О планировании в век современных технологий можно говорить бесконечно. Сегодня на любого человека сыплется огромное количество различной информации, поэтому приходится определять, что будет рассматриваться в первую очередь, что – во вторую, а какую информацию вообще нужно игнорировать.
Если говорить о планировании в целом, то оно является одной из важнейших функций менеджмента и представляет собой оптимальное распределение ресурсов для достижения целей. Существует большое число способов планирования. Надо отметить, что многие успешные люди планируют не только свои рабочие задачи, но и личные. Например, то, каким образом они будут проводить выходные, где отдыхать, с кем встречаться.
Способы планирования
- Составление списков в ежедневнике.
- Использование специальных приложений на смартфоне.
- Запись задач на стикерах.
- Пометка задач в календаре.
Любой способ имеет право на существование. Планирование само по себе очень полезно, поскольку высвобождает большой участок нашего мозга. Он уже не затрачивает свои ресурсы, поскольку не надо держать все задачи в памяти и решать, что мы будем делать в следующий момент времени. Если составлен в том или ином виде план, нам просто остается ему следовать.
Три правила планирования
- Правило 70%. Оно говорит о том, что планировать и подробно расписывать стоит 70% от всего дня или рассматриваемого процесса. 30% важно оставить на форс-мажоры, текущие задачи и какие-то отклонения от плана, которые на практике происходят сплошь и рядом.
- План на завтра нужно писать сегодня. Это основано еще на одной хитрости нашего мозга, которую можно применять себе на пользу. Если вы с вечера планируете то, что будете делать завтра, вы, во-первых, утром не тратите ресурсы на составление списка дел, а сразу приступаете к их реализации. Во-вторых, ваше подсознание уже с вечера начинает решать поставленные задачи. Часто утром мы уже получаем от бессознательного максимально эффективные решения этих задач.
- «Ешь слона по частям». Нередко мы сталкиваемся с такими задачами, которые вообще не хочется решать, потому что они большие, неприятные и, возможно, незнакомые. В таких случаях стоит разбить эту задачу на маленькие подзадачи, которые либо уже решались, либо комфортны для нас, поскольку занимают мало времени и требуют небольших затрат ресурсов.Эти подзадачи и надо включить в свое ежедневное планирование. Тогда можно выполнить большое дело, к которому очень сложно было подступиться. Реализуя его постепенно, вы можете даже получать удовольствие от того, что часть дела уже завершена. И это стимулирует к выполнению следующих шагов.
У вас может появиться возражение, что на создание планов надо тратить время, которого у вас и так нет. В этом случае стоит начать с планирования хотя бы части рабочего или личного времени. Пусть это будет не целый день, а отдельный проект или задача. Как только станет возможным структурировать часть времени, можно уже переходить к планированию целого дня.
Люди, которые применяют планирование на ежедневной основе любым из понравившихся способов, говорят о том, что это позволило им сократить время, которое они тратят на выполнение задач. Кроме того, это дает им возможность более эффективно использовать свободное время для решения личных задач, для достижения личных целей.
Предлагаем вам ответить на вопрос: какое из правил планирования вы примените уже сейчас, чтобы ваш план на день стал более эффективным?