В то время как клиенты получают аккуратно упакованный продукт или услугу, предприятия имеют монументальную задачу управления всем от поставок, производства и персонала до маркетинга, финансов и многое другое. С таким количеством бизнес-процессов для координации и мониторинга, важно иметь один центральный центр, где можно видеть все данные в режиме реального времени, точечные проблемы и куда вносить постоянные улучшения.
Можно сколотить систему с помощью ручного ввода данных, а можно с помощью интеграции и отчетов. Но многие компании выбирают систему планирования ресурсов предприятия (ERP), чтобы упростить свою деятельность. В то время как "предприятие" в названии, программное обеспечение ERP не только для мега-компаний. Предприятия всех размеров, включая стартапы и малый бизнес, могут использовать инструменты ERP.
Итак, что такое ERP и как он работает? Это руководство дает вам основы ERP, в том числе ключевые функции ERP, правильное время, чтобы получить программное обеспечение ERP, и преимущества программного обеспечения ERP.
Что такое ERP и как он работает?
Планирование корпоративных ресурсов (ERP) — это тип программного обеспечения, которое компании используют для контроля за своей повседневной деловой деятельностью, например:
- Финансовое управление
- Управление цепочками поставок
- Управление проектами
- Управление отношениями с клиентами (CRM)
- Управление людскими ресурсами (HR)
Основная привлекательность использования системы ERP заключается в том, что ваша команда работает на основе одной и той же информации, а не отключенных баз данных, которые не «разговаривают» друг с другом. Это означает, что каждый может видеть количество запасов в режиме реального времени, историю клиентов, цели продаж и другие ключевые метрики, которые им нужны.
Вы можете выбрать отдельные приложения или модули ERP, такие как модуль управления бухгалтерией и расходами. Или вы можете выбрать полную систему ERP, которая предлагает набор приложений ERP, которые позволяют отслеживать и анализировать всю вашу бизнес-операцию. Как правило, вы будете иметь доступ к нескольким настраиваемым панелям мониторинга с моментальными снимками производительности бизнеса - изменениями, оповещениями и элементами действий - по области.
Большинство современных поставщиков ERP работают на программном обеспечении в качестве модели обслуживания (SaaS), независимо от того, используете ли вы несколько приложений или полную систему. Таким образом, вы, вероятно, будете платить ежемесячную плату в зависимости от количества пользователей, устройств, местоположений или приложений, которые вам нужны.
Соединяя эти различные системы под одну центральную базу данных, ваша компания может активно оценивать ваши основные бизнес-операции и повышать эффективность и производительность. Данные бесшовно перетекает между приложениями, как на территории, так и в облаке, поэтому программное обеспечение ERP практически устраняет дублирование данных и человеческие ошибки.
Помимо изо дня в день управления, системы ERP предлагают уникальную бизнес-аналитику. Вместо того, чтобы анализировать области по отдельности, вы можете увидеть, как каждая из них - ваши отделы продаж, логистики и обслуживания клиентов - работают вместе. Эти идеи информируют и улучшают процесс принятия решений, помогая вам ускорить прибыльность и рост.
Теперь, когда мы рассмотрели, как работает система ERP, давайте рассмотрим, когда пришло время для его реализации.
Когда бизнесу требуется решение ERP?
Регулярная оценка вашей компании и определение областей для улучшения является важной частью развития бизнеса. Если вы заметили следующие примеры, появляющиеся в ваших операциях, вы можете быть готовы к решению ERP:
Трудно или много времени для анализа данных по всему бизнесу или получить точные прогнозы.
Ваша команда зависит от программ, баз данных или электронных таблиц, которые должны обновляться вручную, но постоянно не синхронизированы.
Затраты на отдельные программные приложения, такие как ежемесячная подписка, обновления и плата за обучение, становятся слишком дорогими.
Вы постоянно переключаетесь между программами, или ваши приложения не интегрируются бесшовно друг с другом.
Ваши продажи, клиентский опыт или репутация сервиса ухудшаются из-за ошибок, допущенных из-за неправильной, устаревшей или неполной информации.
Ваша ИТ-команда регулярно латать старые устаревшие системы только для того, чтобы идти в ногу с ростом вашей компании, новые правила, требования к безопасности, технологии и т.д.
