Согласно 171-ФЗ, все розничные магазины в России должны передавать данные о продажах алкоголя в ЕГАИС. Эта автоматизированная информационная система предназначена для учета и контроля производства, импорта и оборота всей спиртосодержащей продукции в стране. В ЕГАИС поступают сведения относительно каждой единицы алкогольной продукции — производитель, торговая марка, крепость, состав, объем партии.
Работа с ЕГАИС осуществляется по следующей схеме:
· Ритейлер, сформировав заказ, отправляет его своему поставщику — оптовому торговцу;
· Оптовик оформляет 2 версии товарной накладной — бумажную и электронную;
· Накладная, оформленная в электронном виде, передается продавцу через ЕГАИС, а бумажная сопровождает партию товара;
· Ритейлер, получив товар, сравнивает количество товара, указанное в накладных, с фактическим. Расхождения, если они есть, оформляются соответствующим актом.
Что изменится с 1 июля 2018 года?
С 1 июля все розничные торговцы спиртосодержащими продуктами обязаны использовать ЕГАИС 3.0. Эта версия не является обновлением ЕГАИС 2.0, а представляет собой совершенно новую систему учета и новые правила для предпринимателей, работающих в сфере торговли алкоголем. Введение в систему специального регистра №3 обеспечивает помарочный учет алкогольных напитков. Эта инициатива Росалкогольрегулирования позволит контролировать товарооборот крепких спиртных напитков.
С 1 июля 2018 года версия ЕГАИС 2.0 перестает работать. С этого момента участники рынка при продаже алкоголя должны в обязательном порядке сканировать все без исключения акцизные марки с помощью сканера штрихкодов.
Что даст это нововведение?
По версии Росалкоголя, новая система учета минимизирует возможность торговли алкогольной продукцией по нелегальным схемам, поскольку марка каждой бутылки крепкого алкогольного напитка должна быть учтена на балансе ритейлера, прежде чем она поступит в продажу. По новой схеме уже работает обновленная версия УТМ ЕГАИС 2.1.6.
УТМ (расшифровывается как «универсальный транспортный модуль») — специально разработанное программное обеспечение для передачи в ЕГАИС информации об обороте алкоголя.
Конечно, все работающие в этой сфере предприниматели без особого восторга относятся к грядущим нововведениям, которые усложняют их работу с отчетной документацией. Это связано с тем, что:
- Новые правила требуют, помимо прежнего объема информации (название и количество товара), указать все марки продукции.
- Придется освоить измененный интерфейс ввода данных в систему.
- Процесс оформления документации занимает больше времени.
И что особенно важно, даже при тщательном и аккуратном ведении учета придется выполнять выравнивание остатков и мониторинг остатков, чтобы информация ЕГАИС совпадала с фактическими данными. Поэтому необходимо подобрать инструменты, обеспечивающие удобную работу с последней версией ЕГАИС.
Что понадобится при переходе на ЕГАИС 3.0?
Для эффективной работы в новой системе нужно следующее:
· Контрольно-кассовый аппарат, совместимый с УТМ;
· Товароучетная программа, предназначенная для работы с новой версией ЕГАИС.
Внимание! Тем, кто начинает торговлю алкоголем и не знаком с системой, нужно особенно внимательно подойти к выбору онлайн-кассы (нужен не только фискальный накопитель, но и УТМ, поддерживающей последнюю версию ЕГАИС). Здесь вы можете ознакомиться с видами и комплектациями различной ККТ.
Предпринимателям, уже имевшим дело с ЕГАИС, хорошо известно, что чем шире функциональные возможности товароучетной системы, тем удобнее с ней работать и выше эффективность. Часть фирм-разработчиков ПО предлагает пользователям лишь базовые функции: постановку продукции на баланс, ее помарочный учет и списание, что позволяет не нарушать действующие законы: Другие же компании предлагают гораздо более широкий круг функциональных возможностей системы. В частности, компания по автоматизации торговли LiteBox разработала товароучетную систему с функциями, которые позволяют облегчить работу ритейлера и автоматизировать обширный круг процессов:
· выравнивание остатков с созданием документов списания и отправкой их в ЕГАИС;
· формирование на конец смены документа списания для продукции с низким содержанием алкоголя;
· отправление запроса нечитаемой марки в формате PDF;
· формирование алкогольной декларации;
· работу с накладными;
· ограничение продажи алкоголя по времени;
· настройку кассы для уведомления кассира о возрасте покупателя, начиная с которого ему можно отпускать спиртные напитки;
· создание продавцом на кассе документов о пересортице и списании после вскрытия тары и передачу документа списания в ЕГАИС.
