Если вы работаете в диджитал-сфере, то прекрасно знаете топ ее проблем: низкая рентабельность проектов, горящие сроки, нехватка профессиональных исполнителей и долгие согласования. Все это нужно учитывать при работе с управленческой отчетностью, чтобы внезапно не оказаться без денег, клиентов и команды.
Меня зовут Степан Родионов, я основатель сервиса управленческого учета Adesk. В статье расскажу, как диджитал-агентству избежать серьезных проблем и получить шанс превратиться в крупную компанию с большими бюджетами.
Сверяйте медиапланы с нагрузкой на команду
В рекламном бизнесе как на рыбалке — то пусто, то густо. И когда в агентство приходит сразу несколько клиентов, отказывать им не хочется: уйдут к конкуренту и не вернутся. Особенно часто такое бывает перед праздниками и в конце года, когда компании запускают рекламу по всем фронтам и добивают бюджеты.
В итоге работы много, людей не хватает, дедлайны поджимают и все в огне. Вы не справляетесь с обязательствами, а репутация агентства страдает.
Что делать
- Поднимите цены для новых клиентов. Проектов будет меньше, а заработать на них вы сможете столько же или даже больше. Зато будете работать без нервов и авралов.
- Наймите больше фрилансеров перед сезонными пиками рекламной активности. Тех, кто хорошо справится с работой, можете пригласить в команду, когда будете расширять бизнес.
- Создайте календарный план работ. Его можно построить с помощью диаграммы Ганта в Excel, «Google Таблицах» или другом сервисе. Календарный план показывает, кто чем занят и когда освободится. Не нагружайте людей новыми задачами поверх текущих, иначе сроки будут сорваны везде.
Еще календарный план поможет понять, кто чаще всего нарушает дедлайны. Например, вы делаете лендинг и сроки увеличиваются из-за постоянных правок веб-разработчикам. Тогда нужно уделять больше времени техническому заданию. А если каждый раз приходится ждать, пока освободится дизайнер, пора искать второго специалиста.
Проверьте, потянете ли вы новые проекты финансово
Допустим, исполнителей у вас хватает. А вот с деньгами на старте не очень: клиенты дали предоплату 20%, а остальные деньги на зарплату и расходы по проектам нужно еще где-то найти.
Что делать
Распланируйте финансы, еще когда обсуждаете новую задачу. Составьте платежный календарь и посчитайте, хватит ли у вас денег на реализацию всех проектов. Если нет, договоритесь с клиентами увеличить предоплату или оплачивать каждый этап работы отдельно.
В Adesk мы сделали так, чтобы клиенты могли запланировать доходы и расходы по проекту и с помощью удобного графика оценивать свои финансовые возможности на всем его протяжении.
Платите фрилансерам без ошибок и задержек, чтобы сохранить команду
Одно дело, когда все сотрудники работают в штате и на окладе, и совсем другое, когда на вас работают ИП, самозанятые и обычные физлица. Каждый месяц они выполняют разные задачи и получают разные суммы. Платить им нужно на электронные кошельки, карты или счета. Кто-то берет оплату по часам, кто-то — за работу под ключ: готовый лендинг или настройку таргетированной рекламы. Когда таких специалистов много, правильно рассчитать и выплатить гонорары фрилансерам становится труднее, а ошибиться — проще.
На то, чтобы со всем этим разобраться, уходит уйма времени. А если ошибетесь, в лучшем случае будете постоянно отвлекаться на сообщения «Где деньги, Лебовски?», в худшем — потеряете хороших спецов.
Что делать
Записывайте все обязательства перед подрядчиками. Можно сделать таблицу с начислениями по каждому фрилансеру в Excel или «Google Таблицах»:
В Adesk уже есть специальная форма для учета обязательств перед контрагентами. Можно учитывать, сколько должны вы, а сколько — вам. Пригодится, если фрилансер берет предоплату.
С таким учетом вы всегда будете платить деньги вовремя и без ошибок. Заработаете славу хорошего работодателя, и у вас не будет проблем с нехваткой хороших исполнителей.
Эти советы в первую очередь касаются менеджмента и бизнес-процессов. Во второй части статьи я расскажу, как бюджетировать проекты, следить за их рентабельностью и не уйти в минус даже при форс-мажорах.
Подписывайтесь на канал Adesk, чтобы разобраться с финансовым учетом бизнеса и избежать типичных ошибок предпринимателей.