При направлении работника в служебные поездки в другие населенные пункты работодатель должен обеспечить начисление в зарплату за все дни пребывания в командировке среднего дохода. Дополнительно выплачиваются суточные при командировках, в 2018 годуих размер не изменился и зависит от пункта назначения поездки (внутри РФ или за ее пределами). Начисляемые нормативы суточных должны быть зафиксированы внутренними документами предприятия (например, Положением о командировках).
Размер суточных при поездке внутри РФ
Величина выплачиваемых командированным лицам суточных регламентирована законодательством в отношении максимальных сумм. В пределах обозначенного лимита выдаваемые работникам суммы не облагаются подоходным налогом, так как их назначение – покрыть дополнительные издержки сотрудника. Сверхнормативные суточные в 2018 году подлежат корректировке на стандартную ставку подоходного налога (обоснование – п. 3 ст. 217 НК РФ).
Если поездка предполагает постоянное пребывание должностного лица на территории РФ, то размер начисляемых ему суточных без обязательств по обложению налогом ограничен 700 руб. Предприятие может установить выплату свыше этого значения, но с суммы превышения придется удерживать НДФЛ. Например:
· локальными актами компании размер суточных зафиксирован на уровне 1500 руб.;
· перед выдачей средств работнику необходимо произвести расчет и удержание налога, величина удержаний составит 104 руб. ((1500-700)*13%);
· на руки командированному за каждый день будет выдано 1396 руб. (1500-104).
Для сотрудников бюджетной сферы минимальная величина суточных регламентирована правительственным Постановлением от 02.10.2002 г. № 729. Размер начислений не может быть меньше 100 рублей за каждый день пребывания в командировке. Оплата предполагаемого объема затрат производится работодателем до дня выезда командированного лица, корректировка расчетов с подотчетным сотрудником производится после его возвращения.
Суточные при выезде из страны
Размер необлагаемых выплат при нахождении работника на территории других государств для решения служебных задач установлен на уровне 2500 руб. Предприятия вправе увеличивать величину суточных (ст. 168 ТК РФ), удерживая при их начислении с объема превышения законодательного норматива подоходный налог. Руководство может зафиксировать в локальных актах любую сумму выплачиваемых суточных за каждый день пребывания в командировке должностных лиц, законодательных ограничений по этому показателю нет.
Особая ситуация – выезд в страны СНГ. Если должностное лицо направляется, например, в Белоруссию, в его паспорте не делаются отметки о пересечении государственной границы. В этом случае разделение суточных на внутрироссийские и заграничные осуществляется на основании проездных документов. По билетам производится регистрация даты фактического выезда за пределы РФ, после чего начинается выплата суточных в повышенном размере.
Правила оформления командировочных
Возмещение расходов в форме суточных осуществляется за каждый день пребывания человека в служебной поездке. Оплате подлежат календарные дни, учитываются и периоды нахождения в пути до места назначения и обратно, праздничные дни. Нельзя начислять суточные по России в 2018 году при однодневных поездках. При определении периода командировки и выпадении времени отправления транспорта или его прибытия на 0 часов пользуются правилом:
· если время зафиксировано до 0 часов или ровно в полночь, то засчитываются только текущие сутки;
· если время по документам отражено после 0 часов (например, 00 часов 05 минут), то оплате подлежат дополнительные сутки в полном объеме.
Подсчет количества дней пребывания в служебной поездке может вестись несколькими методами:
· по билетам на рейсовые автобусы, ж/д или авиатранспорт;
· по данным служебной записки, если следование к пункту назначения осуществлялось на личном или служебном автомобиле;
· по приложенным к служебной записке путевым листам, платежным документам с указанными в них населенных пунктах.
Документальное оформление служебной поездки осуществляется приказом. Период пребывания в командировке фиксируется в табеле рабочего времени кодом 06 или обозначается буквой «К». При возвращении сотрудник составляет авансовый отчет и подает его вместе с комплектом оправдательных бланков в бухгалтерию. Такой порядок действует в отношении любых служебных поездок – как однодневных, так и долгосрочных.
На подготовку авансового отчета командированному дается 3 рабочих дня. В этом документе отражаются такие данные:
· понесенныекомандировочные расходы;
· суточные (в 2018 годуих размер определяется по нормативам, утвержденным локальными актами предприятия);
· сумма выданного перед поездкой денежного аванса;
· реквизиты подтверждающих платежных документов, обосновывающих отраженные издержки;
· средства, подлежащие доплате работнику или возврату в кассу.
Правительственное Постановление от 13.10.2008 г. № 749 обозначает перечень затрат, которые должны покрываться суммой подотчетных средств:
· питание;
· оплата ночлега вне пункта постоянного проживания;
· дополнительные издержки;
· оплата билетов и гостиничного номера производится не за счет суточных, а отдельной статьей затрат.
ДРУЗЬЯ, ПОДПИСЫВАЙТЕСЬ НА НАШ КАНАЛ!
ЗАХОДИТЕ НА НАШ САЙТ!