В чем преимущество перехода на автоматизированную работу с ЕГАИС?
Что дает переход на автоматизированную систему «отношений» с ЕГАИС, можно продемонстрировать таким примером. В конце апреля 2018 года Росалкогольрегулирование разослало многим ритейлерам письма с предупреждением об остатках алкогольной продукции, не подлежащей маркировке (пива и других напитков с малым содержанием алкоголя). Оказалось, что данные в декларациях, поданных ими по итогам 1-го квартала, не совпадают с данными в ЕГАИС.
Причина этого была в том, что предприниматели не провели акты списания или сделали это относительно продукции, проданной за два последних дня марта, несколько позже, то есть в первых числах апреля, а значит уже во 2-м квартале.
Что делать предпринимателю в таком случае?
1) Представить письменное объяснение туда, куда он обычно подает декларацию.
2) Привести в соответствие декларацию и остатки ЕГАИС.
Второе действие можно автоматизировать. Пользователи программы LiteBox могут формировать документ списания продукции с низким содержанием алкоголя на конец смены и передавать его в ЕГАИС автоматически. Это исключает возможность расхождений в информации об остатках и избавляет предпринимателя от штрафа.
Из приведенного примера можно сделать вывод, что при работе с такой непростой категорией товара, как спиртосодержащие напитки, автоматизация позволяет предпринимателю быть спокойным в том, что вся работа с ЕГАИС выполняется персоналом фирмы правильно, а у контролирующих органов не возникнет повода подвергнуть предприятие штрафу. И чем большим функционалом по работе с ЕГАИС располагает софт, поставляемый разработчиком, тем меньше у бизнесмена поводов для беспокойства.
На что следует обратить внимание при выборе?
Российское законодательство, в том числе и имеющее отношение к розничной торговле алкоголем, часто претерпевает изменения. Участники же рынка заинтересованы в том, чтобы быть в курсе всех изменений и учитывать их в процессе своей деятельности. Вот почему, выбирая инструмент для работы, необходимо обратить внимание на возможность обновления товароучетной системы, узнать, кем и как это выполняется.
Виды товароучетных систем
Существуют два вида товароучетных систем: «облачные» и «коробочные».
Облачный вариант предусматривает бесплатное автоматическое выполнение всех обновлений, в соответствии с изменениями в законодательных актах. Об этом позаботится разработчик сервиса. При облачном варианте товароучетной системы ритейлер всегда может быть уверен, что программа отвечает требованиям закона, а при внесении законодателями изменений ему ничего не придется платить.
Обладателю «коробочной» товароучетной системы нужно следить за нормативными актами и выполнять обновления самостоятельно. Если же разработчиком не осуществляется техподдержка предприятия или дополнительные обновления не предусмотрены выбранным тарифным планом, то владельцу точки придется обращаться к стороннему специалисту и платить за выполнение обновления.
Технический директор «LiteBox» Сергей Музыкантов рассказал, что при создании облачной товароучетной системы для онлайн-касс разработчики компании максимально упростили для пользователей переход на ЕГАИС 3.0. Предлагаемый сервис позволяет вести учет товаров на всех этапах производственного цикла, от поступления до продажи. А практически мгновенный обмен данными между всеми участниками производственного процесса сводит к нулю простои между приемом товара на склад и его продвижением в торговый зал для реализации. Это позволяет сэкономить время и оптимизировать рабочие процессы в магазине.
Вывод. Для беспроблемного перехода на ЕГАИС 3.0 рекомендуется установить кассовую и товароучетную программы, в которых наилучшим образом реализованы возможности работы с ЕГАИС, доступны автоматические обновления и круглосуточная техподдержка.