Во многих сферах бизнеса есть понятие дедлайн, которое обозначает крайний срок выполнения той или иной задачи. В сфере разработки и продвижения сайтов без дедлайнов не обходится ни один проект, более того, абсолютно любое требование или пожелание клиента в обязательном порядке маркируется крайней датой выполнения. К сожалению, нередко возникает ситуация, когда срок задачи подошел к концу, а работа ещё не выполнена, или необходимого результата нет. Причин может быть много, от постоянных «хотелок» заказчика, до неправильного планирования времени самим исполнителем. Как достичь желаемого результата в точный срок при ограниченных ресурсах мы сегодня и разберем.
Почему исполнитель не успевает в срок?
Принято считать, что основная причина просрочки срока сдачи, - исполнитель не успел в срок. Технически, это верное утверждение, но факторов, которые повлияли на время выполнения задачи может быть очень много, они бывают и по вине заказчика, и по вине исполнителя, давайте рассмотрим их все.
Задержки по вине заказчика:
- Долгое предоставление информации. Практически все задачи требуют предоставления данных заказчиком. Сюда относятся файлы для дизайна, актуальные фотографии, доступы или просто текстовое наполнение. Без необходимых данных исполнитель либо не сможет начать работу, либо ему придется перестраивать план действий.
- Пожелания к заданию. В ходе работы от заказчика могут поступить дополнительные пожелания, которые не были изначально озвучены. Как правило, аккаунт-менеджер для поддержания лояльности принимает правки в работу, без корректировки стоимости работ и сроков. В итоге, ответственному по задаче падает новая правка, время на которую не было запланировано.
- Корректировки, влияющие на реализацию. В некоторых случаях клиент может запоздало прислать уточнение по реализации, которые потребуют настройки модуля заново. В таком случае ответственному лицу придется не только делать больший объем, но и переделывать то, что он уже успел сделать.
Задержки по вине исполнителя:
- Недооценка проекта. Основная причина задержек на стороне подрядчика это неправильная оценка проекта. Недооценка может произойти из-за незнания тонкостей разработки менеджером проекта, неточным (поверхностным) описанием задачи, неправильной трактовкой пожеланий клиента.
- Перегруз команды по разработке. Ресурсы любого сотрудника ограничены, и если, к примеру, программист говорит, что может взять в работу не более 2 проектов, привлекать его к третьему будет ошибкой.
- Непрофессиональный подход. Данный пункт относится к маленьким студиям, которые в погоне за сиюминутной выгодой соглашаются на все условия заказчика даже не погрузившись досконально в проект (или решив сделать «на авось»). Даже видя проблему, которая растет как снежный ком, такой исполнитель будет до последнего пытаться безуспешно решить её своими силами, завалив в итоге полностью проект.
Как не допустить просрочки проекта?
Многие проблемы решает правильно выстроенная коммуникация на этапе знакомства с проектом. Не спешите давать ответ сразу, даже если все задачи кажутся вам простыми и понятными. По каждому спорному вопросу не стесняйтесь брать паузу на консультацию и обсуждайте необходимые пункты со своими сотрудниками. Если клиент твердо стоит на своем и уверен, что конкретную задачу можно выполнить в определенный срок, а сотрудник говорит, что это нереально, лучше отказаться от проекта, чем провалить тайминг и получить негатив от клиента, вместо хорошего фидбэка.
Важным (считай обязательным) пунктом является техническое задание. Каким бы простым со слов клиента не был бы проект, ТЗ (техническое задание) поможет заказчику четко сформировать свои мысли, а исполнителю понять все нюансы проекта. Важно донести до владельца бизнеса, что ТЗ в первую очередь поможет ему самому быстро и полностью проверить выполненную работу. Если клиент настаивает, что он лично сможет показать на примере как и что необходимо реализовать, то аккаунту необходимо самому зафиксировать за клиента всего его «хотелки» и получить письменное подтверждение правильности этого документа. Такой способ не очень приветствуется агентствами, так как он требует много дополнительного времени, поэтому к нему следует прибегать в крайних случаях, помня о рентабельности проекта.
При оценке времени необходимо учитывать форс-мажор и другие непредвиденные обстоятельства (например болезнь сотрудника, внезапные правки по другому проекту, долгое предоставление информации клиентом). Закладывайте срок, превышающий реальный на 25%и обязательно для себя ставьте редлайн и дедлайн проекта. Редлайн - это срок, который обозначается аккаунтом исполнителю; дедлайн – срок зафиксированный в договоре. О наличие редлайна ответственный по проекту и заказчик знать не должны, это дополнительная временная страховка.
Что делать, если не успеваешь?
На любой стадии проекта может возникнуть ситуация, когда исполнитель понимает, что к финальному сроку он может не успеть. В такой ситуации важно как можно быстрее донести эту ситуацию до руководителя отдела. Он сможет помочь советом и при необходимости привлечь дополнительные ресурсы. Также помимо этого можно сделать следующее:
- Передвинуть сроки. Если проект не получается закрыть в срок по обоюдным причинам, то идеальным вариантом будет сдвиг сроков. Если у клиента нет такой возможности, то необходимо попытаться договориться о выполнении части работ в установленный срок (запуск с ограниченным функционалом, наполнение страниц своими силами и т.д.).
- Задействовать дополнительных сотрудников. Привлечение к проекту дополнительных внутренних сил позволяет разгрузить текущего специалиста, а так же вести работы параллельно. Важно, чтобы сотрудники не мешали друг другу и не делали одинаковые задачи.
- Мобилизовать все силы. Дополнительная мотивация своих сотрудников даст возможность работать сверхурочно. Неформальное увеличение рабочих часов поможет успеть к дедлайну, но может сказать на качестве самой работы. Прибегать к такому случаю необходимо только в крайних случаях, так как рентабельность и мораль команды сильно снижаются.
- Привлечь третью сторону. В стандартном договоре всегда есть пункт, позволяющий исполнителю привлекать субподрядчиков к заданиям. Безусловно, это крайне нежелательно, но если ситуация зашла в тупик, такое действие может помочь. Главное помнить, что новой команде необходимо вникнуть в задачу и разобраться в том, что уже было сделано – моментально приступить к выполнению она не сможет .
- Прервать проект на текущей стадии. Данный способ является самым крайним и прибегать к нему следует только, если все перепробовано и найти ресурсы физически невозможно. Остановка проекта позволит не провалить сроки по другим проектам и убережет от полной остановки других задач. Заказчик в свою очередь может найти другого подрядчика. Окончание проекта на временной отметке ведет к потере денежных средств и большому негативу со стороны клиента!
Заключение
Многие заказчики готовы идти на компромисс, если исполнитель заранее говорит о возможных трудностях и коммуникация с ними выстроена правильно. Чем выше лояльность клиента, тем меньше вероятность негатива с его стороны, поэтому крайне важно, чтобы аккаунт менеджер был «на одной волне с клиентом» и постоянно держал его в курсе событий.