Все большее число предприятий и Индивидуальных предпринимателей начинает использовать электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами для подписания счетов, договоров, УПД, актов сдачи-приемки и прочих юридически значимых документов.
Для одних это решение добровольное, ведь стоимость отправки одного исходящего документа через ЭДО существенно ниже затрат на его печать на принтере и пересылку почтой или доставку курьером. А подписание входящих документов, полученных от контрагентов полностью бесплатное.
Для других вынужденное - все большее число крупных заказчиков, маркетплейсов, торговых точек и участников закупок в обязательном порядке требуют перехода на электронный документооборот от своих контрагентов.
Вот и Вы, уважаемый посетитель нашего канала, столкнулись с такой необходимостью, раз проявили интерес к этому материалу.
Что нужно учесть при выборе сервиса ЭДО, как правильно выбрать тариф и минимизировать затраты на подключение, какие дополнительные выгоды электронный документооборот предоставляет. Расскажем подробней.
Что нужно учесть при выборе сервиса ЭДО
1. Наличие веб-интерфейса и мобильного приложения
Работа с электронным документооборотом в веб-интерфейсе или мобильном приложении не требует от пользователя выполнения каких-либо действий для регулярного обновления сервиса и резервного копирования данных. Это выполняется автоматически силами спецоператора.
Такой функционал позволяет пользоваться ЭДО в любом месте, где есть интернет с любого мобильного устройства.
2. Простота установки
Установка сервиса на компьютер или приложения на мобильное устройство должно выполняться автоматически при минимальном участии пользователя.
3. Простые и понятные тарифы
Принцип ценообразования должен быть прост и понятен, чтобы четко знать, сколько и за что Вы платите.
4. Доступная и качественная техническая поддержка
Возможность круглосуточно обратиться за консультацией по максимально возможному количеству каналов связи: телефон, чат, электронная почта. Наличие бесплатного номера телефона 8-800 для телефонных консультаций.
Это позволит исключить затраты на связь и избежать срывов сроков отправки документов при появлении технических затруднений.
5. Простой и удобный интерфейс
Работа в сервисе должна быть легкой и интуитивно понятной, не требующих получения специальных дополнительных знаний.
Принципы тарификации
Стоимость использования сервиса электронного документооборота, как правило, складывается из трех составляющих:
1. Выпуск электронной подписи
Для работы в ЭДО используются два типа электронной подписи: усиленная квалифицированная электронная подпись и DSS-сертификат.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) выпускается на физическом носителе (защищенный носитель РуТокен Лайт, флэшка, Смарт-карта и т.п.) или записывается в системный реестр компьютера.
Срок действия УКЭП составляет 12 месяцев. Область применения позволяет пользоваться сертификатом в сервисах Электронного документооборота, Онлайн отчетности, Онлайн бухгалтерии, ОФД и на некоторых государственных порталах.
В большинстве случаев при наличии действующей УКЭП, даже выпущенной Удостоверяющим центром другого спецоператора, выпускать новую УКЭП для работы с сервисом ЭДО не нужно. Но о наличии такой возможности лучше узнать при подключении дополнительно.
DSS-сертификат выпускается и хранится в специальном хранилище на сервере Удостоверяющего центра.
Срок действия DSS-сертификата – 12 месяцев. Его использование возможно только в сервисах спецоператора, выпустившего сертификат.
Подписание документов DSS-сертификатом выполняется в приложении myDSS, которое устанавливается на мобильное устройство пользователя. Доступ к сертификату можно защитить паролем или распознаванием по отпечатку пальца.
2. Отправка исходящих документов.
Получение и подписание входящих документов предоставляется бесплатно.
Оплачивать необходимо только исходящий трафик. Стоимость тарифного плана определяется количеством документов, входящих в предоплаченный пакет. Срок действия любого тарифа составляет 12 месяцев, по истечении которых неиспользованное количество документов сгорает.
При отправке исходящих документов каждый документ оплачивается отдельно. Например, при одновременной отправке Акта и Счета-фактуры, имеющих отношение к одной и той же отгрузке, из предоплаченного пакета спишется два документа.
Списание документов происходит в момент завершения документооборота. Аннулированные документы, по которым контрагент отказал в подписи, не тарифицируются.
3. Дополнительный функционал и индивидуальные настройки (оплачивается только при необходимости)
Роуминг – электронный документооборот с контрагентами, работающими в других сервисах ЭДО. Предоставляется бесплатно. Роуминг между большинством крупных спецоператоров настроен по умолчанию.
При отсутствии роуминга по умолчанию его настройка выполняется в ручном режиме бесплатно на основании заявки, отправленной своему спецоператору.
Интеграция с учетной программой клиента.
Позволяет выполнять работу с электронным документооборотом и проведение документов, подписанных в ЭДО, непосредственно в интерфейсе учетной программы клиента.
Бесплатная интеграция реализована с Онлайн Сервисом Контур.Бухгалтерия.
Платная интеграция представлена:
- готовыми типовыми интеграционными модулями для наиболее распространенных программ учета 1С и SAP.
- готовыми интеграционными модулями для обмена данными с другой учетной программой
- наборами готовых API-методов для разработки собственного интеграционного решения для нестандартных учетных программ.
Передача данных оператору системы маркировки – автоматическая передача информации о переходе права собственности на товар, подлежащий обязательной маркировке, в ГИС “Честный знак”.
Документооборот с ЭТП – обмен документами с электронными торговыми площадками.
Трехсторонняя подпись – возможность подписания одного документа тремя разными контрагентами.
Дополнительная подпись – возможность последовательного подписания документа двумя подписантами со стороны отправителя.
Маршруты согласования – автоматизирование перемещение документов, требующих предварительного согласования, между подразделениями или сотрудниками организации.
Кастомные печатные формы – настройка печатных форм документов с нетиповыми реквизитами, логотипами или дизайном.
Англоязычный интерфейс – возможность использования интерфейса на английском языке для определенного количества пользователей организации.
При чем здесь Диадок?
Описание критериев подхода к выбору сервиса электронного документооборота выполнено на основе функциональных возможностей и принципов тарификации сервиса Диадок, являющегося безусловным лидером рынка.
Большинство крупных компаний, среди которых может оказаться и Ваш контрагент, работают в этом продукте.
Поэтому характеристики Диадока приняты в качестве эталонных.
Где подключиться к ЭДО
Итак, выбор сделан. Независимо от того, на каком продукте Вы остановились, имеет смысл внимательно подойти к выбору Компании, в которой Вы оставите заявку на подключение.
Сотрудники Компании должны быстро и квалифицировано отвечать на все задаваемые в ходе предварительных переговоров вопросы, демонстрировать понимание реальных потребностей клиента, способны предложить только необходимые тарифный план и набор дополнительных услуг, не пытясь продать лишнего.
Вы согласны?
ОСТАВИТЬ ЗАЯВКУ НА ПОДКЛЮЧЕНИЕ К ДИАДОКУ