Каждый бизнес сталкивается с узкими местами, но очень важно действовать быстро, прежде чем они негативно повлияют на вашу клиентскую базу или подорвет производительность труда.
Основные модули системы ERP
Каждая система ERP уникальна, и некоторые из них могут быть адаптированы к различным отраслям промышленности, вертикалям и размерам. Некоторые модули, предлагаемые поставщиками ERP, могут не иметь смысла для вашей конкретной компании.
Например, международной компании по защите одежды на 650 человек потребуется модуль заработной платы и пособий, который намного сложнее, чем модуль, используемый стартапом из 30 человек. Более того, более мелкие компании, возможно, не нуждаются в возможностях покрытия путевых расходов или глобальной налоговой поддержки.
Хорошей новостью является то, что большинство систем ERP могут быть настроены, соответствует конкретным потребностям и различным процессам. Новое программное обеспечение ERP обычно включает в себя следующие модули и функции:
Продажи и маркетинг
Модуль продаж и маркетинга позволяет управлять рабочими процессами, такими как заказы на покупку, заказы на продажу, запросы, котировки, оценки, счета-фактуры и налогообложение бизнеса. Эти сделки купли-продажи инициирует процесс закупок. Вы также можете интегрировать свою систему тоных продаж (POS) или работать с поставщиком, чтобы найти партнера по обработке платежей.
Управление отношениями с клиентами
Модуль CRM позволяет управлять проводами и обслуживать клиентов с легкостью. Вы также можете получить доступ к истории покупок ваших клиентов, контактной информации, истории общения и многое другое. В большинстве систем ERP информация CRM часто является частью модуля продаж для повышения эффективности и раскрытия возможностей продаж.
Финансы и бухгалтерский учет
Модуль финансов и бухгалтерского учета упрощает управление основными областями, такими как ваши расходы, дебиторская задолженность, кредиторская задолженность, общий реестр и финансовые отчеты (отчеты о доходах, балансы, отчеты о денежном потоке и т.д.). Если вы уже используете бухгалтерское программное обеспечение, как Быстрый Книги Интернетили Xero , вы можете интегрировать его с вашим ERP. Интеграция данных в режиме реального времени не только обеспечивает точность и сводит к минимуму риск, но и экономит бэк-офису много времени.
Управление людскими ресурсами
Модуль отдела кадров предоставляет вам доступ к ключевым инструментам управления сотрудниками, таким как расписания, отслеживание времени и записи сотрудников. Некоторые системы ERP включают системы начисления заработной платы и обзоры производительности в рамках модуля HR. Он также тесно связан с финансами и бухгалтерским модулем, чтобы легко зафиксировать заработную плату, возмещение расходов и другие выплаты.
Управление цепочками поставок
Модуль цепочки поставок позволяет оптимизировать каждый аспект выполнения заказов для вашей компании, от спроса и закупок до производства и отгрузки. Соедините поставщиков и автоматизуйте процесс производства, логистики и дистрибуции. Вы также можете использовать его для обработки возвратов, возвратов и отзывов. Объедините этот модуль с модулем управления запасами или покупки.
Дополнительные функции
Высоко оцененные облачные программные решения ERP, такие как Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics и SAP Business One, выходят за рамки базовой функциональности. Они также предлагают передовые функции, такие как управление активами, поддержка электронной коммерции и отраслевые инструменты, которые особенно полезны для крупных предприятий и нишевых продавцов.
Итог
Система планирования корпоративных ресурсов (ERP) выполняет разрозненные и отключенные бизнес-функции и упрощает их в единый центр управления. Таким образом, это бесценно, если ваша компания масштабирования, приобретения или слияния предприятий, или просто пытается получить лучшее представление о данных компании.
Как минимум, ваша система ERP должна обеспечить единое и обновленное представление о ваших продажах, финансах, материалах и запасах. Она также должна включать удобные, бесшовные интеграции с вашим предпочтительным бизнес-программным обеспечением, или сопоставимый модуль, который соответствует вашим потребностям. Выбор правильной системы ERP займет некоторое время, но это стоит усилий.