Бухгалтер требует вернуть командировочные. Неужели нельзя подождать до зарплаты?
Ситуация избитая временем. Вернулся сотрудник из командировки. И не приходит в бухгалтерию. После "долгих поисков" все же является. Принимаю документы на проезд, на проживание, командировочное удостоверение. Считаю. Оказывается аванс, выданный сотруднику, много больше потраченной (подтвержденной документально) суммы.
"Придётся, - говорю, - вернуть в кассу остаток аванса".
А он: "Денег нет. Отдам 20-го числа с зарплаты".
И как тут быть! И рада бы пойти на встречу! Все ведь понимаю: командировка дело затратное. Да связана по рукам и ногам нормами закона!
Сроки
До 2017 года пока командировки регламентировал приказ МВД N 1150 можно было," взяв грех на душу", отпустить сотрудника, разрешив вернуться с отчётом после получения денежного довольствия.
Приказ 1150 устанавливал лишь срок для сдачи статистической карты в информационный центр - 3 дня.
Но с февраля 2017 года новый приказ по командировкам N 65 содержит чёткое требование: предоставить авансовый отчёт с приложенными документами в финансовое подразделение в трехдневный после прибытия срок (пункт 91).
И тут уж как бы не хотелось помочь, а приходится принуждать сотрудника к сдаче наличности в кассу.
Срок этот очень мал. Нередки нарушения. Иногда сотрудник даже не успевает за такое время сдать статистическую карточку и получить отметку на командировочном удостоверении. Без неё тоже не могу принять отчёт.
Пошла жаловаться
Если же сотрудник не соглашается вернуть деньги по-доброму, так сказать, приходиться принимать кардинальные меры.
В первую очередь, о сложившейся ситуации должен узнать руководитель. Звучит не очень. Но именно он должен принять решение о дальнейших действиях.
Удержать без согласия нельзя
По решению руководителя задолженность может быть отнесена в состав просроченной задолженности (сч. 209.34). А затем удержана из заработной платы сотрудника.
Важно! Такое удержание возможно только с письменного согласия сотрудника.
Зарплата в кассу
Поэтому чаще всего руководителем принимается решение о выведении денежного довольствия сотрудника в кассу. То есть, денежное довольствие он будет получать наличными. Это позволит произвести с ним одновременный расчёт по командировке.
В этом случае сотруднику придётся потерпеть некоторые неудобства. Помимо того, что деньги он получит не на карту. (Сегодня это уже нонсенс. Все мы привыкли к безналичным расчётам.) Так ещё и деньги к нему попадут позже других. Так как бухгалтеру потребуется время для снятия со счетов наличности в кассу.
Напрасные колебания
Получается, что закрою я авансовый отчёт только после выплаты денежного довольствия. Не ранее 20-го числа. К чему же все эти сложности? Не имею права поступить по другому.
Исключение
Есть только одно условие, при котором срок сдачи авансового отчёта сдвигается. Если сотрудник сразу по возвращении из командировки оказался на больничном, три дня будут отсчитаны от последнего дня нетрудоспособности (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).
Ещё одна командировка или денег больше не дам
Есть и ещё одна неприятность при несвоевременном закрытии авансового отчёта. Если вдруг сотрудник будет направлен в ещё одну командировку, денег он не получит. При выдаче аванса при не закрытом предыдущем авансовом отчёте, я нарушу порядок ведения кассовых операций, установленный ЦБ. А это чревато штрафными санкциями по ст. 15.1 КоАП.
Итак
Не по своей воле бухгалтер вытрясает из вас остатки командировочных. В такие жёсткие рамки загнал нас закон. И человеческий фактор здесь, к сожалению, роли не играет.
С уважением, Дарья Сергеевна.