аспекта: важность и срочность.
1. Важность
Рассмотрите все задачи и соотнести их с вашей главной целью, затем задайте себе вопрос, будет ли выполнение этого задания непосредственно способствовать достижению вашей цели. Пометьте каждую группу задач буквами А,Б или В, в зависимости от их значения.
Если вам трудно определить степень важности какой-либо группы задач, подумайте, что бы случилось, если бы вы просто не выполнили эти задания. Как это отразилось бы на вашем пути к цели. Ответ на вопрос поможет определиться с категорией важности.
Вместо того чтобы устанавливать важность сотен задач, вам нужно рассмотреть только с десяток категорий. Все дела, которые относятся к данной категории, имеют одинаковый уровень значимости.
2. Срочность
Срочные вопросы — это те, которые необходимо решить как можно быстрее. Расставляя приоритеты, вы должны отделить срочность от важности. Некоторые дела заслуживают лишь уровня значимости «В», так как не относятся непосредственно к вашей цели, но при этом вы знаете, что им нужно уделить внимание, и поскорее.
Некоторые задачи могут быть не сильно важными, но неотложными, поэтому их стоит выполнить как можно раньше и не потратить на них много времени.
Иногда так и хочется первыми в списке поместить наиболее приятные для вас дела, а те рабочие задания, выполнять которые вам не хочется, отправить в самый конец перечня. Не поддавайтесь этому искушению. Будьте безжалостно объективны в оценке важности тех или иных дел. В противном случае уже совсем скоро у вас останется куча важных и срочных дел которые придется выполнять несмотря на своё нежелание. Если этот сценарий будет повторяться, вы рискуете выгореть и впасть в депрессию.
3. Расстановка приоритетов
Теперь нужно расставить все группы задач в порядке приоритетности. Прежде всего необходимо будет взяться за дела по-настоящему срочные, даже если они и не настолько важны. Затем идут все остальные дела в порядке значимости:
Срочные и важные.
Срочные.
Важные (А).
Важные (Б).
Важные (В).
Даже наименее значимые вопросы в свое время придется решить, потому что, в конечном счёте, они станут срочными и поэтому переместятся в верхнюю часть списка — если вы не стали заниматься ими сразу же.
В будущем советую вам сразу после возникновения задачи определять её приоритетность.
Каждую неделю располагайте все текущие дела, это поможет вам сосредоточить внимание на самом важном.
4. Принимаемся за дело
С любым делом можно поступить лишь одним из четырех способов:
- Пренебречь им.
- Поручить его другому.
- Перенести его на более поздний срок.
- Претворить его в жизнь.
Какой вариант выбрать?
Пренебречь. Если вы сомневаетесь в необходимости выполнения этого дела, просто не делайте его сейчас. Скорее всего, никаких негативных последствий это не вызовет.
Поручить другому. Обязательно ли этим вопросом должны заниматься лично вы? Если нет, то это значит, что задачу, независимо от степени срочности, можно делегировать.
Перенести на более поздний срок. Суть в следующем: если работу должны выполнить лично вы, но не обязательно срочно, вы можете ее отложить. Единственное замечание — это опять же соотнесение временных рамок: не имеет смысла, к примеру, переносить десятидневную работу на конец этой недели в свете аврала, предстоящего на следующей неделе.
Претворить в жизнь. Все, что нельзя вычеркнуть, поручить другому или на время отложить, придется делать самому. Однако к тому времени, когда вы дойдете до конца этого сортировочного процесса, стопка заданий, которые вам необходимо претворить в жизнь лично, значительно сократиться.
Последовательность работы
Вот некоторые рекомендации, которые помогут вам составить расписание дальнейшей работы после того, как вы разделите все дела на четыре категории.
Сначала делегируйте срочные, а затем важные задачи. Работу, которую придется выполнять самому тоже начинайте со срочных, а потом переходите к важным.
Расскажите, часто ли вы делегируйте кому-то свою работу?