Справки-выписки-отчеты — поет из телевизора пугалочка банка. Посмотрим, как же предпринимателю сэкономить на бухгалтерии? Как принять верное решение по организации учета, не уступающего по качеству работе профессионального бухгалтера?
Попробуем разобраться, проведя анализ действующих онлайн-бухгалтерий и сервисов.
- 1. Вновь созданное предприятие или предприниматель на УСН, патенте. Заработной платы нет. Вполне подойдет бесплатный банковский сервис — рассчитанный налог можно перепроверить на калькуляторе. Для оптимизации налогов подойдет разовая консультация профессионального бухгалтера, к тому же останется полезный контакт. В качестве консультанта лучше выбрать аттестованного специалиста, желательно получить письменную консультацию и оплатить работу, эти документы помогут в отстаивании интересов бизнеса.
Достоинства: почти 100-процентная экономия.
Недостатков три: - нужно формировать архивы документов самостоятельно, пусть и в электронном виде. В части выручки — это данные кассы и расчетного счета, по затратам — реестр затрат. Ежемесячное подведение итогов необходимо, поскольку фактически нет архива бухгалтерской базы, данные в любой момент могут стать недоступными.
- Показаться банку подозрительным может любой бизнес, и тогда доступ к бесплатной бухгалтерии будет заблокирован.
- И главный недостаток — неожиданные претензии со стороны госорганов могут парализовать деятельность фирмы.
2. Бизнес стал больше, потребовалось привлечение наемных работников. Отчетность увеличивается в разы, становится ежемесячной. Но и здесь можно сэкономить, не привлекая штатного бухгалтера. Онлайн-сервисы для расчета зарплаты, отпускных, больничных представлены на рынке во множестве, например, сервис «Мое дело», «СБИС Бухгалтерия», «Контур Эльба», или «1С:БухОбслуживание». Бизнесмен должен сам заносить данные о заработной плате в систему, формировать кадровые документы и отчетность, организовать бумажное ведение архива. Срок хранения кадровых документов достигает 75 лет, большинство документов (заявления, Приказы) составляется в бумажном виде, поэтому архив обязателен. Несоблюдение порядка ведения кадровой документации может привести к визиту инспекции по труду и, в конечном счете, влияет на само существование фирмы, здесь нельзя рисковать.
Важно организовать хранение не только бумажного архива, но и бухгалтерской базы. И тут возникает важное преимущество сервиса «1С:БухОбслуживание» — электронный архив базы данных 1С. Данные могут храниться в архиве с ежегодной разбивкой, могут с более частой периодичностью, по усмотрению предпринимателя. Другие онлайн-сервисы не формируют архив, это стратегическое отличие онлайн-бухгалтерии 1С. Бухгалтер при использовании любого из онлайн-сервисов может привлекаться для разовых консультаций.
Но если предпринимателю стало сложно выделять время на учет и отчетность, в сервисе «1С:БухОбслуживание» эти функции может взять на себя бухгалтерская компания. Ответственность за качество учета и отчетность в сервисе «1С:БухОбслуживание» прописана в договоре, что тоже является преимуществом данного сервиса.
И самое главное — проблемы блокировки счетов, несвоевременной оплаты налогов, подготовки ответов на требования — теперь возложены на ответственного сотрудника, безопасность бизнеса в надежных руках.
Достоинства: экономия на штатном бухгалтере до 70 %, финансовая ответственность по договору, получение консультаций. Бухгалтер не «сбежит» в случае проверки, как бывает с наемным сотрудником, напротив, поможет пройти проверку без потерь.
Недостаток: передача по договору только кадрового учета не позволяет оценить итоги бизнеса в целом, нет помощи в оценке перспектив и оптимизации бизнеса.
3. Работа с НДС, ЕГАИС, маркировкой, экспортно-импортные операции, кредитование, лизинг. На первый взгляд, без бухгалтера в штате не обойтись. Но и тут есть красивое онлайн-решение организации учета — тариф «1С:БухОбслуживание. Комплексный сервис». Учет ведется в онлайн-бухгалтерии 1С, бухгалтер по договору ведет все или большинство учетных задач. Онлайн-бухгалтерия позволит менеджерам компании выставлять счета, контролировать оплату без ограничения по времени, 24 часа в сутки. Из любой точки земного шара, где есть Интернет, собственник может видеть работу в сервисе. Документы по закупкам может заносить в систему штатный сотрудник, что существенно снизит стоимость бухгалтерского обслуживания.
А главный бухгалтер сервиса «1С:БухОбслуживание» проверит наличие и правильность оформления документов, начисление зарплаты и отпускных, составит отчетность. Организует оформление больничных листов и пособий. Ответит на требования банка и госорганов. Поможет в подготовке документов для кредита и лизинга. Организует возврат НДС по экспортным товарам. Проконсультирует по управленческим вопросам. Предложит пути оптимизации. В общем, сделает всю работу штатного бухгалтера, но по более выгодной цене и с четко определенной ответственностью.
Достоинства:
- экономия на бухгалтерии может достигать 50% по сравнению с оплатой штатного бухгалтера.
- Уверенность в качестве работы.
- Нет опасений внезапной блокировки счетов.
- Нет риска отсутствия бухгалтера из-за болезни, отпуска — по договору работы выполнит его заместитель.
- Надежная архивация и защита данных.
- Потеря данных исключена — копия учетной базы и архива документов может храниться нужное количество лет.
Недостаток: предприятию нужно организовать внутренний контроль документов, ответственность менеджеров за своевременность передачи документов бухгалтеру. Но это скорее достоинство чем недостаток :)
Среди онлайн-сервисов существенно выделяется сервис «1С:БухОбслуживание» как инструмент работы на перспективу. Это уникальный, прозрачный для бизнеса и понятный по содержанию договора сервис, доступный по цене.
Идеально подходит для организации удаленной работы и контроля задач на всех этапах развития бизнеса.
Материал подготовлен партнером 1С:БухОбслуживание Альфа Аудит+. Менеджер Пестова Наталья ответит на все вопросы о работе сервиса по телефону +7(916)148-12-71.
Работаем с предприятиями торговли, услуг, производства, по региональным ценам. Помогаем экономить.