Меня зовут Степан Родионов, я основатель сервиса управленческого учета Adesk. В первой части статьи об управленческом учете в диджитале я рассказал, как планировать проекты и работать с командой. А в этой поговорим о деньгах: как вести бюджеты, что делать с перерасходами и как застраховать себя от кассовых разрывов.
Ведите бюджет по каждому направлению и проекту
SEO-продвижение, проведение рекламных кампаний в соцсетях, работа с репутацией, рассылки — клиент может заказывать одну услугу, несколько или сразу все. Без учета непонятно, как распределяются расходы по направлениям.
Возможно, в каком-то из них вся прибыль уходит в ноль на оплату гонораров, а другое приносит большую прибыль и могло бы стать вашей специализацией на диджитал-рынке.
Что делать
Определите рентабельность каждых проекта и направления. Выясните, чем заниматься выгоднее, что можно оптимизировать, а от чего лучше отказаться. Как это сделать, я подробно расписал в статье о поиске нерентабельных проектов.
Кратко повторюсь. Например, вы ведете рекламную кампанию на YouTube и в Instagram, для которой пришлось делать видеоролик. Вы получили от клиента 150 тысяч рублей, потратили на производство ролика, настройку рекламы и показы 140 тысяч рублей. Кажется, что по итогу вы в плюсе на 10 тысяч рублей.
Но при детальном рассмотрении оказывается, что создание ролика съело половину прибыли:
В таком случае вы можете:
- Вычеркнуть создание роликов из своих услуг и работать уже с готовым материалом от клиента. Рентабельность проекта вырастет до 14%, но клиент может уйти туда, где все делают под ключ.
- Сократить свои расходы на создание видео — поискать менее «жадных» операторов и монтажеров.
- Найти студию, которая сделает видео дешевле, чем вы, и взять ее на субподряд.
- Увеличить стоимость услуги.
Отслеживайте перерасход бюджета по проектам
Допустим, вы целый месяц отрабатывали автоматизацию бизнес-процессов для корпоративного портала. С IT-директором все согласовали, но на тестах подтянулись директор по персоналу, коммерсанты, производственники, и каждый насыпал вам правок. Теперь нужно доплачивать разработчикам, хотя бюджет уже давно распланирован.
Что делать
Бюджетируйте проекты: заранее запланируйте доходы и расходы по каждому проекту и старайтесь держаться в рамках. Составить плановый и фактический бюджет тоже можно в Excel или «Google Таблицах».
Бюджетирование помогает решать проблемы до того, как они стали фатальными и испортили ваши отношения с клиентом или сотрудниками. Например, в следующий раз при разработке сервиса вы можете:
- Внести в договор только одного ответственного за проект. Он будет согласовывать проект и отсекать лишние правки ради правок. А если клиент настаивает на двух и более «согласователях», увеличьте стоимость проекта на 10–20%.
- Разбить большой проект на короткие ясные шаги. Например, разработать базовую версию приложения, а все пожелания собрать в бэклог и добавлять отдельно — уже со своими сроками и ценами.
- Прописать в договоре возможность изменить стоимость работы, если сроки увеличились по вине клиента. Например, после третьей итерации правок стоимость вашего часа работы удваивается.
- Обсудить с клиентом почасовую оплату. Такой вариант подходит для нестандартных задач, когда сложно оценить объем и сроки заранее.
В Adesk для анализа проектов предусмотрен раздел «Бюджеты», в котором можно спланировать деньги по всему агентству или по отдельным проектам. Если внести сюда постоянные статьи доходов и расходов, вы потратите на бюджетирование в разы меньше времени.
Учитывайте длительные согласования и задержки окончательного расчета
Диджитал-примета: чем крупнее заказчик, тем дольше будут согласовывать проект. Дольше всего принимают работу заказчики со словами «газ», «нефть», «рос» и «гос» в названиях. Они же, как правило, работают по постоплате и нередко переводят деньги только через 2–3 месяца после подписанных актов. Агентству все это время нужно на что-то жить.
Что делать
Используйте платежный календарь, чтобы отслеживать движение денег. Вносите в него все поступления и расходы. Вы сможете спрогнозировать кассовый разрыв и успеете что-нибудь предпринять:
- Расставить платежи по очередности. Подумайте, какие платежи можно перенести без ущерба для проекта, а какие нужно обязательно оплатить в срок.
- Ускорить поступления. Позвоните клиентам, от которых ждете следующего транша, — возможно, они пойдут вам навстречу и переведут деньги раньше срока.
- Разбить обязательные платежи на несколько частей. Например вы должны были заплатить за съемку и монтаж видео для клиента 50 тысяч рублей. Попросите подрядчика разбить платеж на два месяца. Вот у вас уже есть деньги заплатить таргетологу за настройку рекламы по другому проекту.
В Adesk отследить кассовые разрывы еще проще — сервис автоматически создает график «Деньги бизнеса» по данным плановых операций:
И не забывайте о регулярной работе с долгами клиентов — в одной из статей я уже рассказывал о том, как контролировать дебиторку.
Даже если ваше агентство пока совсем небольшое, не пренебрегайте управленческим учетом. У него есть неочевидный, на первый взгляд, бонус. Когда вы решите масштабироваться, учет и планирование помогут вам привлечь инвестиции. Ведь цифры — лучший аргумент для инвестора, который хочет отбить вложенные деньги в обозримые сроки.
А как устроена работа с проектами у вас? Расскажите в комментариях, а я подскажу, как тратить меньше времени на учет и повысить рентабельность компании.